Checklista för introduktion av nya medarbetare – 15 steg

Introduktionsveckan för nyanställda kan vara den bästa eller den värsta tiden. Här får ni en checklista för att introducera era nya arbetare – från att upprätta ett schema för första veckan till att göra det hemtrevligt och sätta upp möten. 

Om er verksamhet tillhör den senare kategorin kan ni inspireras av den här checklistan för att introducera nya medarbetare i 15 steg – och upplev ett högre medarbetarengagemang, ökad produktivitet och medarbetare som väljer att stanna hos er längre!

1. Be de mest engagerade teammedlemmarna att komma med idéer

Även om ni inte har några formella rutiner för onboarding har ni sannolikt vissa informella. Det kan vara något så enkelt som att äta lunch tillsammans med den nyanställde under den första dagen. Även om det kan verka som en småsak kan dessa stunder faktiskt bli några av de mest minnesvärda och bäst fungerande aktiviteterna.

Gör en inofficiell enkät bland de mest engagerade teammedlemmarna. Vad fick dem att känna sig hemma under deras introduktion? När kände de att de ville stanna hos er? Om du ser ett mönster bland svaren och ser hur man kan vinna de nyanställdas hjärtan så bör du ta vara på det och föra in det i den formella onboarding-processen.

2. Gör ett program för den första veckan

Använd dig av idéerna och gör upp ett schema för de nyanställdas första vecka. Det kan tyckas vara en självklarhet, men det är förvånansvärt många företag som glömmer denna "detalj". Genom att utforma ett program ser du till att de förhoppningsfulla medarbetarna inte tappas bort och att deras entusiasm inte svalnar – den entusiasm som ska få dem att engagera sig i jobbet även efter den första dagen.

För att vara realistisk: du kommer att ha tusen saker i huvudet under den där första späckade veckan. Livet blir mycket enklare om du kan titta på schemat och se exakt vad du behöver göra och var du ska vara under medarbetarens introduktion. Om du vill kan du färgkoda din kalender.

3. Berätta vad de kan förvänta sig

När du beskrivit schemat berättar du vad de kan förvänta sig av de första dagarna, från när de slutar för dagen till eventuella praktikaliteter (som exempelvis att ha på sig bekväma skor dag två eftersom det blir mycket promenerande etc).

Det innebär såklart inte att du behöver avslöja alla överraskningar! Känn dig fri att hålla på vissa saker och bara ge den information som är nödvändig för att få dem att känna sig bekväma när de lämnar kontoret.

4. Involvera avdelningen (och andra som vill lyssna)

Som du redan gissat bör onboardning för nyanställda inte enbart vara en uppgift för HR eller den närmaste chefen. Som ett minimum bör den nyanställdas närmaste kollegor på förhand få information om personens första dag. Ännu bättre är om alla involveras och att det skickas ut ett mejl till alla inom verksamheten (om möjligt med en bild på den nyanställda) eller att man informerar om nyanställningen på veckomötet.

Och var inte rädd för att vara lite lekfull. Företaget Lever skickar exempelvis välkommen-GIF:ar (små animerade klipp) som de nya kollegorna gjort till nyanställda – en tradition de hållit liv i sedan företaget startades.

5. Var dig själv

Naturligtvis vill man att de anställda ska älska företaget, men för den skull finns ingen anledning att göra sig till. De nyanställda ska introduceras i företagets verkliga kultur och inte tro att företaget är något annat än det är. Se till att introduktionen återspeglar de attityder, den kultur och atmosfär som de nyanställda kommer att uppleva under kommande månader – så att de inte känner sig lurade.

6. Gör det hemtrevligt

Inget signalerar "vi bryr oss inte om när du börjar" mer än ett dammigt, opersonligt arbetsbord. Glöm inte att ställa i ordning och utrusta en arbetsplats som står klar när den nyanställda kommer. I detta ingår att göra i ordning en dator, e-post och andra konton som de kan behöva tillgång till – som till exempel hurts, kontorsmaterial och kanske en kaffemugg och en medarbetarhandbok i skrivbordslådan.

Tips: Om du känner dig ambitiös kan du hänga upp ett organisationsschema eller lista med telefonnummer på väggen så att de kan bekanta sig med företagsstrukturen och vem man ska kontakta i olika ärenden. Teknikkunniga HR-ansvariga och chefer kan göra sådana dokument tillgängliga online så att de eventuellt även kan nås via mobil eller surfplatta.

7. Schemalägg verkliga möten under introduktionen

Att delta i grupp- eller projektmöten kan vara att begära lite mycket av nyanställda, men det innebär inte att de ska exkluderas. Låt dem sitta med för att få en känsla av hur gruppen arbetar med sina projekt och vilka personer de kommer att jobba med, och se till att de är välkomna att komma med nya perspektiv, bidra med nya idéer och ställa frågor som ingen annan tänkt på!

8. Para ihop dem med en kollega eller mentor

Ingen tycker om att vara "den där nya". Med en vän eller mentor blir den nyanställda inte den udda figuren! Utse någon de kan vända sig till om de behöver, någon som också kan bli en god vän och en kontakt utanför teamet, även efter introduktionen.

9. Strunta i formaliteterna

Vi menar inte att du ska agera oprofessionellt. Det finns dock tillfällen då det är bra att vara mer avspänd för att kunna lära känna nyanställda i situationer där de kan vara sig själva. Gå ut och ät lunch tillsammans eller ordna en AW under introduktionsveckan. Det är ett bra tillfälle att lära känna varandra i en mer avslappnad miljö!

10. Avsätt tid för utbildning

Nästan 50 % av arbetsgivarna tycker att kandidaterna saknar nödvändiga kunskaper, samtidigt som mer än hälften av de anställda menar att otillräcklig internutbildning är problemet. Hjälp dina senaste anställda att bli så bra de kan genom löpande utbildningar som startar under introduktionen, redan under vecka ett.

11. Gå igenom förväntningar och mål

Om detta möte inte äger rum under introduktionen är risken stor att det aldrig blir av. Ordna ett möte där den nyanställda och dennes chef kan gå igenom förväntningar, ställa frågor, besvara dem och tillsammans sätta upp långsiktiga mål.

12. Ha kul

Ta vara på chansen. Om du inte gör onboardingen intressant riskerar du att förlora medarbetare. Gör något kul av det! Glöm bort det gamla sättet att sitta och fylla i papper och gå igenom obligatorisk utbildning. Sådant behöver också göras, men det går att göra roligare. Läs igenom denna lista över 10 roliga onboarding- och teambuildingaktiviteter som du kan underhålla nyanställda med.

13. Lämna inte de nyanställda tomhänta

Vem gillar inte presenter? Från gratis kepsar och t-shirts till en välkomstförpackning med godis – även små presenter kan få anställda att känna sig välkomna. Det är inte mutor, vi lovar! Bara ett sätt att fira introduktionsveckan och visa att du värdesätter dem som tillskott till gruppen.

14. Se till att de mår bra när de går hem

De flesta medarbetare bestämmer sig inom tio dagar för om de ska stanna och 33 % av de nyanställda slutar inom de första sex månaderna. Lämna dem inte med funderingar efter första dagen eller veckan! Sitt ner och lyssna på deras frågor och funderingar varje eftermiddag innan de går från jobbet så att de känner att du vill att de ska komma tillbaka.

15. Tänk längre än första veckan

Om du genomför ovanstående förslag till hur nyanställda kan introduceras kan du vara säker på att du redan skapat ett bättre onboarding-program än de flesta företag har. Ta det sista steget genom att förlänga onboarding utöver första veckan. Studier har visat att nyanställda som genomgår längre onboarding-processer blir produktiva 43 % snabbare än de som genomgår en kortare onboarding.

Vad väntar du på? Dina nyanställda förtjänar en bra onboarding som varar längre än en vecka – och du förtjänar engagerad, produktiv personal.