Orienteringsugen for nye medarbejdere kan enten være den bedste eller værste tid. For virksomheder, der har et godt, struktureret introduktionsprogram, er det normalt et godt tidspunkt for at byde nye medarbejdere velkommen og hjælpe dem på vejen til langsigtet succes. Hvis det ikke lykkes dig at engagere de nye medarbejdere, vil orienteringsugen dog normalt være noget negativ.
Hvis din virksomhed hører til sidstnævnte kategori, kan vi hos Talentech hjælpe dig med at give din onboarding en gratis opfrisker. Følg blot vores onboardingguide i 15 trin, for at designe et orienteringsprogram i verdensklasse, der fører til øget medarbejderengagement, øget produktivitet og som giver medarbejdere lyst til at blive!
1. Bed de mest engagerede teammedlemmer om at komme med ideer
Lav en uofficiel undersøgelse blandt de mest engagerede teammedlemmer. Hvad fik dem til at føle sig hjemme i deres første uge? Hvornår følte de, at de ville være hos dig? Hvis du ser et mønster blandt svarene og ser, hvordan du kan vinde hjerterne hos nye medarbejdere, skal du udnytte det og bringe det ind i den formelle onboardingproces.
2. Lav et program til første uge
Brug idéerne fra første trin og opsæt en tidsplan for de nye medarbejderes første uge. Det kan synes åbenlyst, men overraskende mange virksomheder glemmer denne "detalje". Ved at designe et program sikrer du, at de håbefulde medarbejdere ikke går tabt og hurtigt mister deres entusiasme - den entusiasme, der får dem til at blive involveret i jobbet selv efter den første dag.
Vær realistisk: man har tusinde tanker i løbet af den første uge. Livet bliver meget lettere, hvis man kan se på tidsplanen og se nøjagtigt, hvad man skal gøre, og hvor man skal være. Hvis du vil, kan du farvekode din kalender.
3. Fortæl hvad man kan forvente
Når du har beskrevet tidsplanen, skal du fortælle de nyansatte, hvad de kan forvente fra de første dage, fra de afslutter dagen, til praktiske ting (som f.eks. "Ifør behagelige sko på dag to, fordi vi skal gå meget - eller en sjov skattejagt").
Dette betyder dog ikke, at du skal afsløre alle overraskelserne! Hold kortene tæt på kroppen og angiv kun de nødvendige oplysninger for at få de nyansatte til at føle sig godt tilpas, når du forlader kontoret.
4. Involvér afdelingen (og andre der vil lytte)
Som du allerede har gættet, bør onboardingen for nye medarbejdere ikke kun være en opgave for HR eller nærmeste leder. Som minimum skal den nye medarbejders nærmeste kolleger informeres på forhånd om personens første dag. Det er endnu bedre, hvis alle er involveret, og at der sendes en e-mail til alle i virksomheden (hvis det er muligt, med et billede af den nye medarbejder, så folk får et ansigt på den nye medarbejder), eller at du bliver informeret om den nye medarbejder på et ugentligt møde.
Og vær ikke bange for at være lidt legende. For eksempel, sender virksomheden "Lever" velkomst-GIF's (små animerede klip), som de nye kolleger har lavet til nye medarbejdere - en tradition, de har gjort siden virksomheden blev startet.
5. Vær dig selv
Selvfølgelig vil du have, at medarbejderne skal elske virksomheden med det samme, men netop af den årsag, bør man være lidt realistisk. De nye medarbejdere skal introduceres til virksomhedens virkelige kultur og ikke få dem til at tro, at virksomheden er noget andet end det som den er. Sørg for, at introduktionen afspejler de værdier og den atmosfære, som de nye medarbejdere vil opleve i de kommende måneder, så de ikke føler sig snydt.
6. Sørg for at de nyansatte føler sig hjemme
Intet signalerer "vi er ligeglade med at du starter" mere, end en støvet, upersonligt arbejdsstation. Glem ikke at sætte opsæt og udstyr en arbejdsstation, der er klar til start, når den nye medarbejder ankommer. Dette inkluderer selvfølgelig at sørge for en computer, e-mail og andre konti, som de nyansatte har brug for adgang til, skuffer, kontorartikler og måske et kaffekrus og en medarbejderhåndbog i skrivebordsskuffen.
Tip: Hvis du føler dig ambitiøs, kan du hænge et organisationsdiagram eller en liste over telefonnumre på væggen, så de kan stifte bekendtskab med virksomhedsstrukturen og hvem de skal kontakte i forskellige sager. Teknologikyndige HR-ledere og ledere kan gøre sådanne dokumenter tilgængelige online, så de muligvis også er tilgængelige via mobil eller tablet.
Tip: Hvis du føler dig ambitiøs, kan du hænge et organisationsdiagram eller en liste over telefonnumre på væggen, så de kan stifte bekendtskab med virksomhedsstrukturen og hvem de skal kontakte i forskellige sager. Teknologikyndige HR-ledere og ledere kan gøre sådanne dokumenter tilgængelige online, så de muligvis også er tilgængelige via mobil eller tablet.
7. Skemalæg rigtige møder
Deltagelse i gruppe- eller projektmøder kan være en stor mundfuld at bede om fra nye medarbejdere, men det betyder ikke, at de skal udelukkes. Lad dem sætte sig ned for at få en fornemmelse af, hvordan gruppen arbejder med deres projekter, og hvilke mennesker de vil arbejde med, og sørg for, at de er velkomne til at komme med nye perspektiver, bidrage med nye ideer og stille spørgsmål, som ingen andre har tænkt på !
8. Par de nyansatte med en kollega eller mentor
Ingen kan lide at være "den nye". Med en "ven" eller mentor bliver den nye medarbejder ikke den holdt udenfor! Udpeg en person, de kan henvende sig til, hvis de har brug for det, en, der også kan være en god "ven" eller en kontakt uden for teamet.
9. Sløjf formaliteterne
Vi mener selvfølgelig ikke, at du skal handle uprofessionelt. Der er dog tidspunkter, hvor det er godt at være mere afslappet, for at lære de nye medarbejdere at kende, i situationer, hvor de kan være sig selv. Gå ud og spis frokost sammen eller arrangér en AW i den første introduktionsuge. Det er en god mulighed for at lære hinanden at kende i et mere afslappet miljø!
10. Afsæt tid til træning
Næsten 50% af arbejdsgivere mener, at kandidaterne mangler de nødvendige færdigheder til at udføre deres arbejde, mens mere end halvdelen af medarbejderne mener, at utilstrækkelig intern uddannelse er problemet. Hjælp dine nyeste medarbejdere med at blive så gode som muligt, vha. løbende træning, der starter uge 1 og er baseret på de følgende fem trin i denne guide.
Tip: Én disciplin som mange overser, er at undervise deres nyansatte i begreber og lingvistik, som benyttes i virksomheden. Nogle virksomheder opererer med mange unikke ord og udtryk, som måske ikke er kendte for udefrakommende (dette skal man selvfølgelig også huske når man snakker med sine kunder - tankegangen er lidt den samme).
11. Overgå forventninger og mål
Hvis dette møde ikke finder sted i løbet af den første uge, er der en stor risiko for, at det aldrig sker. Arrangér et møde, hvor den nye medarbejder og deres leder kan gennemgå forventninger til hinanden, stille spørgsmål og besvare dem, og sammen sætte langsigtede mål. Bliv ikke stresset, hvis du aldrig har udført et målformuleringsmøde før. Følg denne trinvise opskrift, så skal det nok gå fint.
12. Hav det sjovt
Benyt lejlighederne for at gøre opstarten morsom. Hvis du ikke tager chancen for at gøre onboardingen interessant, risikerer du at miste medarbejdere. Gør det sjovt! Glem den gamle måde at sidde og udfylde papirarbejde på, hvor man gennemgår obligatorisk uddannelse. Dette skal også gøres, men det kan gøres sjovere.
13. Lad ikke de nyansatte gå tomhændede hjem
Hvem kan ikke lide gaver? Fra kopper og t-shirts, til en velkomstpakke med godter og vin - selv små gaver kan få medarbejderne til at føle sig velkomne og værdsat. Det vil ikke opleves bestikkelse, det garanterer vi! Det er blot en måde at fejre introduktionsugen på og vise, at du værdsætter dem som en tilføjelse til gruppen.
14. Sørg for, at de har det godt, når de går hjem
De fleste medarbejdere beslutter inden for ti dage, om de skal blive, og 33% af de nye medarbejdere forlader inden for de første seks måneder. Efterlad ikke nyansatte med negative tanker efter den første dag eller uge! Sæt dig ned og lyt til deres spørgsmål og tanker hver eftermiddag, før de forlader arbejdet, så de føler, at du vil have dem til at komme tilbage.
15. Tænk udover første arbejdsuge
Hvis du implementerer ovenstående forslag til, hvordan nye medarbejdere kan introduceres, kan du være sikker på, at du allerede har oprettet et bedre onboarding-program, end de fleste virksomheder har. Tag det sidste skridt for at blive den bedste i klassen ved at fortsætte onboardingen, selv efter den første uge. Undersøgelser har vist, at nye medarbejdere, der gennemgår længere ombordstigningsprocesser, bliver produktive 43% hurtigere end dem, der får de korteste programmer.
Så, hvad venter du på? Dine nye medarbejdere fortjener en god onboarding, der varer længere end en uge - og du fortjener engageret, produktivt personale.
