Att ha ett genomtänkt sätt att refusera kandidater på är inte bara viktigt för verksamhetens employer brand utan även för den framtida kompetensförsörjning.
I denna artikel listar Talentechs HR Manager Elin Filipp sina bästa tips och avslutningsvis ett par konkreta mailmallar.
Vilka positiva effekterna kommer av att sköta en refusering så bra som möjligt?
– På Talentech mäter vi CNPS (Candidate Net Promoter Score) och resultatet blir alltid sämre under de perioder då vi tackar nej till fler kandidater än vanligt. Beroende på hur vi hanterar våra refuseringar kan vi se hur vårt CNPS påverkas, vilket såklart är intressant för då kan vi tydligt se vad de refuserade kandidaterna tycker om vår process. De positiva effekter som kommer av att sköta en refusering bra är bland annat att ha möjligheten att säkra framtida kompetensförsörjning. En refuserad kandidat kan med tiden utvecklas mycket och kanske passar för en liknande eller en helt annan tjänst i framtiden. Man vill att kandidaten ska vara öppen för att söka sig till företaget igen, men också att de ska tala gott om företaget. När det kommer till en undermålig kandidatupplevelse sprider sig ett dåligt rykte snabbt.
Hur vet man när det är dags för att plocka upp telefonen istället för att maila?
– Här är det vanligt att åsikterna gå isär, men jag tycker att om man har träffat kandidaten på en intervju eller ett möte och hen tagit tid från sin vardag så borde man plocka upp telefonen och förklara varför kandidaten inte gått vidare till nästa steg. Har kandidaten endast nått första steget och bara hunnit maila ett CV så brukar jag som standard bara maila tillbaka. Jag brukar tänka såhär: ju längre i processen de har kommit desto noggrannare behöver man vara med återkopplingen. Är det till exempel två kandidater kvar så tycker jag att man ska erbjuda ordentligt med feedback i och med refuseringen.
Vad är dina bästa tips till en rekryterare som ska tacka nej till en kandidat?
– Det beror på om det är över mail eller telefon. Gäller det mail har jag ett par olika mallar som gör att man som rekryterare kan ha en mer personlig återkoppling utan att det behöver ta mycket tid. Handlar det om ett telefonsamtal brukar jag först meddela beslutet, sedan brukar jag fråga hur mycket feedback de önskar. Vissa tycker att det är obehagligt att få feedback kring sig själv som person och önskar endast att få feedback gällande sin profil. Vilket man som rekryterare måste respektera. Det är även schysst att innan samtalet tänka igenom vad man ska säga så att kandidaten får någonting konkret att ta med sig och upplever att de får en respektfull och värdig behandling.
Varför är det så lätt att skjuta upp refuseringsmail?
– Visst kan det vara jobbigt att ge ett tråkigt besked, men jag kan ibland uppleva att rekryterare har en förmåga att göra en refusering större och svårare än vad den är. Det är ju faktiskt inte ens säkert att kandidaten har så mycket känslor investerade i jobbsökandet, kanske sitter hen redan på en intressant roll och har mest börjat se sig om. Det är enklare att refusera en kandidat om man som rekryterare själv är ansvarig för nej-tackandet och vet på vilka grunder man fattat beslutet, till skillnad från om det är en chef som fattat beslutet och inte förmedlat grunden för refuseringen. Då kan det vara på sin plats med ett samtal med chefen innan återkoppling istället för att det blir en bristande refusering. Det är HR:s ansvar att vara en kravställare och att alltid ha kandidatperspektivet.
Se till att stänga dörren på ett schysst sätt och ge dem något av värde som de kan ha med sig inför framtida intervjutillfällen.
Vilka är de vanligaste misstagen rekryterare gör vid en refusering?
– Som jag nämnde ovan så är den påtvingade feedbacken ett rätt vanligt misstag. Annars är det vanligt att rekryterare skjuter upp på refuseringen för länge när det är så mycket bättre att återkoppla så snart som möjligt. Se till att stänga dörren på ett schysst sätt och ge dem något av värde som de kan ha med sig inför framtida intervjutillfällen.
Vilka är de vanligaste “bortförklaringarna” och hur tolkar kandidaten dem?
– Det är många som säger att “vi hade så många kandidater, så vi valde någon mer senior” via mail. Den förklaringen köper man sällan om man till exempel jobbar som utvecklare och vet med sig att det är cirka tre personer som sökt aktuell tjänst. Man kan alltid hitta någonting som de kan ta med sig, så jobba inte med bortförklaringar utan med faktiska anledningar. Sedan behöver du inte dela med dig av detaljer som möjligtvis kan uppfattas som för personliga.
Vi får ju ta del av dina mailmallar här nedan, funkar de i alla lägen?
– De är helt okej standardmallar, med det finns definitivt utrymme för att forma fler egna mallar som riktar in sig mot olika typer av kandidater, för att personalisera kontakten ytterligare. Men att kopiera mallarna som är inlagda här under och skicka till alla kandidater är bättre än att inte återkoppla alls. Jag tycker att det duger som minimum-nivå.
Standardmail för refusering:
Hej [%RECIPIENT_FIRST_NAME%],
Tack för din ansökan till oss på Talentech, vi tycker att det är jättekul att du är intresserad av oss som arbetsplats. Vi har dock haft många kvalificerade sökanden till den här tjänsten och har tyvärr bestämt oss för att tillsätta tjänsten med en annan sökande. Din profil är dock fortfarande intressant för oss, så du får gärna hålla en intresseanmälan uppdaterad hos oss eller söka andra tjänster hos oss i framtiden. Vi behåller även gärna ditt CV och återkommer om vi tror att någon tjänst hos oss framöver matchar din profil.
Vi tackar för ditt visade intresse och för den tid du lagt ner på din ansökan.
• Mailmall för de som kommit lite längre i processen, föregås av ett telefonsamtal:
Hej [%RECIPIENT_FIRST_NAME%],
Tack för din ansökan till oss på Talentech. Vi hoppas att du har fått ett gott intryck trots att det denna gång inte gick hela vägen. Du är en av de som vi markerat som extra intressanta så vi hoppas att du vill hålla kontakten med oss och håller koll på våra öppna roller. Hör gärna av dig till mig ifall du har några mer frågor om processen och så hoppas jag du svarar på utvärderingen.
Vi tackar för ditt visade intresse och för den tid du lagt ner på din ansökan.
