En god rutine for å gi jobbsøkere avslag er viktig både for virksomhetens employer brand, men også for den framtidige kompetanseutviklingen.
I denne artikkelen gir vi deg våre beste tips om når du bør ringe kandidaten, hva du bør tenke på i samtalen, når det holder med en e-post og noen konkrete e-postmaler som du kan ta i bruk i din egen rekrutteringsprosess.
Fordeler ved å gi jobbsøkere avslag på en god måte
I Talentech måler vi kandidatopplevelsen med CNPS (Candidate Net Promoter Score) via Trustcruit og resultatene blir alltid påvirket av hvordan man gir avslag til jobbsøkerne. Slike målinger er veldig viktige, nettopp fordi man tydelig kan se hva kandidatene som får avslag synes om rekrutteringsprosessen. Fordelen med å gi et avslag på en god måte gir blant annet muligheten til å sikre framtidig kompetanseutvikling i virksomheten. En avvist kandidat kan utvikle seg og bli aktuell for en ledig stilling i fremtiden. Det er ofte ønskelig at kandidatene skal være åpne for å søke seg til virksomheten ved en senere anledning, men også at de snakker positivt om virksomheten. Dårlige kandidatopplevelser kan være svært skadelig for virksomhetens employer brand og en dårlig opplevelse sprer seg raskt.
Når skal man gi avslag på telefonen i stedet for å sende e-post?
Det er ingen fasit på når man skal gi tilbakemelding på e-post eller når man må ta det over telefon. Vanlig praksis i mange virksomheter er at når man har møtt kandidaten til et intervju er det fint å ringe vedkommende og forklare hvorfor personen ikke går videre i prosessen. Hvis kandidaten bare har sendt inn en søknad og ikke går videre til en samtale er det vanlig å sende en e-post. I Talentech tenker vi for eksempel slik; jo lengre i prosessen kandidaten har kommet, desto nøyere må man være med å gi en tilbakemelding om hvorfor kandidaten ikke går videre. Hvis det for eksempel gjenstår to kandidater, vil det være naturlig å gi avslaget sammen med en grundig tilbakemelding over telefon.
Hvordan bør man takke nei til en kandidat på telefon?
Dersom avslaget skal gis over telefon kan det være fint å åpne samtalen med å spørre kandidaten om hvordan de selv synes forrige intervju eller prosessen til nå har gått og åpne for en dialog rundt det. Neste steg vil være å meddele beslutningen dere har tatt samt en kortfattet begrunnelse for avgjørelsen. Enkelte synes det er ubehagelig å få avslaget og tilbakemelding om seg selv som person og ønsker bare å få en kort og konkret tilbakemelding, noe man selvfølgelig må respektere. Andre vil gjerne vite mest mulig om de vurderingene dere har tatt og få tilbakemelding på områder som de kan forbedre til andre rekrutteringsprosesser. Du bør uansett tenke godt gjennom hva du skal si på forhånd, slik at kandidaten får god tilbakemelding og føler seg rettferdig behandlet.
Typiske feil når man gir avslag
Det kan selvsagt være ubehagelig å gi en dårlig beskjed, men ofte gjør man avslag til noe større og vanskeligere enn det egentlig er. Husk at det ikke er en selvfølge at kandidaten fortsatt er interessert i stillingen. Ofte er enklere å gi avslag til en kandidat om det er en selv som har ansvar for beslutningen og vet nøyaktig hvilket grunnlag beslutningen er tatt på. Hvis det derimot er en leder som har bestemt det uten å oppgi noen grunn kan det være vanskelig å gi kandidaten tilbakemelding. I slike situasjoner er det lurt å ta en samtale med lederen før tilbakemeldingen skal gis slik at du har noe konkret å gi tilbakemelding på. Det er HR-avdelingens ansvar å stille krav til rekrutteringen, og alltid jobbe ut ifra et kandidatperspektiv.
Tilgjort og upersonlig tilbakemelding er en vanlig feil når man gir avslag. I tillegg er det mange som jobber med rekruttering som utsetter tilbakemeldingen lengst mulig, selv om det ofte er best å gi avslag fortløpende.
Mange velger den vanlige forklaringen; å sende en e-post der det står «vi fikk så mange søkere, så vi valgte noen med mer erfaring.» Dette blir sjeldent godt mottatt hvis man for eksempel jobber som utvikler og vet at det er omtrent fem personer som har søkt på den aktuelle stillingen. Det er alltid mulig å finne noe hos en kandidat som de kan jobbe videre med, så ikke kast bort en anledning til å hjelpe kandidaten til å videreutvikle seg.
E-postmaler for avslag
Bruk gjerne e-postmaler som er tilpasset til stillingen eller til virksomheten deres. Dette gjør at dere kan sende avslag på e-post på en rask og effektiv måte, samtidig som det oppleves personlig. Her kan du se Talentechs egne maler for avslag på e-post:
Standard e-postmal for avslag til kandidater som ikke får invitasjon til intervju:
Hei [fornavn],
Takk for at du søkte på denne stillingen hos Talentech. Vi synes det er veldig hyggelig at du er interessert i vår arbeidsplass! Etter en vurdering av alle søknadene har vi bestemt oss for å gå videre med andre kandidater i denne omgang. Din bakgrunn er likevel interessant for oss og vi håper at du vil søke på en annen stilling hos oss i framtiden. Vi beholder gjerne din CV og vi vil kontakte deg om det dukker opp en stilling som matcher din profil.
Vi takker for din interesse og for tiden du har brukt på å sende oss søknaden din.
E-post til kandidater som har kommet lengre i prosessen – sendes etter en telefonsamtale:
Hei [fornavn],
Takk for at du søkte på denne stillingen hos Talentech. Vi håper du har fått et godt inntrykk av oss, til tross for at du ikke gikk videre denne gangen. Du er en av de som vi har merket oss som spesielt interessante, så vi håper du vil holde kontakten med oss og vurdere å søke på andre stillinger i framtiden. Gi meg gjerne beskjed hvis du har noen spørsmål om prosessen. Jeg håper også at du vil svare på evalueringen om hvordan du har opplevd rekrutteringsprosessen.
Vi takker for din interesse og for tiden du har brukt på å bli kjent med oss.
