Mange virksomheter jobber målrettet med rekruttering og har opparbeidet erfaring på hva som fungere og hva som ikke fungere. De vet hvilke stillinger de kan forvente mange søkere på, og hvilke de vil streve med å få søkere i det hele tatt. De vet når de bør kontakte et rekrutteringsbyrå og gjerne hvilket. Men det ligger sjelden en strategi bak, i hvert fall ikke en som er plassert mellom to permer.
Så hva er en rekrutteringsstrategi?
Kort sagt; et dokument som beskriver hvilke rekrutteringsbehov virksomheten har, hva man ønsker å oppnå og hvordan man skal komme dit.
En rekrutteringsstrategi bør inneholde:
Tydelig mål
Hva vil dere oppnå med å ha en rekrutteringsstrategi? Målene dere setter på de ulike aktivitetene må følges opp. Sett også opp hvordan de skal måles.
Rekrutteringsbehovet frem i tid
Hvordan ser planene ut? Blir det oppbemanning eller nedbemanning? Hvilke kritiske roller bør overvåkes? Her dere sesongmessige svingninger? Hvordan løse behov for økt kompetanse? Går mange ut i pensjon samtidig? Rekrutteringsstrategien bør si noe om hvordan dere skal møte dette.
Budsjett
Uansett om dere jobber aktivt etter budsjett eller ikke, sett opp et budsjett for å få en estimert kostnadsoversikt over alt som berører rekruttering. Fra annonsering til bruk at rekrutteringsbyrå.
Hvor og hvordan du planlegger å finne nyansatte
Finn ut hva som er de mest effektive metodene for å finne kandidater til din virksomhet. Annonsering på sosiale medier og andre steder mulige kandidater befinner seg på internett øker raskt. Her gjelder det å følge med! Du kan nå plassere annonser som kun treffer kandidater med ønskede ferdigheter. Publisering på portaler alene, kan være for passivt for mange typer stillinger. Skal rekrutteringsbyråer benyttes? I så fall til hvilke typer stillinger og hvem bestemmer hvilke byråer som skal benyttes? Her bør det lages en egen mal som også tar med hvordan dere skal jobbe med rekrutteringsbyråene for å få best resultat. Hva med finalekandidater som ikke nådde helt opp i tidligere prosesser? Eller ansatte som har sluttet, kan du få den beste tilbake?
Vurdering av rekruttering fra utlandet
Kan din virksomhet tjene på å ansette ressurser fra andre land? Mange vil svare ja her, og da er neste steg å bruke tid og finne ut hvilke muligheter som finnes.
Rekrutteringsprosessen for ulike type stillinger
Sett opp typer stillinger dere rekrutterer til. Vurder hvilke av disse som bør ha lik prosess.
Se på hva slags prosesser dere kjører i dag og hvilke som kan forbedres.
Likestilling og mangfold
Det bør ligge noen klare føringer for hvordan virksomheten skal forholde seg til disse to viktige områdene. Begge kan gi store verdier til virksomheten, begge fortjener oppmerksomhet og medvind. Finn ut hvordan din virksomhet kan utnytte disse mulighetene.
Hvordan unngå diskriminering
Likestillings- og diskrimineringsombudet skriver på sine hjemmesider:
«God rekruttering er likestilt rekruttering. God rekruttering, slik LDO ser det, er rekruttering hvor det settes riktige kvalifikasjonskrav til en stilling. Det er også at den som faktisk fyller kvalifikasjonskravene på best måte ansettes, uten hensyn til forhold som ikke har noe med utførelsen av arbeidet å gjøre. Slik rekruttering vil samtidig være likestilt rekruttering. Det er etter hvert velkjent at mye rekruttering ikke foregår på den måten. For eksempel er det vist at for to ellers identiske kandidater hvor den ene har et pakistansk-klingende navn og den andre et norsk navn, vil sannsynligheten for at den med pakistansk navn blir kalt inn til intervju være 25 % lavere.»
Se på hvordan rekrutteringsprosessene i din virksomhet skal være for å unngå diskriminering. Bilde, navn, kjønn, alder, religion, opprinnelse, legning, fedme, - er alle kilder og muligheter for diskriminering. Det bør også fremgå hvordan alle som rekrutterer i virksomheten skal forholde seg til dette.
Profilering og omdømme (employer branding)
Ingen rekrutteringsstrategi uten å nevne dette. Det bør ikke være opp til rekrutterer eller leder å bestemme hvordan virksomheten skal fremstå. Heller ikke tilfeldigheter bør styre dette. Alt fra hvordan dere kommuniserer ledige stillinger ut, karrieresider, hvordan rekrutteringsbyråer behandler kandidatene, om dere er tilgjengelige når interesserte jobbsøkere forsøker å komme i kontakt, hva som står i all kommunikasjon med søkerne (særlig avslagsbrevet). Listen er lang. Gjør en grundig jobb på dette punktet, det gir store positive ringvirkninger.
Hvordan virksomheten skal beholde ansatte
Trivsel, karrieremuligheter, lønn, bli sett, god ledelse, tilhørighet… Alle disse ordene vi vet er viktige for at de ansatte ikke slutter til fordel for troen på en bedre hverdag. Det koster så mye mer å ansette nye, enn å investere i de som allerede er en verdi for virksomheten. Konkurransedyktig lønn og personlig utvikling er to av de viktigste faktorene du skal passe på.
Liste over dine rekrutteringsmål
Bruk tid og kartlegg hvilke rekrutteringsmål som skal oppnås og hvordan du planlegger å oppnå disse.
En måte å måle resultatene som oppnås med denne strategien
Slike strategier får ofte mye oppmerksomhet i det de introduseres. Men, i likhet med mye annet, har de en tendens til å fade ut og bli helt i hverdagens andre gjøremål. Det må være tydelig hvem som har ansvar for å følge opp og se til at strategien etterleves. Det må også lages noen metoder for å måle hvordan denne strategien fungerer, og hva som bør endres.
Rekrutteringsstrategien bør være fleksibel. Den bør leve i takt med virksomhetens endringer. Man kan ikke legge planer for alt. Men en rekrutteringsstrategi vil hjelpe til å styre en retning og legge føringer for hvor man ønsker å gå. Den skal si noen om hvordan prosessene for å finne og ansette de rette skal være.
Alle som rekrutterer i virksomheten, ledere og rekrutterere, må kjenne til og jobbe for å nå målene som settes. De bør også få resultatene, hver gang strategien evalueres.
En god rekrutteringsstrategi er en meget god investering som vil gi enda bedre ansettelser – og færre feilansettelser.
