Små flaskehalser, stor effekt: Slik forbedrer du rekrutteringsflyten

Gjesteinnlegg fra Suzana, Customer Success Manager (CSM) i Talentech

Som CSM i Talentech jobber jeg tett med kunder som håndterer mange rekrutteringer i det daglige. Det jeg liker best med rollen, er å bidra til å gjøre prosessene deres litt enklere og mer effektive gjennom bedre bruk av systemet.

Jeg oppfordrer kundene til å alltid bruke rekrutteringssystemet gjennom hele rekrutteringsløpet. Det er mange oppgaver som må på plass for å gi en god opplevelse – både for kandidater, HR og ledere.

To områder i rekrutteringen som ofte skaper unødvendige forsinkelser

Når jeg går gjennom prosessene sammen med kundene våre, er det særlig to områder jeg ofte ser at tar mer tid enn nødvendig. Begge skaper små flaskehalser i hverdagen, og begge kan løses med en mer strukturert bruk av systemet.

I dette innlegget deler jeg de to flaskehalsene jeg oftest møter, og hva som typisk kan gjøre dem enklere i praksis.

Intervjubooking

Intervjubooking er et område som ofte tar mer tid enn det burde, spesielt når prosessen skjer utenfor systemet. Mange ender fortsatt med å koordinere via Teams-chat, Slack og lange e-posttråder frem og tilbake for å finne tidspunkter som passer alle. I praksis skaper det unødvendig friksjon og gjør prosessen mer sårbar enn nødvendig.

I tillegg er det en viktig risiko her: når prosessen blir treg, uoversiktlig eller trekker ut i tid, øker sjansen for at gode kandidater faller fra underveis, eller takker ja til en annen arbeidsgiver som er raskere og mer strukturert i prosessen.

Det er her verdien av å jobbe i systemet blir tydelig. Når intervjubooking håndteres gjennom modulene i rekrutteringssystemet, samles alt på ett sted. Det gir færre manuelle steg, mindre koordinering og en mer strømlinjeformet flyt. Resultatet er bedre kandidatopplevelse og lavere risiko for å miste kandidater underveis.

Referansesjekker

Referansesjekker er et annet område hvor vi ofte ser mye manuelt arbeid. Mange avtaler fortsatt referanser via telefon eller e-post, og bruker flere dager på å få tak i riktig person før selve referansesamtalen faktisk skjer. Mye av tiden går til å finne tilgjengelighet, sende purringer og vente på svar.

Når dette gjøres utenfor systemet, blir det lett en flaskehals i prosessen. Særlig når tempoet i rekrutteringen er høyt, kan slike forsinkelser gjøre at hele løpet trekker ut.

I tillegg påvirker det også kandidatopplevelsen. Lange pauser mellom intervjuer og referansesjekk kan gjøre at prosessen oppleves både treg, og at kandidaten begynner å bli usikker på hvor de står i løpet.

Derfor ser vi ofte at kunder som digitaliserer referanseprosessen, ikke bare sparer tid i gjennomføringen, men også reduserer tiden som ellers går med til å få tak i og følge opp referanser i utgangspunktet.

Små grep som gjør stor forskjell

Målet er ikke bare å jobbe mer effektivt. En strukturert og smidig rekrutteringsprosess gir også kandidatene en bedre opplevelse og bidrar til at virksomheten fremstår som profesjonell og godt organisert.

I møte med kundene våre ser jeg ofte at de største forbedringene kommer fra de minste justeringene. Hvis rekrutteringsprosessen tar lengre tid enn ønskelig, kan det være verdt å se nærmere på hvilke oppgaver som fortsatt håndteres utenfor systemet. Ofte er det her det finnes både tid og frustrasjon å spare.