Att tacka nej och refusera kandidater

Avslag på ansökan. Ratad. Refuserad. Nej tack. Tuffa besked, men något som ändå måste tas itu med.

Trots allt kan inte alla få jobbet och kandidater som inte går vidare i rekryteringen behöver få veta att tjänsten gick till någon annan. Vi ger lite tips och råd kring att tacka nej och refusera arbetssökande.

Ett nej tack - men ändå ge en bra kandidatupplevelse

En anledning till att tänka igenom hur refusering av kandidater ska gå till är att det kan påverka ditt företags arbetsgivarvarumärke. Kandidater som har en negativ upplevelse av att söka jobb hos er väljer att inte söka jobb igen och kanske till och med uppmanar andra att inte söka! Inte så bra effekt helt enkelt. Det beror sällan på att kandidaterna är upprörda över att de inte har fått ett jobb de sökt – det går snarare hand i hand med upplevelsen av återkoppling, bemötande under rekryteringsprocessen och tillgänglig information inför ansökan.

I princip alla som söker en utannonserad tjänst kommer att få ett nej. Tänk därför noga igenom hur du kan se till att refuserade kandidater känner sig väl bemötta och får ett så positivt intryck av er som möjligt. Tänk själv: Hur skulle jag vilja bli bemött i den här situationen?

Tips! Missa inte denna händiga checklista över att kandidatupplevelsen i alla steg av rekryteringen. Ladda ner den här.

Gallring och första besked

Efter att ha tagit emot ansökningar är det dags för en första gallring och kvalificeringsrunda. Det går snabbt att avgöra vilka kandidater som inte uppfyller skallkraven, speciellt om ni använt urvalsfrågor som del av ansökningen. Meddela dem så fort som möjligt att de inte har gått vidare och lägg istället energi på kvalificerade kandidater.

• Var tydlig i refuseringsmailet om varför de inte har gått vidare i processen.
• Är du duktig på att ge återkoppling på att ansökningen har kommit fram? Vänta någon dag med att skicka refuseringsmail.

Ytterligare kvalificering genom tester

Speciellt volymrekryteringar drar nytta av att använda kandidattester tidigt i processen. Tester kan då användas i ett nästa steg för arbetssökande som kvalificerat sig efter att ha mött skallkraven. 

Tänk på att många kandidater känner en oro kring olika typer av tester och kan känna sig orättvist bedömda om de snabbt får ett nej efter genomfört test. Skapa rätt förväntningar hos kandidater genom att tidigt i kontakten med dem introducera testerna och förklara hur de används i processen. I refuseringsmailet är det bra att återigen förklara hur deras testresultat bidragit till beslutet att de inte gått vidare.

• Innan kandidaten genomför testet: Ge information om hur testet är upplagt och hur resultatet påverkar om kandidaten går vidare eller inte.
• I refuseringsmailet: Förklara igen hur testet bidragit till beslutet att de inte gått vidare i processen.
• Var förberedd på att lämna mer utförlig feedback till kandidater som ber om det. Ett telefonsamtal tar inte många minuter.

Tips! Missa inte vår artikel med e-postmallar för refusering. Läs den här!

Ytterligare Refusera kandidat efter intervju

Har en kandidat kommit vidare till intervju skickar det signaler om att de är högintressanta för jobbet. Tänk själv hur snopet det skulle vara med utebliven kontakt och att några veckor senare få veta att tjänsten blivit tillsatt av någon annan! 

Oavsett om du efter telefonintervju eller personligt möte inser att kandidaten inte är rätt person för jobbet är det viktigt att internt ha kommit överens om refuseringsrutiner. Är det upp till den som hade senast kontakt med kandidaten att meddela beslut? Är det alltid ansvarig rekryterare? Till refuseringsrutiner tillkommer också om det är aktuellt att ringa bortvalda kandidater eller att höra av sig via mail. 

Välj att tacka nej till kandidater per telefon, istället för att skicka mail, när:

• Kandidaten har tagit sig vidare till den sista intervjuomgången i rekryteringsprocessen.
• Kandidaten har bett om att få feedback på sin intervju.
• Du på direkten vill få återkoppling och information om deras kandidatupplevelse, med möjlighet att ställa mer specifika frågor om just intervjuprocessen.
• Kandidaten är intressant för en annan roll på företaget som du vill uppmuntra den att söka.
• Du vill bygga en relation inför framtida vakanser.

Att tacka nej till bortvalda kandidater

I slutändan är det bara en kandidat som får tjänsten. Det betyder att alla andra som ansökt på ett eller annat sätt behöver bli meddelade om att de inte kommer att få ett jobberbjudande. Tänk alltså på följande när det är dags att höra av dig till bortvalda kandidater:

• Håll inte kandidaten på halster. Ge återkoppling så snart som möjligt.
• Förklara varför kandidaten inte har gått vidare i processen.
• Personligt, personligt, personligt! Ha med relevant och personlig information kopplat till den tjänst de har sökt, exempelvis arbetstiteln och kandidatens namn.
• Undvik klyschor. ”Tack för visat intresse. Vi har haft många kompetenta sökande och nu valt att gå vidare med andra sökande i vår rekryteringsprocess.” är opersonlig, förklarar inte varför kandidaten valts bort och ger känslan av att innehållet är kopierat rakt av. Satsa istället på en mer personlig stil.
• Var ärlig. Är kandidaten inte av intresse för andra tjänster; uppmana dem inte att söka.
• Var förberedd att lämna feedback. Var beredd på att kandidaten vill veta varför det har kommit ett avslag på jobbansökan.

Fler tips på små sätt att förbättra upplevelsen för kandidater hittar du i vår checklista över just kandidatupplevlesen.