Mitä voisitte HR-toiminnossanne tehdä satsataksenne perehdytykseen? Digitalisoimalla ja automatisoimalla esiperehdytys- ja perehdytysprosessinne, säästätte aikaa, joka kuluu perehdytyksen hallinnointiin, vahvistaen samalla toimintaanne monella tavalla. Käydään seuraavaksi yhdessä läpi konkreettisia hyötyjä.
Kuinka paljon käytät aikaa perehdytykseen liittyviin paperitöihin päivittäin? Tätä on hyvä kysyä itseltään henkilöstöhallinnon parissa työskennellessä. Lisäksi voit pohtia viekö se enemmän aikaa kuin toivoisit? Olisiko tehostamiselle tilaa? Saatko hallintoon investoimastasi ajasta toivomasi lopputuloksen?
Käymme seuraavaksi läpi vinkkejä, joiden avulla voitte nostaa perehdytyksenne seuraavalle tasolle prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin avulla – ja parantaa sekä uusien työntekijöiden, että HR-tiimin perehdytyskokemusta.
Vinkki 1: Digitalisoi
- Käytä teknologiaa apuna kokemuksen parantamiseksi. Onko teillä johdonmukainen hakijakokemus? Tietysti yleensä uusille työntekijöille uudessa työpaikassa aloittaminen on iloinen asia. Siihen voi kuitenkin liittyä esimerkiksi eroahdistusta vanhasta työpaikasta, jolloin he saattavat kysyä itseltään oliko työpaikan vaihtaminen oikea päätös tai kokea epävarmuutta uusien haasteiden edessä. Käyttämällä digitaalista perehdytysohjelmaa, voit vakuuttua siitä, että hakijasi toivotetaan digitaalisesti tervetulleeksi tässä herkässä siirtymävaiheessa ennen ensimmäistä työpäivää – joka voi joskus olla vasta kuukausien päässä.
- Unohda paperityöt. Antaaksesi uusille työntekijöille turvallisuuden ja
yhteisöllisyyden tunteen jo ennen työn alkua, on tärkeää kertoa heille perusasiat, kuten tärkeät päivämäärät, keskeiset kontaktit, työhön liittyvä tuki ja logistiset asiat. Kun HR tekee tämän digitaalisesti, jää turhat paperityöt ja muistilistat pois. - Pidä sitoutumista yllä. Aikaa työsopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välillä kutsutaan esiperehdytykseksi eli preboarding:iksi. Hyvä esiperehdytys sitouttaa uuden työntekijän siirtymävaiheen aikana. Uudet työntekijät ovat usein täynnä intoa päästä alkuun nopeasti, joten miksi et antaisi heille mahdollisuutta asettua uuteen rooliinsa ja tutustua uuden työpaikan ympäristöön ja kulttuuriin jo varhaisessa vaiheessa? Esiperehdytyksen aikana voit kertoa yrityksestänne uusille työntekijöille aloittaen perustiedoista, samalla välittäen heille yrityksenne yleistä fiilistä. Tämä auttaa myöhemmin, kun käytte läpi esimerkiksi henkilöstön käsikirjaa, ja muita työntekijän uuteen rooliin liittyviä asioita.
Hyvin yksinkertaisesti automatisoitu perehdytys auttaa sinua käyttämään kallisarvoisen aikasi tärkeimpiin asioihin."
Vinkki 2: Automatisoi
- Anna aikaa tärkeille asioille. Miksi perehdytysprosessin automatisointi on tärkeää HR:lle? Hyvin yksinkertaisesti, se auttaa sinua käyttämään kallisarvoisen aikasi tärkeimpiin asioihin. Se vapauttaa aikaa, jonka voit varata tilanteisiin, joissa ihmiskontaktilla on todella konkreettinen ero. Vältä käyttämästä näissä kohtaamisissa aikaa perusasioiden kertaamiseen, sen sijaan keskity yrityksenne kulttuurin välittämiseen, ja kerro uudelle työntekijöille heille arvoa tuovista asioista, kuten osaamisen kehittämisestä.
- Unohda turha toisto ja muistuttelu. Perehdytyksen automatisoinnin avulla voit välttää turhat toistuvat työtehtävät. Voit unohtaa näyttösi vuoraamisen post it-lapuilla muistaaksesi, kuka uusista työntekijöistä on saanut käyttäjätunnukset ja wifi-yhteyden salasanan. Sinun ei tarvitse myöskään muistuttaa esihenkilöitä tekemään osaansa. Uudelle työntekijälle on kätevää, että kaikki käytännön asiat on tallennettu yhteen paikkaan, jos joku asia pääsee unohtumaan. Perehdytystyökaluilla voit asettaa tehtäviä, jotta esihenkilöt tietävät tarkalleen mitä heidän on tehtävä, ja milloin.
- Järjestelmä työskentelee 24/7. Uusilla työntekijöillä on usein paljon kysymyksiä, ja he arvostavat sitä, että saavat tiedon tärkeistä asioista, kuten osoitteen, pysäköintipaikat, erilaiset toimistorutiinit ja muut käytännön tiedot ennen työn aloittamista. Perehdytystyökalun avulla sinun ei tarvitse huolehtia, että unohdat kertoa heille jotain tärkeää.
Rakenna vahva yhteisö!
Yksi digitaalisen perehdytystyökalun vahvuus on se, että voit rakentaa yhteenkuuluvuuden tunnetta jo ennen työn aloitusta, ja huolimatta siitä, että toimistossa on vähemmän ihmisiä vastaanottamassa uusia työntekijöitä. Perehdytysjärjestelmällä voit mukauttaa prosessin yritykseesi sopivaksi ja varmistaa, että kaikki uudet työntekijät saavat mahtavan alun kanssanne osastoista, työtehtävistä, maasta tai muusta riippumatta.
Jos mieleesi herää kysymyksiä ja haluat tutustua tarkemmin moderneihin perehdytysratkaisuihin - keskustelemme enemmän kuin mielellämme lisää aiheesta kanssasi!
