Vad har ni som HR att vinna på att satsa på onboarding? Genom att digitalisera och automatisera er preboarding och onboarding får ni ut mer av den tid ni lägger på onboardingadmin och dessutom stärker ni er verksamhet på många sätt. Här tittar vi närmare på de konkreta fördelarna!
Hur mycket tid lägger du på administration av onboarding varje dag? Det kan vara en bra fråga att ställa sig som HR. Vidare kan du fråga dig om det är den tidsmängd du önskar? Finns det plats för effektivisering? Och den tid ni investerar i admin; ger den effekten ni önskar?
Här går vi igenom lite tips på hur ni kan lyfta er onboarding till nästa nivå genom att digitalisera och automatisera processerna – och på så sätt förbättra upplevelsen för både nyanställda och er som HR.
Tips 1: Digitalisera
• Använd teknik för att förhöja upplevelsen
Har ni en konsekvent kandidatupplevelse? För nyanställda är det såklart mest förknippat med glädje att börja ett nytt jobb. Men det kan också innebära t.ex. viss separationsångest från sitt gamla jobb, där de kanske frågar sig om de verkligen fattat rätt beslut eller upplever en viss osäkerhet inför att ta sig an nya utmaningar. Genom att använda ett digitalt onboardingsystem kan ni känna trygghet i att ge dem ett digitalt välkomnande redan innan första arbetsdagen, i den här känsliga övergångsfasen – som ibland kan handla om flera månader.
• Skrota pappersarbetet
Att kommunicera grundläggande information om t.ex. viktiga tider, nyckelkontakter, support och logistik kopplat till jobbet ger den nyanställde en känsla av trygghet och gemenskap redan innan jobbstart. När ni som HR gör det digitalt slipper ni en hel del pappersarbete.
• Håll engagemanget vid liv
Preboarding kallas den period från att kontraktet är signerat fram till första dagen på jobbet. En bra preboarding håller den nyanställdes engagemang uppe under övergångsfasen. Ofta är nyanställda peppade på att snabbt komma igång och varför då inte ge dem möjligheten att sätta sig in i arbetsroll och arbetsmiljö/kultur i ett tidigt skede – där du kan portionera ut innehåll och förslagsvis starta med grundläggande information och förmedla en känsla av bolaget för att sedan bygga på med t.ex. Personalhandboken och mer specifikt innehåll kopplat till deras roll.
Tips 2: Automatisera
I ett onboardingsystem kan du som HR dessutom registrera uppgifter så att chefer vet exakt vad de behöver göra och när de behöver göra det
• Lägg tid på vad som är viktigt
Varför är det viktigt för HR att automatisera onboardingprocesser? Jo, helt enkelt för att det hjälper dig att lägga din dyrbara tid på det som faktiskt är viktigt. Det frigör tid som ni kan investera och lägga på områden där den mänskliga kontakten faktiskt gör konkret skillnad. Undvik att personligen hålla de där tidsödande praktiska genomgångarna och fokusera istället på att förmedla kulturen, berätta om kompetensutveckling och annat som ger ett mervärde för den nyanställde.
• Slipp repetition och tjat
Genom att automatisera kan du som HR undvika de där repetitiva uppgifterna. Slipp tapetsera din datorskärm med post-it-lappar för att komma ihåg vilka nyanställda som fått tillgång till exempelvis lösenord och wi-fi. Du slipper också påminna och tjata på chefer om att göra sin del, samt att det är skönt för den nyanställde att ha all information om praktiska saker lagrade på ett och samma ställe om det skulle vara så att de glömmer bort något av det. I ett onboardingsystem kan du som HR dessutom registrera uppgifter så att chefer vet exakt vad de behöver göra och när de behöver göra det.
• Systemet är där 24/7
De nyanställda har ofta mycket frågor och uppskattar att få all viktig information innan jobbstart, som exempelvis adressen, parkeringsplatser, diverse kontorsrutiner och annat praktiskt. Som HR behöver du inte oroa dig för att du glömt bort att kommunicera någonting viktigt.
Bygg en starkare gemenskap!
En styrka i att ha preboarding och onboarding digitalt är att det kan bygga gemenskap innan jobbstart, trots att färre människor är på kontoret och säkerställa att alla får ett likvärdigt bemötande. Med ett onboardingsystem kan ni enkelt anpassa processen till er verksamhet och säkerställa att alla nyanställda får en riktigt bra start hos er.
Intresserad av att veta mer? Se vårt webinar om att automatisera er onboarding via länken nedan.
