Lägger du mycket tid på att noggrant kolla igenom kandidaters CV för att se om de uppfyller skallkraven och borde bjudas in till intervju? Du är inte ensam. Men det finns mycket tid att spara genom att börja jobba på ett effektivare sätt. Sluta slösa din tid på okvalificerade kandidater – screena och gallra bort sökande som inte uppfyller minimikraven.
Vad är screening?
När ansökningar väl har kommit in är det dags att kolla igenom CV för att avgöra vilka kandidater som ska gå vidare till intervju. Okvalificerade kandidater sållas bort. Kandidater som bedöms ha rätt kvalifikationer och som lever upp till andra krav rangordnas och de mest intressanta sökande blir vidarebefordrade till rekryterande chef eller helt sonika inbjudna till intervjun.
Denna manuella kontroll och bedömning är ett tidskrävande moment. Screening innebär att du sätter upp en mall eller ett ramverk för att snabbt avgöra vilka som direkt kan uteslutas ur rekryteringen och vilka som är kvalificerade nog att tas vidare till nästa steg. Genom att istället screena kandidaterna går det alltså att spara tid då du själv slipper att sitta och väga varje CV för att avgöra hur kvalificerade sökande är.
Hur ska jag använda mig av screening?
Enkelt förklarat kan du se till att screeningen sker i samband med att arbetssökande skickar in sin jobbansökan. Det är här screeningen snabbt låter dig se vilka som är kvalificerade, det vill säga som lever upp till minimikraven, och vilka som är okvalificerade, de personer som inte uppfyller skallkraven för att kunna ta tjänsten.
Istället för att du ska behöva leta i ett CV för att se om en kandidat lever upp till skallkraven, till exempel om det krävs en viss utbildning eller tidigare erfarenhet, kan du skapa frågor som kandidaten måste svara på när de skickar in sin ansökan. Urvalsfrågor är betydligt enklare att använda om du tar emot ansökningar i ett rekryteringssystem, men du kan även be jobbsökare skicka sina svar på frågor när de skickar in sin ansökan via ett formulär eller ett mail.
Innan du börjar ögna ett CV tittar du alltså på vad kandidaten har svarat på urvalsfrågorna. Visar deras svar att de inte lever upp till skallkrav? Då är de okvalificerade för tjänsten och kan gallras bort ur processen.
Framgångsrik screening bygger på ett bra ramverk
För att göra en lyckad screening måste du ha ett bra ramverk. Detta ramverk består av ett par urvalsfrågor som avgör ifall kandidaten är okvalificerad, lågt kvalificerad, kvalificerad eller högt kvalificerad. Sökande placeras i en av dessa fyra kategorier beroende på hur de lever upp till skallkrav, grundläggande krav och om de besitter några ytterligare meriterande kunskaper. Personer som är högt kvalificerade och kvalificerade är aktuella att snabbt slussa vidare i rekryteringen och prioritera att bjuda in till intervju.
Frågorna som sökande ska besvara bygger på kravprofilen för tjänsten och kollar om sökande är kvalificerade eller okvalificerade baserat på vad som anses vara nödvändigt för tjänsten.
Ett snabbt sätt att avgöra om en sökande är kvalificerad eller inte är genom skallkrav. Ska någon arbeta som taxiförare kan det tänkas att ett skallkrav är att den sökande har taxilicens. Ifall sökande bommar på ett skallkrav är de okvalificerade för tjänsten och går inte vidare i processen.
Därnäst är det värt att titta på andra grundläggande krav. Typiskt är att kandidater bör uppfylla de flesta av dessa krav för att anses vara kvalificerade för tjänsten, och ifall de inte möter några grundläggande krav alls är det inte troligt att de passar för jobbet.
En sista punkt att ta med i sin screeningmall är meriterande punkter. Det här är kunskaper, certifikat eller annan erfarenhet som en idealkandidat har men som du på inget sätt förutsätter att varje sökande måste ha. Kandidater som uppfyller alla skallkrav, grundläggande krav och flera meriterande krav är högt kvalificerade för tjänsten och mycket intressanta att fort få in till intervju.
För att sammanfatta kan du alltså till screeningen använda dig av frågor för att kolla tre olika aspekter:
- Utslagsfrågor. Kopplade till skallkrav. Ifall en kandidat inte klarar en utslagsfråga är de okvalificerade för tjänsten eftersom de inte lever upp till minimikraven.
- Grundläggande krav. Kopplade till aspekter och kvalifikationer som kandidaten bör besitta. Här hör frågor om tidigare branscherfarenhet, certifikat eller utbildning. Ifall kandidaten inte lever upp till ett stort antal av de grundläggande kraven är personen förmodligen inte kvalificerad för tjänsten.
- Meriterande kunskaper. Här är punkter som kan vara meriterande för anställningen, men som inte krävs för att kunna få tjänsten. Exempelvis tidigare erfarenhet av just det bokföringsprogram som används på kontoret.
Tänk på! Det är lätt att bli lite för glad i hågen och känna att det nu är läge att använda ett långt frågeformulär som kollar alla aspekter av kravprofilen. Fler frågor ökar risken att kandidater inte orkar slutföra sin ansökan, så försök att inte överstiga tio stycken.
Enklare screening med automatisering
Urvalsfrågor i samband med ansökan kommer att spara dig tid; snabbare bedömning och mindre tid som slösas på okvalificerade kandidater. Ett ytterligare steg i smidigare hantering är att samla in och sköta ansökningar i ett rekryteringssystem. Sätt upp urvalsfrågorna en gång och låt systemet sortera ansökningarna. Automatisering gör det också möjligt att se till att okvalificerade kandidater snabbt får ett vänligt nej tack som återkoppling och att kvalificerade kandidater automatiskt rankas utifrån sina resultat. Allt för att underlätta din kandidathantering.
