HR-nyckeltal är några av ett företags viktigaste KPI:er och signalerar hur ett företag mår och utvecklas över tid, relativt sina uppsatta mål och strategier.
Noggrant utvalda HR-nyckeltal ger bättre förutsättningar att styra företaget i rätt riktning, genom att i god tid identifiera styrkor och svagheter. Att mäta fel nyckeltal kan tvärtom mynna ut i att företaget uppnår resultat som inte är önskade.
Det är därför, menar Catrine Augustsson, HR-analytiker på PeopleAnalytics, som det är så viktigt att ha koll på varför och hur KPI:er ska användas.
Få fram analyser som leder till insikter
Ett gediget jobb från HR-avdelningen hjälper hela företaget att utvecklas i en positiv riktning. Exempel på vanliga HR-nyckeltal är headcount, sjukfrånvaro, personalomsättning, intern rörlighet och övergripande demografi. Även om de flesta HR-avdelningar faktiskt mäter en del av dessa KPI:er kvarstår problemet att det ofta inte görs tillräckligt bra och regelbundet. Dessutom behöver man bryta ner och jämföra olika nyckeltal med varandra. Catrine tycker att en bra början är att tillämpa ett vettigt och lättförståeligt systemstöd.
- Utan ett systemstöd där man kan “blenda” olika datakällor och sätta dem i kontext till varandra, som till exempel personalomsättning med säljdata och medarbetarindex, är det är svårt att få fram resultat som säger något intressant om företaget. Sådan ”blendad” data är svår att få fram manuellt, även för ett litet bolag, så ta hjälp av smarta system som gör jobbet åt dig, säger Catrine.
Så kommer du igång att mäta
Om du inte vet hur du ska gå tillväga för att komma igång att mäta HR-nyckeltal kan det kännas kämpigt att börja. Då riskerar KPI:erna att bli ytterligare ett måste utan tydlig mening, i en redan fullbokad arbetsdag. Med Catrines hjälp har vi punktat upp fem steg för att komma igång med att mäta, analysera och rapportera data som gör skillnad.
- Sätt upp tydliga mål
Fundera över vart bolaget är på väg och i vilken riktning ni önskar gå. Vilka utmaningar och möjligheter ser ni för att komma dit? Med tydliga mål blir det mycket enklare att bena ut vilka KPI:er ni bör titta närmare på.
- Ta fram en strategi
Ta fram en analysstrategi som stödjer er affär och era mål. Vad ska ni mäta? Hur ofta ska ni mäta? Hur presenteras materialet? Och för vem?
- Börja med att mäta en lätt KPI
Vilka nyckeltal man vill satsa på att mäta är olika för olika bolag, men det finns KPI:er som går att applicera på de flesta företag och är enkla att komma igång med. Den interna rörligheten är en sådan.
- Intern rörlighet är en väldigt enkel och konkret KPI att jobba med, som också är otroligt spännande. Det handlar alltså om hur stor andel anställda i bolaget som har fått en ny intern befattning, mätt över en viss period. Utifrån denna data kan ni utvärdera om den interna rörligheten stämmer överens med företagets uppsatta mål eller inte. Det går också att tyda om det är mer rörlighet på vissa avdelningar/positioner, och därifrån kan ni analysera vad det beror på, förklarar Catrine.
- Presentera med passion
Siffrorna måste sättas i kontext så att mottagaren förstår innebörden av dem. Bestäm dig tidigt för att skapa en wow-känsla när du presenterar resultatet från dina valda KPI:er. Har ni fått fram siffror som förvånar, är positiva, utgör varningsflaggor eller motiverar?
- Det är HR som känner sin organisation bäst. Presentationen är ett sätt att klä siffrorna med insikter, vilket kräver analys och eftertänksamhet, och därför också tid. Om du tycker det är svårt att visualisera och presentera snyggt, ta hjälp av någon som kan, till exempel en person från marknadsavdelningen, tipsar Catrine.
- Ta hjälp av proffs
Att förädla och analysera data är inte enkelt. Här är det en god idé att skapa ett KPI-team som består av exempelvis HR och Finance. Slå era kloka huvuden samman! Det finns också externa konsulter som kan hjälpa er.
Genom den senaste tekniken och analysexpertis förser Catrine och hennes kollegor på PeopleAnalytics beslutsfattare med affärsnära insikter inom hela HR-området. Läs gärna mer på peopleanalytics.nu.
