En av de vanligaste frågorna vi stöter på är ”måste vi dela med oss av intervjuanteckningar när GDPR nu börjat gälla?”. Frågan grundar sig i dataskyddslagens nya regler om att kandidater har rätt att få tillgång till sina uppgifter – och få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Här riktar vi blicken mot hur förordningen påverkar sättet du får, och bör, arbeta med kandidaters intervjusvar.
Rätten till tillgång och att få se sina svar
En av de grundprinciper som råder för att behandla någons personuppgifter inom ramen för GDPR innebär att individen har rätt att få tillgång till sina uppgifter. Den arbetssökande ska bland annat få veta:
- Ifall dess personuppgifter har behandlats
- Vilka kategorier av personuppgifter som behandlats
- Hur länge uppgifterna ska behandlas
- Syfte med behandling samt tidsperiod uppgifterna ska behandlas/sparas
- Ifall några uppgifter har hämtats från en annan källa än kandidaten: varifrån informationen kommer
Den del av bestämmelsen kring tillgång som skapat mest osäkerhet och nervositet finns att läsa finns mot slutet av artikel 15:
”Den personuppgiftsansvarige ska förse den registrerade med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.”
Förklaring av personuppgift! En personuppgift är information som direkt eller i kombination med andra uppgifter kan härledas till en specifik person. Information som direkt kan identifiera en person är saker såsom: namn, telefonnummer och bostadsadress. Uppgifter som kan härledas till en individ är en kombination av information såsom: tidigare arbetsuppgifter och arbetsplats, arbetstitel i kombination med företagsnamn och tid som verksam på företaget.
Läs också: Förstå GDPR och hur det påverkar dina rekryteringar
Vad gäller med intervjuanteckningar?
Eftersom kandidater under intervjuer berättar personlig information om sig själva finns det anledning att tolka det som att intervjusvar är personuppgifter. Därför kan det vara så att själva intervjusvaren behöver lämnas ut.
Men här kommer då frågan: vad gäller med resten av anteckningarna? För "intervjuanteckningar" omfattar oftast mycket mer än bara vad kandidaten har svarat på frågorna. Många antecknar sina tankar under mötet, hur de upplevt kandidatens svar och skriver ner värderingar eller tolkningar av hur väl kandidaten kan passa in på tjänsten.
En allmän oro med tanken på att eventuellt behöva lämna ut anteckningar är att kandidater kan komma att reagera negativt på sammanfattningar om sig själva eller rekryterarens anteckningar om deras svar.
På frågan att lämna ut alla anteckningar är det korta svaret: det är oklart i dagsläget exakt vad som gäller.
Vissa organisationer ser på saken som att anteckningar över själva mötet med kandidaten och tankar från intervjun klassas som arbetsmaterial och därmed inte behöver lämnas ut. Detta har stöd i hur kandidatens rätt att få ut en kopia av sina uppgifter har sett ut under PUL. Enligt dessa tidigare bestämmelser behövs inte minnesanteckningar eller arbetsmaterial delas vidare.
Det kan bli så att kandidaten måste få ta del av anteckningar som i löpande text eller i sökbart format nämner deras svar. Därför finns det anledning att se över sina arbetssätt med hur anteckningar över intervjusvar och möte görs.
En tydlig struktur över frågor och en policy för hur anteckningar ska föras är alltså att föredra.
Att arbeta med intervjusvar och anteckningar
Om minnesanteckningar som specifikt nämner personuppgifter måste delas vidare till kandidaten är ett möjligt arbetsformat att helt separera anteckning över själva intervjusvaret från sina egna reflektioner. Bedömningar över hur väl deras svar tyder på att de passar för tjänsten eller andra anteckningar över tankar och reflektioner från rekryterare och rekryterande chef görs separat.
Detta kan göras genom att vara tydlig med vilka frågor som ställs, gärna med hjälp av en mall, tydlighet i hur svar ska tolkas eller bedömas och en policy över vad som får antecknas. Det kandidaten sedan får ta del av blir då enbart den information de uppgett i sina svar.
En tydlig struktur över frågor och en policy för hur anteckningar ska föras är alltså att föredra. En bedömningsmatris i likhet med de som förekommer i kompetensbaserad rekrytering är till hjälp för att ha en tydlig mall över sina intervjufrågor. Genom att anteckna svaren rakt av blir det enklare att i efterhand gå tillbaka och värdera svaren samt få input från andra. En ytterligare positiv aspekt blir att det är något att sätta i händerna på de rekryterande cheferna så att de har ett fast upplägg att följa.
Ett par punkter att se över och tänka igenom för att organisera sina anteckningar är därmed:
- Relevanta frågor. GDPR kräver att det görs en intresseavvägning kring vilka personuppgifter som samlas in under en rekrytering. På samma sätt bör alltså de frågor som kommer upp under intervjun vara av relevans för rekryteringen.
- Policy och en tydlig struktur. En tydlig struktur under intervjun och med frågorna gör det enklare att säkerställa att du inte ber om och behandlar irrelevanta personuppgifter. En företagsgemensam policy om vilka typer av frågor som får förekomma på intervjun och vad som ska antecknas är också bra att ta fram. Här har HR chansen att se över rutiner och processer och med GDPR i ryggen kunna styra upp hur rekryterande chefer och andra intressenter ska arbeta med intervjuer.
- Samla anteckningar digitalt. Även handskrivna anteckningar ska ha samma skydd som elektroniska. En rekommendation är därför att så snart som möjligt överföra anteckningar till ett digitalt system där det även blir enklare att administrera och förvara.
- Anteckna svaren, inte ditt utlåtande. En tolkning av GDPR är att kandidaten har rätt att ta del av sina intervjusvar, men inte nödvändigtvis dina utlåtanden eller anteckningar om hur du bedömt dem. Håll därför kandidatens svar separat från bedömning, och sammanfatta inte några specifika svar med personlig information, så minimerar du risken att hamna i en jobbig situation.
