Många företag blir just nu tvungna att varsla och/eller permittera. Men trots covid-19 behöver verksamheter hitta vägar för att behålla drivet framåt.
Inom vissa branscher behöver rekryteringsvolymerna öka - speciellt inom dagligvaruhandel, sjukvård och diverse onlineföretag.
I den här artikeln går vi igenom hur ni tar hand om de nyanställda på distans genom att erbjuda digital preboarding och onboarding.
Det ligger i alla verksamheters intresse att så snabbt som möjligt få en ny medarbetare att komma in rätt på arbetsplatsen, förstå kulturen, vision och missionen - för att så omgående som möjligt bli effektiv i sin nya roll och trivas på jobbet.
Preboarding - tiden innan första arbetsdagen
Preboarding är tiden från det att den nya medarbetaren skrivit på kontraktet fram till första dagen på jobbet. Det är en aktivitet som i princip alltid sker digitalt och helt på distans, även innan covid-19. Men i dessa tider blir preboardingen ännu viktigare för verksamheter.
Det finns två uppenbara fördelar med att investera i en riktigt bra preboarding:
- Ökar effektiviteten. Den nya medarbetaren får en snabbare väg till att nå sin maxkapacitet. Det tar alltid tid att lokalisera sig på ett nytt jobb. De flesta har nog hört statistiken om att det tar cirka ett år för en nyanställd att nå full produktivitet. Med en strukturerad preboarding-process är det möjligt att minska den tiden avsevärt.
- Boostar engagemanget. Med preboarding har ni möjlighet att snabbt engagera den nyanställde. Är ni en verksamhet som rekryterar i en bransch där det är mycket konkurrens om talangerna förstår ni värdet av att kunna ha digital kommunikation med den nyanställde redan innan dag ett. Tystnad kan vara farligt i en känslig period när den nyanställde ofta får erbjudande från andra verksamheter. 28 procent av anställda har någon gång tackat ja till ett jobb för att sedan backa ur innan första jobbdagen, enligt en studie från Robert Half.
4 steg till en lyckad preboarding:
1. Erbjud ett informationspaket
Se till att skicka den nya medarbetaren får ett informationspaket som innehåller:
- Introduktion till företaget
- Lista med medarbetarförmåner
- Företagets kultur & rutiner
- Praktisk information som portkoder etc.
- Information kring arbetstider, semester osv.
- Förväntningar och timelines
Skicka detta som ett enda paket, eller bryt ned det i flera små doser som sprids ut under preboarding-tiden.
2. Förbered det tekniska
Den första arbetsdagen är ofta fullspäckad av praktiska och tekniska inslag. Visst vore det väl ett stort plus om den nyanställde kunde fokusera lite mer på sina nya kollegor än att drunkna i teknikaliteter? Skicka ut ett formulär där den nyanställde enkelt kan välja vilken dator och telefon som hen vill ha innan de börjar. Och varför inte sedan skicka hem detta till kandidatens adress en vecka innan jobbstart så att hen enkelt kan komma igång redan då.
3. Skicka hälsning från nya medarbetare
Låt kollegorna spela in varsin enkel videohälsning som ni laddar upp på verksamhetens intranät, eller onboarding-app om ni använder en sådan, som ni sedan delar med den nyanställde. Det gör att hen känner sig lite mer hemma första dagen på jobbet och kanske känner igen en del ansikten.
4. Erbjud ett FAQ
Erbjud ett dokument med FAQ (Frequently Asked Questions) som ni laddar upp på intranätet eller i onboarding-appen eller helt enkelt skickar till kandidaten som en PDF.
Digital onboarding – från första arbetsdagen
Skillnaden mellan preboarding och onboarding var tydligare innan covid-19, när den nya medarbetaren faktiskt kom till arbetsplatsen första dagen på jobbet. I dagens läge behöver även onboardingen på många arbetsplatser ske helt digitalt.
Under de första sex månaderna på ett nytt jobb fattar 86 procent av alla nyanställda beslutet om de ska stanna i organisationen eller inte, visar en undersökning från Aberdeen Group. Genom att satsa på en gedigen onboarding ökar man chansen för att den nya medarbetaren vill stanna kvar. Att behöva rekrytera för samma roll igen redan efter några månader är kostsamt för verksamheten. En bra onboarding säkerställer att de lyckas och trivs på den nya arbetsplatsen.
Den främsta skillnaden mellan en “vanlig” onboarding och en på distans är givetvis den sociala aspekten. Som nyanställd kan den kännas väldigt ensamt att inte ha nya kollegor tillgängliga för småprat, fika, after works och annat socialt som på ett naturligt sätt sker på en arbetsplats.
En digital onboarding behöver därför främst övervinna dessa sociala utmaningar. Här får ni några tips som kan hjälpa till på vägen.
1. Virtuell lunch första arbetsdagen
Första jobbdagen kanske teamet brukar gå ut och äta lunch med den nyanställde. Låt inte distansen sätta käppar i hjulet, utan skicka en kalenderinbjudan till alla i teamet, koppla upp er via till exempel Skype eller Zoom och ät mat ihop som ni beställer från till exempel UberEats eller liknande tjänst.
2. Sätt upp ett digitalt kafferum
Använd en intern kommunikationskanal (kanske någon av de två nämnda i tipset ovan) som ni låter fungera på samma sätt som en öppen gemensam yta brukar fungera på er fysiska arbetsplats - där anställda kan komma och gå under dagen. Här kan de prata om andra saker än bara jobb.
3. Använd ett kompissystem
Det gamla hederliga kompissystemet är aldrig mer användbart än när vi jobbar på distans. Se till att para ihop den nyanställde med någon i samma tidszon, och om möjligt, samma land/stad. På så sätt kan de ses över en kaffe och lära känna varandra bättre (beroende på hur karantänsituationen ser ut såklart!)
4. Bibliotek med tips och tricks
Upprätta ett bibliotek med tips för att lyckas med att jobba på distans. Börja med att googla. Det finns många fantastiska resurser för att hjälpa nyanställda med att få in rutiner och struktur när de jobbar hemifrån. När du hittar något som är användbart så lägg till de i ”biblioteket” så att tipsen finns tillgängliga för alla.
