Koronaepidemian myötä osa yrityksistä joutuu lomauttamaan tai irtisanomaan väkeä, ja sitäkin useampi joutuu löytämään uusia tapoja kulkea arjessa eteenpäin. Toisaalta esimerkiksi netti- ja vähittäistavarakaupan sekä terveydenhuollon aloilla rekrytointivolyymit ovat voimakkaassa kasvussa. Tässä blogissa käymme läpi, kuinka perehdytät vastapalkatut työntekijät onnistuneesti – etänäkin.
Esiperehdytys – lähtölaskenta ensimmäiseen työpäivään
Esiperehdytyksellä tarkoitetaan aikaa työsopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välillä. Se on toiminto, joka lähes aina toteutetaan pitkälti etänä, digitaalisessa ympäristössä. Vallitsevissa olosuhteissa esiperehdyksen tärkeys on korostunut.
Hyvään esiperehdytykseen investoiminen tuo mukanaan silminnähtäviä etuja:
- Lisää tehokkuutta. Uuteen työhön orientoituminen kestää aina jonkin aikaa. Tyypillisesti uudella työntekijällä kestääkin noin vuosi päästä täyteen potentiaaliinsa. Hyvin organisoitu esiperehdytys voi olla merkittävä apu, ja sen seurauksena uusi työntekijä pääsee nopeammin alkuun työssään.
- Korkeampi sitoutuneisuus. Tutkimuksen mukaan 28 prosenttia hakijoista otti vastaan työtarjouksen mutta jättäytyi pois ennen ensimmäistä työpäivää (Lähde: Robert Half). Esiperehdytys antaa mahdollisuuden uuden työntekijän nopeaan sitouttamiseen. Jos yrityksenne rekrytoi alalla, jossa osaajista käydään kovaa kilpailua, on tärkeää pitää kommunikaatiokanavat avoimina jo ennen töiden alkua. Hiljaisuus voi olla vaarallista, sillä tuona aikana hakijat saavat usein työtarjouksia myös kilpailijoilta.
4 askelta onnistuneeseen esiperehdytykseen:
1. Tarjoa kattava tietopaketti
Lähetä uudelle työntekijälle tietopaketti, joka sisältää:
- Yritysesittelyn
- Listan työsuhde-eduista
- Yrityksen kulttuurit ja rutiinit
- Käytännön tietoa, mm. ovikoodit, avaimet, parkkipaikat
- Tietoa työajoista ja lomista
- Sen, mitä odotatte työntekijältä sekä työn alkuun liittyviä tärkeitä päivämääriä
Lähetä kaikki tieto yhtenä pakettina. Vaihtoehtoisesti voit pilkkoa sen pienempiin osiin ja ripotella palaset esiperehdytysjakson varrelle.
2. Tekniset asiat kuntoon
Ensimmäinen työpäivä on usein pullollaan teknisten asioiden selvittelyä. Olisi tietenkin parempi, että päivä olisi pyhitetty uusiin kollegoihin tutustumiselle, eikä käytännön asioihin hukkumiselle. Lähetä uudelle työntekijälle lomake, jonka avulla hän voi ilmoittaa haluamansa työkoneen ja -puhelimen. Tarvikkeet on hyvä toimittaa hyvissä ajoin, jotta vastapalkattu ehtii ottaa ne käyttöön.
3. Lähetä kollegoiden terveiset
Anna tulevien kollegoiden nauhoittaa lyhyet videoterveiset, jotka voit ladata yrityksen intranetiin tai digitaaliseen perehdytysympäristöön. Uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, kun ensimmäisenä päivänä videopuheluyhteyden päässä odottaa joukko tuttuja kasvoja.
4. Tarjoa UKK
Kokoa yhteen UKK (Usein Kysytyt Kysymykset) ja lähetä se uudelle työntekijälle PDF:nä.
Perehdytys etänä – ensimmäinen työpäivä koittaa
Ennen epidemiaa työntekijän tulo työpaikalle teki selkeän eron perehdytyksen ja esiperehdytyksen välille. Nykytilanteessa raja on hämärtynyt, sillä monessa yrityksessä perehdytys hoidetaan kokonaan digitaalisesti.
Ensimmäisen puolivuotisen aikana työntekijä tekee päätöksen siitä, jääkö yrityksen leipiin vai ei. Perehdytyksen toteutuksella onkin suuri merkitys sen kannalta, kuinka sitoutunut henkilö on. Tulee kalliiksi joutua parin kuukauden jälkeen tekemään uutta rekrytointia. Hyvä perehdytys auttaakin takaamaan uuden työntekijän menestymisen ja viihtyvyyden uudella työpaikallaan.
Suurin ero ”tavallisen” ja etänä tapahtuvan perehdytyksen välillä on tietenkin sosiaalinen aspekti. Uusi työntekijä voi kokea olonsa hyvin yksinäiseksi, kun jää paitsi kahvihuoneessa rupattelulta tai after workeilta. Perehdytyksessä on siis tärkeää ottaa huomioon myös sosiaaliset haasteet.
4 vinkkiä onnistuneeseen perehdytykseen
1. Virtuaalilounas piristää ensimmäistä työpäivää
Onko teillä tapana käydä yhdessä lounaalla uuden kolleganne kanssa hänen ensimmäisenä työpäivänään? Älä anna etäisyyden laittaa kapuloita rattaisiin! Pitäkää yhteinen lounas Zoomin tai Skypen välityksellä ja tilatkaa noutoruokaa esimerkiksi Woltilla.
2. Luo virtuaalinen kahvihuone
Luo johonkin yrityksenne sisäiseen kommunikaatiokanavaan virtuaalinen kahvihuone, joka toimii samalla tavalla kuin fyysinen vastineensa: kahvihuoneessa väkeä tulee ja menee, rupattelee hetken mukavia ja palaa sitten omalle työpisteelleen. Vastapalkatun näkökulmasta virtuaalinen kahvihuone on hyvä tilaisuus tutustua työkavereihin.
3. Ota käyttöön kummiohjelma
Vanha kunnon kummisysteemi on entistäkin hyödyllisempi etätöissä. Yhdistä uusi työntekijä kokeneempaan kollegaan, joka toimii perehdytyskummina. Näin he voivat soitella tai viestitellä toisilleen esimerkiksi siitä, kuinka uudella työntekijällä on mennyt.
4. Kokoa vinkkikirjasto
Työskentely kokonaan etänä on monelle uutta, ja siksi työnantajan on annettava etätöissä pärjäämiseen riittävästi apua ja tukea. Googlaa ja kokoa yhteen lista hyödyllisistä artikkeleista ja oppaista, jotka opastavat sujuvaan etätyöarkeen. Jaa sitten lista työntekijöille, josta he voivat löytää tarvitsemaansa materiaalia.
Jokaisen yrityksen kohdalla on tärkeää saattaa uusi työntekijä mahdollisimman tuottavaksi mahdollisimman nopeasti. Hänen täytyy sopeutua uudelle työpaikalleen sekä sisäistää yrityksen kulttuuri ja tavoitteet toimiakseen osana sitä ja viihtyäkseen työssään.
