Att designa en rekryteringsprocess

Visserligen sägs det att varje rekrytering är unik, men för att effektivisera och säkra kvaliteten i rekryteringen behöver inte processen vara det.

Med en genomtänkt rekryteringsprocess kan du och ditt team lättare genomföra effektiva rekryteringar med hög kvalitet, leverera en bra kandidatupplevelse och ha ett välfungerande internt samarbete.

Rekryteringsprocessdesign

Rekryteringsprocessdesign handlar om att se över hur förloppet i en rekrytering ser ut, utvärdera vilka steg som ingår och att optimera hur saker fungerar i praktiken. Beroende på hur många tjänsten som behöver tillsättas årligen, vad för typ av tjänster det rör sig om och tillgång av lämpliga kandidater kan processerna anpassas utefter rollen. Det kan exempelvis handla om att effektivisera för volymrekryteringar eller hantera ansökningar för bristyrken. 

Oavsett vilken typ av rekrytering det rör sig om är det fyra områden som är viktiga att se över för att designa en rekryteringsprocess: Förarbetet, själva rekryteringen, det interna samarbetet och kandidatupplevelsen.

1. Förarbetet

De mest lyckade rekryteringarna grundar sig i ett faktiskt behov hos organisationen, där en tjänst fyller en funktion. Ett första steg i att ta fram en väldesignad rekryteringsprocess är därför att se över förarbetet och fastställa hur de interna processerna för en nyanställning går till. När det finns en tydligt satt plan att följa är det lättare att samarbeta internt, säkerställa att alla rekryteringar är genomtänkta och ha ett bra utgångläge för att arbeta mer effektivt.

• På vems initiativ sker en nyanställning och hur förankras rollen i resten av organisationen?  
• Hur tas tjänstens befattningsbeskrivning fram? Är det helt HR:s ansvar, eller sker det i samarbete med rekryterande chef och andra medarbetare? 
• Hur fastställs krav och vilka kompetenser som behövs? 

Tips! Ett arbetssätt som utgår från en kompetensbaserad rekryteringsmodell lägger stort fokus på just förarbetet och säkrar kvaliteten i anställningen. 

Upplägg för internkommunikation och ansvarsområden bör också ses över för hela rekryteringen så att alla parter är överens om form och genomförande.

2. Rekryteringen

Det centrala för att designa rekryteringsprocessen är självfallet flödet och tillvägagångssättet för en rekrytering. En process kan se mycket olika ut, med allt från att manuellt kvalificera kandidater baserat på innehåll i CV till att låta arbetspsykologiska tester sköta vidare urval. Gemensamt är att högen ansökningar systematiskt ska granskas för att gallra bland de som inte lever upp till skallkraven, identifiera de kandidater som är intressanta att inleda en dialog med och att avslutningsvis hitta en lämplig kandidat att erbjuda tjänsten.  

• Använd skallkrav och urvalsfrågor för att gallra bland sökande 
• Behövs det fler rekryterare, fler urvalsmetoder eller rentav bättre förankring i organisationen för att göra processen mer kvalitativ? 
• Vilka metoder använder du för att välja ut kandidater? Är verkligen CV-granskning bästa lösningen, eller kan det bytas ut mot kandidattester, arbetsprov eller en välstrukturerad intervju? 
• Vad krävs för just den här rollen och hur mäter vi det på bästa sätt?  

3. Det interna samarbetet

Det är sällan en tjänst tillsätts som inte har en närmsta chef. Att designa rekryteringsprocessen innebär att också ta hänsyn till rekryterande chefs insyn och påverkan under rekryteringen. Som del i förarbetet är det därför bra att tänka igenom hur det interna samarbetet ska se ut. Upplägg för internkommunikation och ansvarsområden bör också ses över för hela rekryteringen så att alla parter är överens om form och genomförande.

• När kommer rekryterande chef in i processen? Sker det under första intervjun, efter arbetsprov, för att kvalificera kandidater? 
• Ansvarsområden. Vem ansvarar för att informera kandidaten, ta upp kontakten, svara på frågor efter intervju etc. 

4. Kandidatupplevelsen

Tänk igenom hur kandidater upplever er rekryteringsprocess och vad för uppfattning de får om er som företag. Alla tjänar på en genomtänkt rekrytering med tydlig återkoppling och feedback.

• Hur möter ni kandidaten på karriärsida, annons och i personligt möte? 
• Vilken information får sökande, och när? 
• Vilken typ av återkoppling får kandidater?

Tips! Här kan du läsa mer om kandidatperspektivet på rekryteringsprocessen.

Sammanfattningsvis

Rekryteringsprocessdesign går ut på att tänka igenom de processer och flöden som används under en rekrytering. Det innebär att ha ett gediget förarbete och inom organisationen vara överens om ansvarsfördelning och kommunikation. Kandidatens perspektiv är viktig att ta hänsyn till, så se över vad som kommuniceras och hur. En genomtänkt rekryteringsprocess ger en smidigare rekrytering, mer nöjda rekryterande chefer och en bättre upplevelse hos de som söker jobb.