Time to hire – hva kan du gjøre for å redusere tiden?

«Time to hire» eller «tid til ansettelse» er en viktig KPI innen rekruttering. 
Men hva er det? Jeg definerer dette som tiden det tar fra det er besluttet å ansette en ny ressurs, til jobbtilbud er akseptert. Noen inkluderer også tiden det tar til kandidaten har sin første dag på jobb. Dette er egentlig en nært beslektet KPI, kalt «time to fill». Hvis du skal måle tallene fra din egen virksomhet mot tall i andre virksomheter, er det viktig at samme start og sluttpunkt er benyttet.

Vi har tidligere sett på grunner til å gjennomføre en rask rekrutteringsprosess. Jeg kan røpe at konklusjonen er: Ekstrem lønnsomhet!

Hvis du ikke har målt hvor lang tid en ansettelse tar i din virksomhet, kan du glede deg til du ser tallene. Uansett om de er gode eller dårlige, vil de gi deg verdifull informasjon. Flere rekrutteringsløsninger har muligheter til å ta ut rapporter med denne informasjonen. Her kan det være ulike definisjoner på når det er start og når det ser slutt for denne KPI-en. Vær litt nysgjerrig og finn ut hva som gjelder i rekrutteringsløsningen dere benytter.

En god start er å definere de ulike stegene i virksomhetens rekrutteringsprosess og lage en plan. Ulike stillinger har ulike prosesser. Det vil derfor være hensiktsmessig å dele inn grupper med tilhørende retningslinjer.

Figuren viser de vanlige stegene som skjer i rekrutteringsløsningen i blått og aktiviteter som gjerne skjer utenfor rekrutteringsløsningen i grått.

Det er nå mulig å estimere hva fornuftig tidsbruk i de ulike stillingsgruppene bør være.

Når du tar ut rapporter, bør du også dele inn i avdelinger. Da kan du se på stillingsgrupper og avdelinger for å få en oversikt over tidsbruken. Det kan også være åpne stillinger som for eksempel «Vi søker selgere», som er aktiv over lengre perioder. Slike sære tilfeller bør tas ut av statistikken og ikke å ødelegge gjennomsnitt for avdeling eller gruppe. Oppdager du at en avdeling har høyt snitt, se på enkeltstillinger. Det kan være at en stilling som er vanskelig å besette har ødelagt snittet.

Hva kan du gjøre for å redusere tiden?

Noen prosesser strekker ut i tid fordi det ikke kommer nok søkere. Da kan du vurdere om annonsen kan endres og om annonsen bør publiseres andre steder.

Les også: Finner jobbsøkerne dine stillingsannonser?

Anbefaling av kandidater fra ansatte (employee referral) kan være tidsbesparende. Dine ansatte har et stort nettverk som er verdifullt for deg. Gjør det tydelig for de ansatte i virksomheten at anbefaling av kandidater er høyt verdsatt. Her velger en del virksomheter å premiere tips som blir til ansettelse med et fristende kronebeløp. Andre fordeler med tips fra ansatte er at den ansatte føler hun bidrar ekstra til verdiskapning i virksomheten. Den som tipser legger hodet sitt på huggestabben, så kvaliteten på den som blir anbefalt er normalt høy.

Det skulle vært strengt forbudt å ikke vurdere hva som finnes av interne kandidater til hver rekrutteringsprosess. Intern rekruttering er utrolig lønnsomt. Den største verdien ligger i at ansatte opplever at de kan gjøre karriere i virksomheten. Det påvirker altså ikke bare de ansatte som blir forfremmet, det motiverer de rundt til å jobbe hardere for å få slike muligheter. Virksomheter som er flinke til dette, bruker det også i sin Employer Branding. Det er tiltrekkende for kandidater som vurderer om de skal søke jobb i virksomheten.

De andre fordelene med intern rekruttering er:

• Raskere i produksjon
• Mindre risiko

Det vil alltid lønne seg å sikre at man ansetter den rette. Kjører du en ekstern prosess, og måler interne kandidater opp mot de eksterne, vil du få bekreftet eller avkreftet dette. Det vil ta noe lengre tid, men ofte være verdt tidsbruken.

Ikke glem jobbsøkere fra tidligere prosesser i virksomheten. Mange rekrutteringsløsninger har gode søkemotorer som raskt finner aktuelle CV-er. Hva med alle kandidatene som har blitt nummer to i sluttspurten? Disse kandidatene har du allerede mye informasjon om, for å kvalifisere eller diskvalifisere. Også offentlige virksomheter kan utnytte denne muligheten. Det er helt greit å ta kontakt og avstemme med kandidaten. Så må hun søke stillingen for å bli tatt inn i prosessen.

Intervjuer tar mye tid. Før du inviterer ni jobbsøkere til intervju, er det lurt å ta en kort samtale på telefon med hver av dem. Da kan du avklare områder du er usikker på og kun invitere de som fortsatt er aktuelle etter denne samtalen. Mange timer spart. Eller hva med strukturerte videointervjuer hvor du spiller inn 2-3 spørsmål som sendes ut til de aktuelle kandidatene? Det gjør at du effektivt kan gjøre en siste grovsortering av et større utvalg kandidater før du avgjør hvilke som er mest relevante for intervju.

Nøkkelen til å redusere time to hire ligger i planleggingen av rekrutteringsprosessene. Samtidig med utarbeidelse av kravspesifikasjonen er det lurt å sette opp en tidsplan for prosessen. Når skal annonsen publiseres, når skal intervjuene gjennomføres og når er det ønskelig å få gitt et tilbud? Ved å booke tiden i de involvertes kalender har dere prioritert å bruke tid på prosessen og sikrer en god fremdrift. Tør du å kommunisere planlagt prosess med datoer for intervjuer etc til kandidatene vil de garantert bli imponerte. Kanskje øker også sjansen for at de faktisk kan stille på intervju på de planlagte datoene. I noen tilfeller er det kanskje nettopp denne profesjonaliteten som gjør at de aksepterer ditt tilbud framfor et fra en annen virksomhet.

Her ser du et enkelt forslag til en tidsplan for rekrutteringsprosessen:

Antall dager fra førstegangsintervju til avslag eller jobbtilbud bør være så kort som mulig. Det viser kandidatene at dette er en arbeidsplass med action, og minimerer risikoen for at den beste aksepterer et annet jobbtilbud. Når du forhandler med kandidaten du ønsker å ansette, husk å snakke om hvor snart vedkommende kan ha sin første arbeidsdag. Hvis det er viktig at hun starter snarlig, kan dere diskutere måter å løse dette på. Utrolig hva man kan få til. Én måned tidligere betyr én måned tidligere i lønnsom produksjon.

KPI-en «Time to hire» må ikke vektes så tungt at det går utover kvaliteten. Det hjelper fint lite om avdelingen din blir best i «Time to hire» samtidig som kulturen og bunnlinjen raseres. Hvis begge finalekandidaten er helt «OK», finnes et alternativ: Ikke ansette noen av dem. Selv om det svir å innrømme, er det kanskje det mest lønnsomme alternativet.

Hva er den største tidstyven i dine rekrutteringsprosesser?