Hva er referansesjekk og hva er hensikten med å sjekke referanser?
Referansesjekk i en rekrutteringsprosess innebærer at den som er ansvarlig for rekrutteringen kontakter og stiller spørsmål til personer som kan gi pålitelig informasjon om kandidaten, for eksempel tidligere ledere eller kolleger. Hensikten med referansesjekken er å:
- Kontrollere informasjonen som har kommet frem i de andre stegene av utvelgelsen.
- Supplere opplysninger som allerede er innsamlet, for å få et enda klarere bilde av kandidaten.
Ved å stille spørsmål til andre enn kandidaten selv, kan du få ny innsikt i kandidatens verdier, arbeidsinnsats, utviklingsområder og egenskaper. Denne innsikten kan også brukes som grunnlag for en vellykket onboarding av den nye medarbeideren.
Hvem kan være referanse?
En referanse er noen som kan bekrefte eller supplere opplysningene du allerede har om kandidaten. Ulike roller kan gi ulike perspektiver og det er derfor bra, så langt det er mulig, å be om flere referanser som har jobbet med kandidaten fra ulike stillinger.
Her er en liste over ulike typer referanser og hvilke typer informasjon de kan gi deg:
Leder, veileder, prosjektleder:
Tidligere ledere eller veiledere er ofte godt egnet som referanser, spesielt hvis de har jobbet relativt tett med kandidaten. Da kan de ofte både bekrefte og supplere opplysningene om kandidatens erfaring, kvalifikasjoner, egenskaper og jobbutførelse. Dersom kandidaten har hatt en lederstilling, kan det være av verdi å kontakte en mellomleder eller kollega som har rapportert til kandidaten.
Kollega:
En kollega av kandidaten kan også ofte bekrefte og supplere opplysningene om kandidatens kvalifikasjoner, egenskaper og jobbutførelse, men fra et annet perspektiv enn en leder. Kollegaen kan ofte gi konkrete eksempler på hvordan kandidaten har opptrådt i ulike arbeidssituasjoner. På den måten kan du se kompetansene i en kontekst som er verdifull!
Kunde:
En ekstern person, for eksempel en av kandidatens tidligere oppdragsgivere, kan bidra med et eksternt perspektiv og innsikt når det gjelder for eksempel kundeservice, samarbeidsevne, besluttsomhet og initiativ.
Lærer, rektor, studieveileder:
For en nyutdannet på arbeidsmarkedet med begrenset eller ingen arbeidserfaring, kan en tidligere lærer eller mentor bidra som referanse for å bekrefte kandidatens egenskaper og jobbprestasjon.
Venn eller annen personlig referanse:
I tillegg til en lærer, rektor eller studieveileder, kan en nyutdannet uten arbeidserfaring gi en personlig referanse. En venn eller annen personlig referanse kan bekrefte og supplere informasjon om kandidatens egenskaper, men gir ikke utdypende informasjon om faglig kompetanse.
Les også: Er du tøff nok til å være en referanse?
Hva bør du huske på når du ber kandidaten velge referanser?
Oppmuntre kandidaten til å angi referanser som representerer flere ulike organisatoriske perspektiver og nivåer. En kombinasjon av noen av rollene ovenfor er en god målsetning.
Husk at referansene skal ha jobbet med kandidaten de siste fem årene. Dersom det har gått lang tid, synker gyldigheten av referansen, da svarene ikke nødvendigvis reflekterer kandidatens nåværende arbeidsinnsats og egenskaper.
Understrek overfor kandidaten hvor viktig det er å informere referansene om at de vil bli kontaktet og hvem som skal gjøre det.
Hvor mange referanser bør du kontakte?
Så mange som mulig, jo flere referanser jo bedre, sier forskningen ifølge førsteamanuensis og forsker ved Stockholms universitet, Anders Sjöberg. Påliteligheten øker med antall referansesjekker, ettersom du da får flere målepunkter å ta utgangspunkt i. Det vil være lettere å se mønstre i svarene du får fra referansen, og konklusjonene vil derfor være velbegrunnet.
Vårt bilde er at bransjestandarden er å ta to referanser per kandidat, sannsynligvis fordi det vil være for tidkrevende å ta mer enn det med tradisjonell referansetaking over telefon. Fra dette aspektet har digital referansetaking en klar fordel. Du kan ta mange referanser uten at det tar mer av din arbeidstid.
Hvordan kan du gjennomføre en referansesjekk?
Referansesjekker i rekrutteringsprosesser kan utføres på flere ulike måter, og metodene har fordeler og ulemper.
Telefonsamtaler:
Tradisjonelt har referansesjekker primært foregått over telefon mellom rekrutteringsansvarlig og referansen. Mange ser fordelene med å kunne stille spontane spørsmål underveis i samtalen og å kunne «lese mellom linjene». Samtidig er det nettopp dette som bidrar til at metoden ofte har lav validitet. Som rekrutteringsansvarlig er det enkelt å stille spørsmål og oppfølgingsspørsmål basert på magefølelse. Spørsmålene til referansene vil derfor variere og svarene vil være vanskelige å sammenligne. I tillegg setter kognitiv skjevhet inn når rekruttereren tolker referanseresponsen under intervjuet og danner sitt eget bilde av det som blir sagt.
Attest:
En attest er for eksempel en tekst skrevet av en tidligere leder av kandidaten. Teksten beskriver kandidatens oppdrag, arbeidsinnsats, egenskaper etc. Attester er ofte noe kandidaten har samlet inn i forbindelse med at han eller hun har avsluttet tidligere arbeidsforhold, snarere enn noe rekrutteringsansvarlig ber referansene om. Innholdet i attesten kan forsterke eller utfylle bildet du allerede har mottatt av kandidaten. Ulempen er at informasjonen er begrenset og at den ikke alltid svarer på spørsmål knyttet til kravprofilen. En annen ulempe å huske på er risikoen for juks. Ettersom du ikke selv kontakter referansen, men mottar attesten fra kandidaten, kan det være vanskelig å vurdere gyldigheten av innholdet.
Programvare for digital referansesjekk:
I dag finnes det tjenester som kan utføre referansesjekker digitalt. Spørreskjema sendes til referansene, som besvarer dem via datamaskinen eller mobiltelefonen. Fordelene med digital referansetaking er at prosessen blir effektiv, standardisert med høyere validitet og uten kognitiv skjevhet. Du kan nøye avveie hvilke spørsmål som er relevante å stille ut fra kravprofilen, og svarene fra ulike referanser blir lettere å sammenligne fordi alle får de samme spørsmålene. I tillegg kan du ta flere referanser uten at det tar mer av arbeidstiden din, noe som øker påliteligheten. En mulig ulempe er å ikke kunne stille spontane oppfølgingsspørsmål. Dette kan imidlertid ofte omgås ved å formulere spørreskjemaer med spørsmål som ber referansen om å utdype deres begrunnelse slik at man kan få et så utfyllende bilde av kandidaten som mulig.
En kombinasjon av metodene ovenfor kan noen ganger være det som trengs!
Det er også viktig å påpeke at de ulike metodene ikke utelukker hverandre, men fungerer godt sammen. Hvis du for eksempel føler at et svar du har mottatt via digital referansesjekk er utilstrekkelig eller tvetydig og har behov for supplering, kan det være lurt å ringe referansen også.
Les også: Helt ærlig, er det bare tull å bruke tid på referansesjekk?
Når bør du utføre referansesjekken?
Det finnes ikke noe universelt svar på når det er best å utføre referansesjekken. Vi ser at mange kontakter referanser på slutten av rekrutteringsprosessen og at det fungerer bra. Det er imidlertid viktig å ikke plassere referansesjekken som et siste skritt av gammel vane, men i stedet vurdere hvor referansetakingen er best egnet i hvert enkelt tilfelle.
Kanskje du skal rekruttere kandidater med begrenset eller ingen arbeidserfaring og vil bruke referansen til å luke ut kandidater som ikke samsvarer med kravprofilen, i stedet for å velge en kandidat fra øverste hylle. Da kan det være en fordel å plassere referansetakingen i begynnelsen av prosessen.
Hvordan oppdager jeg juks og hvordan vet jeg om en referanse er ekte?
Dessverre forekommer juks i rekrutteringsprosesser. Hvor ofte dette skjer er selvfølgelig vanskelig å si, men i en undersøkelse fra Stockholms Handelskammare oppga 60 prosent av rekrutteringsansvarlige at de på et tidspunkt hadde opplevd at kandidater ga feil informasjon. Referansesjekken er en viktig del av å kontrollere informasjonen kandidaten gir. Men hvordan vet du da at referansen er ekte? Hvis du føler deg usikker på en referanse, kan litt detektivarbeid være nok til å oppklare spørsmålene du har:
- Undersøk referansens kontaktinformasjon. Er e-postadressen knyttet til en jobb-e-post? Hvis ja, hvilket selskap er e-postadressen knyttet til?
- Kjenner du ikke igjen bedriften, så google firmanavnet og se om du finner virksomhetsinformasjon, virksomhetens nettside og virksomhetens kontoer på sosiale medier.
- Søk på referansens navn og telefonnummer for å se om personen dukker opp på virksomnhetens nåværende nettside eller i andre faglige sammenhenger.
Når du bruker digital referansesjekk, kan du i enkelte systemer automatisk bli varslet om mistanke om svindel hvis to eller flere referanser svarer fra samme IP-adresse. Dette betyr imidlertid ikke nødvendigvis at det faktisk foreligger svindel. Du vil derfor også kunne få forslag til tiltak slik at du kan vurdere risikoen i den aktuelle saken.
