Den store guide til referencetjek i rekrutteringsprocessen

Hvad er referencetjek (eller referencetagning), og hvad er formålet med at tage referencer?

Referencetjek i en rekrutteringsproces betyder, at den rekrutteringsansvarlige kontakter og stiller spørgsmål til personer, der kan give pålidelig information om kandidaten, for eksempel tidligere ledere eller kolleger. Formålet med referencetjekket er at:

1. Kontrollere de oplysninger, der er kommet frem i de andre udvælgelsestrin.
   
   
2. Supplere oplysninger, der allerede er indsamlet for at få et endnu klarere billede af kandidaten.

Ved at stille spørgsmål til andre end kandidaten selv, kan du få ny indsigt i kandidatens værdier, arbejdsindsats, udviklingsområder og egenskaber. Disse indsigter kan også tjene som grundlag for en vellykket onboarding af den nye medarbejder.

Hvem kan være reference?

En reference er en person, der kan bekræfte eller supplere de oplysninger, du allerede har om kandidaten. Forskellige roller kan give forskellige perspektiver, og det er derfor godt, så vidt det er muligt, at spørge flere referencer, der har arbejdet sammen med kandidaten fra forskellige stillinger.

Her er en liste over forskellige typer referencer, og hvilke typer oplysninger de kan give dig:  

Leder, supervisor, projektleder:

Tidligere ledere eller supervisorer er ofte velegnede som referencer, især hvis de har arbejdet relativt tæt på kandidaten. Så kan de ofte både bekræfte og supplere oplysningerne om kandidatens erfaringer, kvalifikationer, kvaliteter og jobpræstation. Hvis kandidaten har haft en lederstilling, kan det være af værdi at kontakte en mellemleder eller kollega, der har rapporteret til kandidaten.

Kollega:

En kollega til kandidaten kan også ofte bekræfte og supplere oplysningerne om kandidatens kvalifikationer, kvaliteter og jobpræstationer, men fra et andet perspektiv end en leder. Kollegaen kan ofte give konkrete eksempler på, hvordan kandidaten har ageret i forskellige arbejdssituationer. På den måde kan du se kompetencerne i en sammenhæng, som er værdifuld!

Kunde:

En ekstern person, for eksempel en af kandidatens tidligere kunder, kan bidrage med et udefrakommende perspektiv og indsigter vedrørende for eksempel kundeservice, samarbejdsevne, beslutsomhed og initiativ.

Lærer, rektor, studievejleder:

For en kandidat, der er ny på arbejdsmarkedet med begrænset eller ingen erhvervserfaring, kan en tidligere lærer eller mentor tjene som reference til at bekræfte kandidatens egenskaber og arbejdspræstationer.

Ven eller anden personlig reference:

Ud over en lærer, rektor eller studievejleder kan en kandidat, der ikke har nogen erhvervserfaring, angive en personlig reference. En ven eller anden personlig reference kan bekræfte og supplere oplysninger om kandidatens egenskaber, men ikke give indgående information om faglige kompetencer.

Hvad skal jeg huske på, når jeg beder kandidaten om at vælge referencer?

Tilskynd kandidaten til at angive referencer, der repræsenterer flere forskellige organisatoriske perspektiver og niveauer. En kombination af nogle af rollerne ovenfor er en god målsætning.

Husk, at referencerne skal have arbejdet med kandidaten over de seneste fem år. Hvis der er gået lang tid, daler referencens validitet, da besvarelserne ikke nødvendigvis afspejler kandidatens aktuelle arbejdsindsats og egenskaber.

Understreg over for kandidaten, hvor vigtigt det er at informere referencerne om, at de vil blive kontaktet, og hvem der vil gøre det.

Hvor mange referencer skal jeg kontakte?

Så mange som muligt, jo flere referencer jo bedre, siger forskningen ifølge lektor og forsker ved Stockholms Universitet, Anders Sjöberg. Pålideligheden øges med antallet af referencetagninger, da du så får flere målepunkter at gå ud fra. Det bliver nemmere at se mønstre i de svar, du får fra referencetagningen, og konklusionerne vil derfor være velunderbyggede.

Vores billede er, at branchestandarden er at tage to referencer pr. kandidat, sandsynligvis fordi det vil være alt for tidskrævende at tage mere end det med traditionel referencetagning over telefonen. Ud fra dette aspekt har digital referencetagning en klar fordel. Du kan tage mange referencer, uden at det tager mere af din arbejdstid.

Hvordan kan jeg gennemføre et referencetjek?

Referencetjek i rekrutteringsprocesser kan udføres på flere forskellige måder, og metoderne har fordele og ulemper.

Telefonsamtaler:

Traditionelt er referencetjek primært foregået over telefonen mellem den rekrutteringsansvarlige og referencen. Mange ser fordelene ved at kunne stille spontane spørgsmål under samtalen og at kunne "læse mellem linjerne". Samtidig er det netop dette, der er medvirkende til, at metoden ofte har lav validitet. Som rekrutteringsansvarlig er det nemt at stille spørgsmål og opfølgende spørgsmål ud fra mavefornemmelse. Spørgsmålene til referencerne vil derfor variere, og svarene vil være vanskelige at sammenligne. Derudover sætter kognitiv bias ind, når rekrutteringspersonen tolker referencens svar i løbet af samtalen og danner sit eget billede af, hvad der bliver sagt.

Skriftligt anbefalingsbrev:

Et anbefalingsbrev er en tekst skrevet af for eksempel en tidligere leder til kandidaten. Teksten beskriver kandidatens opgaver, arbejdsindsats, egenskaber mv. Anbefalingsbreve er ofte noget, som kandidaten har samlet i forbindelse med, at han eller hun har afsluttet tidligere ansættelser, snarere end noget som den rekrutteringsansvarlige beder referencerne om. Brevets indhold kan styrke eller supplere det billede, du allerede har fået af kandidaten. Ulempen er, at oplysningerne er begrænsede, og at de ikke altid besvarer spørgsmål relateret til kravprofilen. En anden ulempe, du skal huske, er risikoen for snyd. Da du ikke selv kontakter referencen, men modtager anbefalingsbrevet fra kandidaten, kan det være svært at vurdere gyldigheden af indholdet.

Software til digitalt referencetjek:

I dag findes der tjenester, der kan udføre referencetjek digitalt. Spørgeskemaer sendes til referencerne, som besvarer dem via deres computer eller mobiltelefon. Fordelene ved digital referencetagning er, at processen bliver effektiv, standardiseret med en højere validitet og uden kognitiv bias. Du kan lave en nøje afvejning af, hvilke spørgsmål der er relevante at stille ud fra kravprofilen, og svarene fra forskellige referencer bliver nemmere at sammenligne, fordi alle får de samme spørgsmål. Derudover kan du tage flere referencer, uden at det tager mere af din arbejdstid, hvilket øger pålideligheden. En mulig ulempe er ikke at kunne stille spontane opfølgende spørgsmål. Dette kan dog ofte omgås ved at formulere spørgeskemaer med spørgsmål, der beder referencen om at uddybe deres ræsonnement, for at du kan få et så omfattende billede af kandidaten som muligt.

En kombination af ovenstående metoder kan nogle gange være det, der er brug for!

Det er også vigtigt at pointere, at de forskellige metoder ikke udelukker hinanden, men fungerer godt sammen. Føler du for eksempel, at et svar, du har modtaget via digital referencetagning, er utilstrækkeligt eller tvetydigt og har behov for supplering, kan det være en god idé også at ringe til referencen.

Hvornår skal jeg udføre referencetjekket?

Der er ikke noget universelt svar på, hvornår det er bedst at udføre referencetagningen. Vi ser, at mange kontakter referencer i slutningen af rekrutteringsprocessen, og at det fungerer godt. Det er dog vigtigt ikke at placere referencetagningen som et sidste trin af gammel vane, men derimod vurdere, hvor referencetagningen er bedst egnet i hvert enkelt tilfælde.

Måske skal du rekruttere kandidater med begrænset eller ingen erhvervserfaring og vil bruge referencetagningen til at frasortere kandidater, der ikke matcher kravprofilen, frem for at udvælge en kandidat i toppen. Så kan det være en fordel at placere referencetagningen i begyndelsen af processen.

Hvordan opdager jeg snyd, og hvordan ved jeg, om en reference er ægte?

Desværre forekommer der snyd i rekrutteringsprocesser. Hvor ofte det sker, er selvfølgelig svært at sige, men i en undersøgelse fra Stockholms Handelskammare oplyste 60 % af de adspurgte rekrutteringsansvarlige, at de på et eller andet tidspunkt havde oplevet, at kandidater opgav forkerte oplysninger. Referencetjekket er en vigtig del af kontrollen af de oplysninger, kandidaten giver. Men hvordan ved du så, at referencen er ægte? Hvis du føler dig usikker på en reference, kan lidt detektivarbejde være nok til at opklare de spørgsmål, du har:

• Undersøg referencens kontaktoplysninger. Er e-mailadressen knyttet til en arbejdsmail? Hvis ja, hvilket firma er e-mailadressen knyttet til?

  
  

• Hvis du ikke genkender virksomheden, så google virksomhedsnavnet og se om du kan finde virksomhedsoplysninger, virksomhedens hjemmeside og virksomhedens konti på sociale medier.

  
  

• Søg på referencens navn og telefonnummer for at se, om personen optræder på virksomhedens aktuelle hjemmeside eller i andre professionelle sammenhænge.

Når du bruger digital referencetagning, kan du i nogle systemer automatisk blive advaret om mistanke om svindel, hvis to eller flere referencer svarer fra den samme IP-adresse. Det betyder dog ikke nødvendigvis, at der rent faktisk er tale om snyd. Du vil derfor også kunne modtage forslag til tiltag, så du kan vurdere risikoen i den aktuelle sag.

Hvilke spørgsmål skal du stille i et referencetjek? 

Download vores [Skabelon] til referencetjek og sørg for at stille de rigtige spørgsmål under et referencetjek, så du kan komme i mål med din rekruttering.