Fire utfordringer ved implementering av et onboardingssystem

– og hvordan du løser dem

Det finnes flere utfordringer når tiden er inne for å implementere et onboardingssystem – men den gode nyheten er at du kan overvinne dem!
I denne artikkelen får du blant annet innsikt i hvordan du håndterer endringer, produserer riktig innhold og forventninger til et onboardingssystem.

Utfordring 1: Vanskeligheten med å presse gjennom en endring

Endring er generelt noe vi mennesker ofte prøver å unngå. Vi er vanedyr, så enkelt er det. Det er viktig å være bevisst på det og ha respekt og forståelse for HR-medarbeiderne som er de som skal lære systemet og bruke det i arbeidshverdagen.

Motstanden mot en endring vil alltid være større blant de som ikke har vært med på å ta beslutningen om endringen.

Løsninger:

• Informer tidlig om hvorfor endringen skjer og hvordan den vil skje.
• Få beslutningstakere til å føle seg involvert i prosessen.
• Jo flere man kan involvere og få innspill fra underveis i prosessen, jo bedre.
• Skap prosesser for å sikre at alle medarbeidere får samme sjanse til å delta.
• Alles idéer er viktige for å optimalisere prosessene.

Utfordring 2: Produsér riktig innhold

Virksomheten din kan være stor eller veldig liten. Nyansatte kan ha ulike behov og prosessene deres må da utformes på ulike måter. Når du bygger en onboardingsportal, kan den ikke bygges kun av HR.

Løsninger:

• Utvid innholdet og ta imot innspill fra ulike deler av organisasjonen. Påse at du ikke går glipp av viktig informasjon som er sentral for dine ansatte.
• Sørg for riktig timing. Hva hører hjemme hvor? Hva bør finnes tilgjengelig før første arbeidsdag? Og hvilken informasjon hører hjemme i den nyansattes første uke eller måned?
• Få hjelp av nyansatte og ikke vær redd for å prøve deg frem og gjøre endringer.

Les også: Guiden til god onboarding: 15 tips for en vellykket førsteuke

Utfordring 3: Et onboardingssystem løser ikke alle onboarding-problemer

Mange tenker kanskje at så snart et verktøy er på plass og fylt med passende innhold, så er jobben gjort. Tro oss, uten et godt onboardingssystem er det vanskelig å skape en virkelig god onboardingsreise for de ansatte – men selvfølgelig er det slik at alle systemer krever administrasjon og vedlikehold.

• Analysér data for å utvikle og optimalisere prosessene.
• Utvikle onboardingen i samme tempo som virksomheten din.
• En digitalisert onboarding gir nyansatte de samme mulighetene.

Finn ut hva som kommer til å løses gjennom ulike automatiseringer og hva som vil kreve manuelt arbeid, slik at forventningene er på rett plass.

Les også: 5 fordeler med HR-automatisering og digital onboarding

En systematisert onboarding frigjør tid til menneskelig kontakt. 

Utfordring 4: Ikke mist den menneskelige kontakten

Ved innføring av systemstøtte for onboarding kan enkelte HR-medarbeidere være bekymret for at den digitale kontakten skal ta overhånd og at den mellommenneskelige kontakten vil avta. Men det er faktisk ingenting å bekymre seg for. En systemstøtte viser seg i stedet å frigjøre tid, ikke minst til de viktige menneskelige kontaktpunktene.

• En systematisert onboarding frigjør tid til menneskelig kontakt. Systemet påminner, automatiserer og løser mye av det administrative arbeidet som tidligere krevde manuelt arbeid fra HR.
• Automatiserte e-poster (med mer) gjør at ansatte føler seg sett.
• Adgangskort, introduksjonsdager, påminnelser til ledere og andre interne oppgaver håndteres av et godt system med utsendelser til riktig tid.