Det finns flera utmaningar när det är dags för er att implementera ett onboardingsystem - men de goda nyheterna är att det går att övervinna dem!
I den här artikeln får ni insikter kring bland annat hur ni hanterar förändringar, tar fram rätt innehåll och rimliga förväntningar på ett onboardingsystem.
UTMANING 1: Svårigheten i att driva igenom en förändring
Förändringar är allmänhet någonting som vi människor ofta försöker undvika. Vi är vanedjur, så enkelt är det. Det gäller att vara medveten om det och ha respekt och förståelse för de HR-medarbetare som är de som ska lära sig systemet och kontinuerligt arbeta i det.
Motståndet till en förändring kommer alltid att vara större hos de som inte har varit med och fattat beslutet om förändringen.
Lösningar:
- Informera tidigt om varför förändringen sker och hur det kommer att ske.
- Få beslutsfattare att känna sig delaktiga i processen.
- Ju fler du kan involvera och få input av under processen, desto bättre.
- Skapa processer för att säkerställa att alla medarbetare får samma chans till att delta.
- Allas idéer är viktiga för att optimera just era processer.
UTMANING 2: Ta fram rätt innehåll
Er organisation kan vara stor, eller väldigt liten. Nyanställda kan ha olika behov och deras processer behöver då utformas på olika sätt. När man bygger en onboardingportal kan den inte byggas endast av HR.
Lösningar:
- Bredda innehållet och ta input från olika delar av organisationen. Se till att inte missa viktig information som är central för medarbetarna.
- Se till att ha rätt timing. Vad hör hemma Vad ska läggas innan jobbstart? Och vilken information hör hemma under första veckan respektive första månaden?
- Ta hjälp av nya medarbetare och var inte rädda för att testa er fram och göra ändringar.
UTMANING 3: Ett onboardingsystem löser inte alla onboardingproblem
Många kanske tänker att så fort ett verktyg är på plats och fyllt med passande innehåll så är jobbet klart. Tro oss, vi förespråkar ett bra onboardingsystem, för utan det är det svårt att skapa en riktigt bra onboardingresa för sina medarbetare – men visst är det så att alla system kräver sin administration och sitt underhåll.
- Analysera data för att utveckla och optimera processerna.
- Utveckla er onboarding i samma takt som er verksamhet
- En digitaliserad onboarding ger nya medarbetare samma möjligheter
Ta reda på vad som kommer att lösas genom diverse automatiseringar och vad som kommer att kräva er manuella handpåläggning, så att förväntningar är på rätt plats.
En systematiserad onboarding frigör tid för mänsklig kontakt.
UTMANING 4: Att inte förlora den mänskliga kontakten
När man inför ett systemstöd för onboarding kan vissa HR-medarbetare känna oro för att den digitala kontakten ska ta överhand och att den mellanmänskliga kontakten ska minska. Men det är faktiskt ingenting att vara orolig för. Ett systemstöd visar sig istället frigöra tid, inte minst för de viktiga mänskliga kontaktytorna.
- En systematiserad onboarding frigör tid för mänsklig kontakt. Systemet påminner, automatiserar och löser mycket av det administrativa arbete som tidigare krävde handpåläggning av HR.
- Automatiserade mail (med mera) gör att medarbetare känner sig sedda
- Passerkort, introduktionsdagar, påminnelser till cheferna och andra interna uppgifter hanterar ett bra system med utskick i rätt tid.
Vill du höra mer om att investera i ett onboardingsystem? I vårt webinar med Annelie Wistedt, Customer Success Manager på Talentech, pratar hon mer om vad du ska tänka på när du ska investera i ett onboardingsystem.
Här hittar du webinaret! Hon ger 5 fokusområden vid implementeringen av ett onboardingsystem och intervjuar Maria Lyly Corlin från FM Mattsson Mora Group kring implementationen av deras onboardingsystem.
