82 spørsmål dine nyansatte kunne ønske du besvarte

Vi vet at riktig onboarding kan øke både produktiviteten og retention-raten til nye ansatte med over 50 % (Urban Bound).

Likevel er det så mye som en tredjedel av alle bedrifter som gjør det feil. Og en femtedel gjør det faktisk så dårlig at de nyansatte ombestemmer seg – før de engang har begynt.

Som en konsekvens føler de nyansatte seg utrygge og forvirret, i stedet for motiverte, verdsatte og trygge. Hodene deres blir fylt med ubesvarte spørsmål.

Dette er det viktig å unngå, siden ubesvarte spørsmål kan lede til to ting:

For det første kan det føre til at de nyansatte ikke får vite det de trenger å vite for raskt å kunne tilføre bedriften verdi. Dette gjør seg synlig i at 49 % av alle nyansatte som ikke oppnår sine første prestasjonsmål, aldri har vært gjennom en formell onboarding-prosess.

For det andre kan det føre til at de nyansatte ikke føler seg ivaretatt. Og dermed begynner tvilen å slå rot: Er det egentlig her jeg vil jobbe? Kommer jeg til å få støtte til å utvikle meg? I disse ubesvarte spørsmålene ligger nok mye av grunnen til at en tredjedel av alle nye ansatte slutter i løpet av det første halvåret i ny jobb.

Ubesvarte spørsmål fra nye ansatte er rett og slett din verste fiende dersom du vil ha fornøyde, produktive og motiverte medarbeidere.

Så la oss se nærmere på hvilke spørsmål du bør besvare.

Emne 1: Hvordan kommer første dag på jobb til å se ut?

Selv nyansatte med lang jobberfaring er nervøse for første dag på jobb. Onboarding-programmet ditt burde derfor inkludere praktisk informasjon om første dag på jobb, så den nyansatte kan senke skuldrene.

1. Når skal jeg møte opp?
2. Hvor skal jeg møte opp?
3. Trenger jeg nøkkel for å komme inn i bygget?
4. Er det noen som venter på meg?
5. Hvem tar jeg kontakt med om noe skulle skje og jeg kommer for sent?
6. Er det parkering på området?
7. Er det noen kleskode på arbeidsplassen?
8. Hva må jeg ha med?
9. Hva skal jeg gjøre den første dagen?
10. Skal jeg ha med egen lunsj?

Disse spørsmålene høres kanskje ubetydelige ut, men de påvirker hvordan den nyansatte føler seg på sin første dag – når tonen settes for resten av arbeidsforholdet.

Emne 2: Hvordan fungerer alt det praktiske?

Å forstå prosedyrer, retningslinjer og andre praktiske ting i bedriften er kanskje ikke den mest spennende delen av det å starte i ny jobb. Det er likevel noe av det viktigste.

Faktisk rangerer nesten 75 % av alle nyansatte det å gjennomgå bedriftens retningslinjer som en av de viktigste oppgavene under onboardingen. Omvisning, tilgang på nødvendig utstyr og gjennomgang av prosedyrer kommer like bak med nesten 60 %.

Onboarding-programmet deres bør derfor besvare spørsmål som:

11. Når og hvordan får jeg betalt?
12. Hvilke utgifter dekker bedriften, og hvordan går man frem?
13. Hvilke goder får jeg?
14. Hvordan fungerer ferieavviklingen?
15. Hvor lenge i forveien må jeg melde fra om ferie?
16. Hvordan er prosedyren ved sykdom?
17. Kan jeg jobbe hjemmefra innimellom?
18. Får jeg laptop, og kan jeg ta den med hjem?
19. Er det lov å svare private e-poster og telefoner i arbeidstiden?
20. Hvordan logger jeg på internett og intranettet?
21. Hva er e-postadressen min?
22. Hvor finner jeg kollegers e-postadresser?
23. Skal jeg bruke en spesiell signatur i e-poster?
24. Hva burde jeg skrive på LinkedIn-profilen min?
25. Kan jeg snakke om jobben i sosiale medier?
26. Når kan jeg ta pauser – og hvor lenge?
27. Kan jeg spise når jeg vil?
28. Kan jeg spise ved skrivebordet mitt?
29. Kan jeg forlate arbeidsplassen for å spise?
30. Hva er felles på kjøkkenet?

En ansatthåndbok – noe 28 % av alle HR-medarbeidere mener bør oppdateres – kan være en super måte å kommunisere dette på.

Emne 3: Hvordan passer jeg inn i det store bildet?

Simon Sineks berømte TED-talk, How great leaders inspire action, handler om viktigheten av å kjenne meningen med sin egen jobb. Når arbeidstakere forstår og anerkjenner hvorfor jobben de gjør teller, blir de ifølge Sinek også mer motiverte til å gjøre det bra.

For å inspirere de ansatte til å bli gladere, mer motiverte og mer produktive, burde du derfor besvare disse spørsmålene:

31. Hvordan ble bedriften til?
32. Hvilke mål har bedriften?
33. Hvilke utfordringer har bedriften?
34. Hvordan relaterer min jobb seg til bedriftens mål?
35. Hvorfor er jobben jeg gjør viktig?

Onboarding-programmet burde fortelle de nyansatte om bedriftens strategiske prioriteringer og utfordringer, og forklare hvordan deres rolle knyttes til dette. På den måten kan de inspireres til å nå bedriftens felles mål og forstå hvordan de personlig kan bidra.

Emne 4: Hva forventes av meg?

Uansett om de kommer til bedriften din som praktikanter, nyutdannede eller erfarne ledere, ønsker alle nyansatte å bidra positivt. De vil vite hva som er forventet av dem, slik at de kan møte – eller helst overgå – disse forventningene.

76 % av alle nyansatte synes derfor at opplæring i arbeidsoppgaver er den aller viktigste delen av onboardingen. De vil gjøre en god jobb så raskt som mulig, og det er ditt ansvar å hjelpe dem i gang. Besvar derfor spørsmål som:

36. Hvor mye opplæring får jeg?
37. Hva er de månedlige, kvartalsmessige og årlige prestasjonsmålene mine?
38. Hvordan blir prestasjon målt?
39. Hvem må jeg imponere?
40. Når de fleste ansatte målene sine?
41. Hvilken bakgrunn har andre nyansatte?
42. Hva skjer hvis jeg ikke når målene mine?
43. Hvor kan jeg be om hjelp hvis jeg trenger det?
44. Er jeg involvert i å sette egne prestasjonsmål?
45. Hva ville vært eksepsjonell prestasjon?
46. Hva skjer hvis jeg presterer eksepsjonelt?
47. Er det noen uskrevne mål?
48. Hvordan kan jeg levere over all forventning?

Noe av det viktigste du kan gjøre under onboardingen er å vise de nye hvordan suksess ser ut, og deretter utruste dem til å oppnå det.

Emne 5: Hvem kan jeg snakke med?

Nyansatte må få svar på tre nøkkelspørsmål:

49. Hvem kan jeg prate med hvis jeg har spørsmål om jobben eller bedriften?
50. Hvem kan jeg prate med hvis jeg opplever problemer?
51. Hvem kan jeg prate med hvis jeg får en kul idé som ligger utenfor min formelle stilling?

Onboarding-programmet burde fortelle nyansatte hvordan de kan ta tak i ideer, tanker, spørsmål og bekymringer. Mentorprogram, anonyme rapporteringssystemer og idébanker kan være gode hjelpemidler for dette.

På den måten kan du gi de ansatte bedre og flere muligheter til å uttrykke seg – og fordi de stoler på at du verdsetter meningene og ideene deres, føler de seg sett, hørt og verdsatt.

Dette er også et stort pluss for større selskaper. Hvis de ansatte føler at de kan komme til deg med bekymringer og utfordringer, kan du ta tak i situasjonen før den blir til et problem.

Samtidig legger du til rette for en kreativ kultur med felles problemløsing. Når det legges til rette for at ansatte kan bidra på tvers av formelle stillingsbeskrivelser, blir organisasjonen mer fleksibel og menneskene mer kreative og mottakelige for endring. Dette er igjen selve kjernen i HR-arbeidet.

Emne 6: Kommer jeg til å få venner?

Selv de mest erfarne ansatte stiller seg dette spørsmålet, selv om de kanskje ikke innrømmer det. Faktisk er det slik at hele 70 % av alle ansatte vurderer det å ha venner på jobb som det viktigste for å trives på arbeidsplassen. Og en ansatt som trives på jobb, leverer også bedre.

For å betrygge dine nye ansatte, bør du derfor besvare spørsmål som:

52. Er det noen som er like meg her?
53. Er folk åpne og inkluderende?
54. Kommer folk til å ha forståelse for at jeg er nervøs?
55. Når kommer jeg til å møte alle sammen?
56. Gjør kolleger sosiale ting sammen?
57. Hvis så, når og hvordan?
58. Hvordan blir jeg en del av fellesskapet?
59. Får jeg møte teamet før jeg starter?
60. Hvordan kan jeg lære meg navnene på alle?

Onboarding-programmet burde besvare slike spørsmål både før den ansatte starter, på selve oppstartsdagen og i dagene fremover.

Emne 7: Hvordan er kulturen her?

Integrering i bedriftskulturen er en stor og viktig del av onboarding-prosessen. «Best practice» onboarding viser nyansatte hva de kan forvente seg, og hjelper dem til å bli og føle seg som en del av bedriften før de engang har begynt.

Besvar spørsmål som:

61. Hvordan er de jeg skal jobbe med?
62. Hvordan er det å være på kontoret?
63. Blir det brukt et internt språk i bedriften?
64. Når er det folk faktisk kommer på jobb?
65. Når er det folk faktisk drar hjem for dagen?
66. Kommer jeg til å bli uglesett for å dra hjem på tiden?
67. Forventes det at jeg besvarer e-post utenom arbeidstiden?
68. Er det noen uskrevne regler om hva man ikke må gjøre?
69. Er det noe spesielt som irriterer sjefen?
70. Feirer vi bursdager?
71. Har vi julebord?
72. Hvordan bør jeg oppføre meg for å passe inn?

Tilgang til ansattprofiler er smart for å gi nye ansatte et blikk på innsiden og en følelse av å møte kjente fjes når de først kommer på jobb.

Emne 8: Hvordan kan jeg utvikle meg?

Gallup rapporterer at 87 % av millenniumsgenerasjonen mener karriereutvikling er svært viktig i jobben – og det er de ikke alene om.

Karriereutvikling er viktig for nyansatte av alle generasjoner, og derfor bør onboarding-programmet ditt bevise at mulighetene ligger til rette for dem. Besvar spørsmål som:

73. Hvordan kan jeg bli forfremmet?
74. Må jeg ha jobbet her en viss tid for å bli forfremmet?
75. Hva står eventuelt i veien for en forfremmelse?
76. Kan jeg påta meg ekstra ansvar, og i så fall hva?
77. Er det muligheter for å ta kurs eller videreutdanning betalt av jobben?
78. Hvor mye opplæring får jeg, og når?
79. Kan jeg be om ekstra opplæring?
80. Kan jeg få erfaring fra flere forretningsområder hvis jeg ønsker det?
81. Hvilke prosjekter kommer jeg til å jobbe med?
82. Hvordan kan jobben min se ut om ett år / to år / fem år?

Onboarding-programmet bør fremme mulighetene for karriereutvikling og inspirere nyansatte til å se for seg en fremtid i bedriften.

BONUS: Ett spørsmål du MÅ stille alle nye ansatte:

Er det noe mer vi kan gjøre for å støtte deg?

Det er viktig å huske på at onboarding ikke bare dreier seg om de første ukene etter en nyansettelse, det er en pågående læringsprosess som bør strekke seg over lang tid.

Under oppfølgingssamtaler er det alltid lurt å inkludere spørsmålet over for å sørge for at du gir de nyansatte alt de trenger for å gjøre sitt beste. Vis at du bryr deg om hvordan de har det, og ikke bare om hvordan de leverer.

Jevnlige oppfølgingssamtaler sørger for at onboardingen glir sakte over i vanlig lederskap. Det er viktig å unngå at den medarbeiderutviklingen som foregår under onboardingen, ikke plutselig stopper opp, men i stedet sakte nærmer seg standard praksis for medarbeiderutvikling. Dette er nøkkelen til mer fornøyde, tilfredsstilte, engasjerte og produktive ansatte.