Digitaalinen hakemusten käsittely ja allekirjoittaminen on jo melkein itsestäänselvyys, jota esimiehet ja hakijat odottavat yritykseltä. Nyt onkin hyvä aika tarkastella, ovatko omat rekrytoinnin vaiheet helposti digitalisoitavissa. Out of Office-sarjan kolmannessa osassa käsittelemme rekrytointiprosessin viimeistä vaihetta, eli sopimus- ja allekirjoitusprosessin digitalisomista.
Rekrytointiprosessin viimeinen vaihe, työsopimuksen solmiminen, hoidetaan edelleen hyvin pitkälti manuaalisesti. Vaivalloisesta ja turhauttavan pitkästä prosessista kärsii sekä hakija, rekrytoiva esimies että HR. Manuaalinen sopimusten käsittelytyö johtaa myös usein kirjoitusvirheisiin, huonoon versionhallintaan ja puutteelliseen henkilötietojen käsittelyyn. Nuorempi sukupolvi pitää jo työsopimuksen sähköistä allekirjoitusta itsestäänselvyytenä, mikä tekee toiminnosta entistä tärkeämmän. Digitalisoitu rekrytointi ei ainoastaan tehosta, vaan antaa myös HR:lle mahdollisuuden keskittyä prosessissa oleviin ihmisiin hallinnollisen paperinpyörittelyn sijaan.
Hyödyt ovat monet. Tässä seitsemän positiivista vaikutusta, jotka seuraavat sähköisten sopimusallekirjoitusten käyttöön ottamisesta:
- Ajankäyttö. Digitaalisen sopimusten käsittelyn myötä HR:lle vapautuu huomattavasti enemmän aikaa. Automatisoinnin tärkeys korostuu varsinkin, jos yrityksellä on vain yksi HR-vastaava.
- Tehokkuus. HR on huomattavasti kustannustehokkaampi ja vähentää rekrytointeihin kuluvaa aikaa (time-to-hire). Prosessi, joka saattaa kestää yli kaksi viikkoa voidaan lyhentää pariin tuntiin!
- Keskitetty data. Hyödyntämällä yhtenäisiä, esitäytettyjä ja asianmukaisia sopimuspohjia vältyt kirjoitusvirheiltä ja turhilta väärinymmärryksiltä eri osapuolien välillä.
- Nopeus. Saat sopimukset nopeasti valmiiksi esitäytettyjen tietojen avulla. Sopimuksen allekirjoittamiseen asti hakija on edelleen hakija − siispä edelleen kilpailijoidenne tavoitettavissa. Jos sopimusten käsittely on hidasta, riskinä on menettää tähtihakija kilpailijalle.
- Helppous. Sopimuksen hyväksyminen on vaivatonta hakijalle ja esimiehelle sähköisen allekirjoituksen avulla. Se sujuu virheettömästi, nopeasti ja edesauttaa positiivista hakijakokemusta.
- Henkilötietojen käsittely. Voit olla varma siitä, että käsittelet henkilötietoja GDPR:n mukaisesti.
- Vastuullisuus. Lopuksi pieni, mutta sitäkin merkittävämpi huomio. Myös yrityksen ympäristöajattelua arvioidaan, ja yksi helppo ja konkreettinen teko on sopimusprosessin digitalisointi.
Jos haluat tietää, miten sähköinen allekirjoitus toimii ReachMeellä, voit lukea lisää tästä!
Valmistaudu tulevaan
KPMG:n tuoreessa tutkimuksessa kysyttiin 1300:lta HR-johtajalta 64:stä eri maasta, miltä HR:n rooli näyttää tulevaisuudessa. 77 prosenttia kertoi aikovansa kouluttaa digiosaamista 30:lle prosentille työvoimastaan. Työn elinkaari lyhentyy tulevaisuudessa; Joko työtehtävät katoavat tai muuttuvat nopeasti. Työntekijöiden on myös sopeuduttava jatkuvaan uuden opetteluun. On siis sanomattakin selvää, että digitalisaatio on osa tulevaisuutta, ja yrityksille siihen tarjotut työkalut välttämättömiä.
Jos haluat keskustella asiantuntijoidemme kanssa lisää siitä, miten onnistut rekrytointiprosessinne digitalisoinnissa, ota meihin yhteyttä! Autamme mielellämme sinua löytämään parhaat ratkaisut yrityksellesi.
