Jokainen rekrytointi on erilainen. Lähes kaikkiin rekrytointeihin liittyy kuitenkin kaksi isoa haastetta: miten houkutella ehdokkaita kiinnostumaan tarjolla olevavasta työmahdollisuudesta, ja miten valita sopivin henkilö tehtävään. Ei ole sattumaa, että etenkin nopeasti kasvavissa organisaatioissa ja työvoimapula-aloilla hyödynnetään lähes poikkeuksetta rekrytoinneissa nykyisten työntekijöiden vinkkejä ja suosituksia. Suosittelupohjainen rekrytointi nimittäin helpottaa houkuttelua ja parantaa valintojen osuvuutta - tutkitusti.
Lähdetään liikkeelle ensimmäisestä ongelmasta: miten ylipäätään saada ehdokkaita? Tänä päivänä hyväkään työpaikkailmoitus ei välttämättä tuota yhtään hakemuksia. Houkuttelua pitää tehdä henkilökohtaisesti ja työnantajan aloitteesta. Näissä yhteydenotoissa henkilölle entuudestaan tutun, nykyisen työntekijän nimi toimii hyvänä ovenavaajana: ”Tunnetkin meiltä Tiinan ja hän kertoi että sinun kanssasi oli aina helppo työskennellä. Olisitko kiinnostunut kuulemaan Tiinan tiimissä aukeamassa olevasta työmahdollisuudesta?”.
Nykyiset työntekijät ovat myös taitavia näkemään sen, kuka sopisi tehtävään ja kuka ei. Etenkin jos he tekevät itse samaa työtä. Nykyisten työntekijöiden suosittelemat ehdokkaat ovat todennäköisemmin sopivia tehtävään, jos verrataan keskimääräiseen hakijaan. Siksi talon sisältä vinkatut ehdokkaat kannattaa aina käydä läpi tarkemmalla kammalla.
Kun olemme vakuuttuneet suosittelurekrytoinnin hyödyistä ja ryhdymme toimeen, törmäämme usein seuraavaksi siihen haasteeseen, että nykyisiltä työntekijöiltä ei saada suosituksia. Vinkkejä kyllä hyödynnettäisiin jos niitä tulisi! Lähes aina tähän on syynä jokin seuraavista:
- Työntekijät eivät tiedä, että heiltä odotetaan suositteluja tai vinkkejä
- Vinkkaamista ja suosittelua ei ole tehty riittävän helpoksi
- Vinkkaamisesta ja suosittelusta ei palkita
- Ei ole valmiita suosittelemaan nykyistä työpaikkaa
Ongelma numero 1 (työntekijät eivät tiedä että heiltä odotetaan vinkkejä) ratkeaa aktiivisemmalla viestinnällä. Asiaa tulee korostaa niin lähijohtajan, henkilöstöjohdon kuin organisaation ylimmän johdonkin taholta. Yleensä paras tapa tehdä tämä on kuvata uusien työkaverien hankkiminen organisaation yhteisenä hankkeena, johon tarvitaan kaikkien panosta. Usein työntekijät eivät edes tiedä mitä työpaikkoja tällä hetkellä on avoimena - tähän esim. Talentechin suosittelurekrytoinnin softa tarjoaa selkeän avun.
Ongelma numero 2 (vinkkaaminen ja suosittelu ei ole riittävän helppoa) ilmenee usein niin, että vinkkaajan odotetaan näkevän melko paljon vaivaa. Häntä saatetaan pyytää esimerkiksi toimittamaan ehdokkaan CV tai kirjoittamaan pitkät perustelut sille, miksi kyseessä on hyvä ehdokas. Jos vinkkejä ja suosituksia halutaan saada, niin olisi hyvä pyytää vain nimi (ja ehkä yhteystiedot).
Ongelma numero 3 (suosittelusta ei palkita) johtaa siihen, että ihmiset käyttävät mieluummin aikansa johonkin sellaiseen, josta heitä palkitaan tai josta saa positiivista palautetta. Suosittelutoimintaan tulisikin aina liittää jokin aineeton tai aineellinen palkinto. Olisi myös hyvä, että jokaisesta suosituksesta kiitettäisiin ja palkittaisiin - ei vain niistä vinkeistä jotka johtavat työsuhteeseen.
Ongelma numero 4 (pidetään nykyistä työpaikkaa huonona työpaikkana) on kaikkein vaikein ongelma. Sen korjaaminen on kaikkein työläintä ja aikaa vievintä. Ei ole muuta vaihtoehtoa kun lähteä kehittämään organisaation kulttuuria ja työoloja sellaisiksi että työntekijöiden sitoutuneisuus ja ylpeys omasta työpaikasta pikku hiljaa lisääntyy. Ja sitä kautta myös suosituksia uusista työkavereista alkaa tippua.
Onko suosittelu ja vinkkaaminen rekrytoinnin ”graalin malja”? Ratkeavatko kaikki ongelmat suosittelulla? Eikö suosittelurekrytoinnilla ole mitään huonoja puolia? On toki. Suosittelurekrytointiin liittyy ainakin kaksi ongelmaa, jotka ovat molemmat enemmän pitkän kuin lyhyen aikavälin ongelmia.
Ensimmäinen, ja nopeammin vastaan tuleva ongelma on se, että jos rekrytointi perustuu ainoastaan tuttujen henkilöiden vinkkaamiseen, niin organisaatiosta tulee helposti liian homogeeninen ja työntekijät ovat profiililtaan liian samanlaisia. Tämä ongelma näkyy esimerkiksi monissa nopeasti kasvaneissa teknologiayhtiöissä, jotka havahtuvat yleensä jossain vaiheessa siihen, että voisi olla hyvä että organisaatiossa olisi töissä muunkinlaisia henkilöitä kuin kolmekymppisiä suomalaisia insinöörimiehiä.
Toinen ongelma on se, että jos suosittelupohjaista rekrytointia tehdään pitkään, niin jossain vaiheessa ”lampi on kalastettu tyhjäksi” eli kaikki tutut on jo vinkattu. Tästä syystä suosittelujen rinnalle tarvitaan pidemmän päälle myös muita rekrytoinnin toimenpiteitä, kuten kohdennettua rekrymarkkinointia sekä aktiivista ehdokaskartoitusta ja -kontaktointia. Toki uudet työntekijät tuovat myös mukanaan aina uusia tuttuja vinkattavaksi.
Vedetäänpä lopuksi yhteen, että miten organisaation sisäinen suosittelu ja vinkkaus rekrytoinnissa saadaan toimimaan parhaiten? Sanoisin että avaimet onneen ovat kontaktoinnin keskittäminen, toiminnan esillä pitäminen ja yhteinen pelikenttä. Kuvaan vielä näitä alla kohdissa A, B ja C.
- Kokemus on osoittanut että vastuu vinkattujen henkilöiden kontaktoinnista kannattaa jättää keskitetylle rekrytointifunktiolle tai HR-ihmiselle. Jos työntekijöitä pyydetään itse kontaktoimaan sopivia henkilöitä, niin tämä koetaan monesti liian raskaaksi ja se jää helposti tekemättä. Keskitetyllä kontaktoinnilla pystytään varmistamaan se, että jokainen vinkki tarkistetaan.
- Toiminnan esillä pitäminen tarkoittaa sitä, että vinkkejä ja suosittelua pidetään esillä organisaation sisäisessä viestinnässä ja rekrytointien etenemisestä viestitään koko organisaatiolle. Tällöin ihmiset näkevät parhaiten mikä merkitys heidän antamillaan vinkeillä ja suosituksilla on koko organisaation toimivuuden kannalta. Jos vinkattu henkilö palkataan, voi olla hyvä tuoda esiin että tämäkin henkilö palkattiin suosittelun pohjalta.
- Yhteinen pelikenttä tarkoittaa sitä, että suosittelu toteutuu yhteisöllisenä tekemisenä. Tämä voi toteutua joko Talentechinn suosittelurekrytoinnin softan kaltaisen pelillistetyn alustan kautta, tai sitten esimerkiksi yhteisiä suosittelu- ja vinkkaussessioina, joissa kokoonnutaan rauhassa yhteen pohtimaan sopivia henkilöitä ja listaamaan heitä kontaktointia varten. Kaikki työ on mukavampaa kun sitä tehdään yhdessä ja yhdessäolo luo tekemiseen tiettyä positiivista vertaispainetta.
