Rekrytoijille annetut raportit, artikkelit ja paljon hyviä neuvoja kertovat yksiselitteisesti, että yksinkertainen hakuprosessi on avain useampien hakemusten vastaanottamiseen.
Mutta miten tämä muuttuu todelliseksi rekrytointitilanteeksi? Lyhyesti sanottuna voit tiivistää "yksinkertaisen hakemuksen" siten, että se on hakulomake, joka hakijoiden on nopea ja helppo täyttää.
Monimutkaiset hakulomakkeet vähentävät hakijoita
Hakulomake on olemassa, jotta rekrytoijat voivat helposti kerätä tarpeellista tietoa ja saada yleiskuvan hakijasta. Ongelmana on, että jotkut hakijat luovuttavat kesken hakemuksen täyttämisen, jos lomake on liian laaja tai ei toimi hyvin älypuhelimen kanssa tai on täynnä muita ärsyttäviä puolia.
Hakijat valittavat usein seuraavista:
- Hakija unohtaa täyttää kaikki kentät ja painaa ”lähetä hakemus”. Hakemus ei mene läpi, koska yksi kenttä on tyhjä. Sivu latautuu uudestaan ja kaikki aiemmin täytetyt kentät tyhjenevät. Hakijan täytyy täyttää kaikki kentät uudestaan.
- Turhat kysymykset. Miksi minun pitäisi kertoa, että millä alueella ja missä maassa asun, jos olen jo täyttänyt kotiosoitteeni ja postinumeron?
- Hakemus ei toimi älypuhelimessa. Yhä useampi hakija jättää hakemuksen puhelimen tai tabletin välityksellä.
- Laajat hakulomakkeet, joissa kaikki ansioluettelossa jo annetut tiedot on kirjoitettava erillisiin lomakekenttiin.
- Pakolliset kysymykset, jotka ovat liian henkilökohtaisia tai syrjiviä. Esimerkiksi siviilisääty, sukupuoli, perhetilanne, ikä tai vammoja koskevat kysymykset.
Tunti heidän kengissään
Milloin viimeksi hait työpaikkaa omassa yrityksessäsi? Jos sinulla on tapana kokeilla hakulomaketta itse, näet prosessin uusin silmin. Kokeile ja koe, että millaista on hakea työtä ja päätä, miten vastaat pakollisiin ja valinnaisiin kysymyksiin. Tämä on kokemus, jonka monet rekrytoijat valitettavasti unohtavat.
- Pakolliset kysymykset, joita käytetään hakustatistiikkaan – “Haluanko kertoa heille oikean ikäni vai jätetäänkö minut pois laskuista, koska he ajattelevat, että olen liian vanha?”
- Valinnaiset kysymykset, jotka hakijoiden mielestä eivät ole niin vapaaehtoisia – "He pyytävät minua lähettämään kuvan itsestäni. Minun pitäisi todella lähettää heille jotain, mutta minulla ei ole hyvää kuvaa itsestäni juuri nyt ja jos en lähetä kuvaa he saattavat ajatella, että olen laiska."
- Hyvää tarkoittavat kysymykset, jolla kartoitetaan tarvetta mahdolliselle tuelle tulevaisuudessa, jos hakija palkataan – "Uskallanko kertoa heille, että minulla on lukihäiriö, vai saako se heidät valitsemaan jonkun muun?”
Vinkki! Monet kysymykset on parempi säästää haastattelua varten. Hakija, joka ei pääse seuraavalle kierrokselle kerrottuaan ensin ikänsä hakuprosessissa, voi kokea itsensä syrjityksi. Vaikka heidän vastauksensa iästä ei olisikaan vaikuttanutkaan päätökseen lainkaan. Jotkut kysymykset kannattaa säästää haastattelua varten, jossa ehdokas ja rekrytoija voivat tavata kasvokkain. Haastattelutilanteessa ehdokas voi tuntea olevansa avoimempi ja vapaampi puhumaan itsestään.
Yksinkertaistettu hakulomake
Hakijoiden näkökulmasta parempi ja helpompi hakuprosessi tarkoittaa vähemmän kysymyksiä hakulomakkeessa. Ehdoton unelma olisi vain lähettää vain nimi ja yhteystiedot päästäkseen mukaan hakuprosessiin!
Valitettavasti se aiheuttaisi ongelmia sinulle rekrytoijana, joka tarvitsee perustietoja ehdokkaiden karsimiseen. Tasapainotustoimena on luoda lomake, jonne lähetetään mahdollisimman paljon hakemuksia, samalla kun saat tarvitsemasi rekrytoinnin aloittamiseen.
Tämän vuoksi sinun tulee käydä hakulomakkeessasi olevat kysymykset läpi ja katsoa, onko mukana niitä kysymyksiä, jotka voidaan jättää pois. Hakuprosessi helpottuu hakijan kannalta, jos hän voi myöhemmin antaa tarkempia tietoja itsestään, jos pääsee hakuprosessissa eteenpäin.
- Monivalintakysymykset ovat ystäväsi! Pystyt tarkastamaan, että täyttääkö hakija perusvaatimukset ilman ansioluettelon syynäämistä.
- Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero, tarvitaan puhelinhaastatteluun, mutta onko heidän kotiosoitteensa todella tarpeellinen tieto? Hakija voi olla halukas muuttamaan tai matkustamaan.
- Miksi sinun on tiedettävä sukupuoli tai ikä? Onko vastaus tähän kysymykseen riittävän mielenkiintoinen, jotta (1) otat riskin, että jäät ilman hakemuksia ja (2) on olemassa riski, että näyttäydyt ennakkoluuloisena rekrytoinnissasi? Jos tarkoituksena on kerätä tilastotietoja; Tee selväksi, että hakijan vastaus ei vaikuta valintaprosessiin! Voi myös olla hyvä antaa vaihtoehto "en halua vastata".
- Pitkän ansioluettelon tai saatekirjeen liittäminen voi olla este. Hakija luultavasti haluaa muotoilla ansioluettelonsa/kirjeensä uudelleen soveltuakseen tehtävään ja todennäköisesti odottaa myöhemmin, unohtaa asian ja jättää hakematta ollenkaan. Ota heidät kiinni, kun he ovat kiinnostuneita, ja anna heidän lähettää hyvin yksinkertainen hakemus prosessin aloittamiseksi. Jos tarvitset ansioluetteloa, pyydä heitä toimittamaan se myöhemmin.
Yksinkertainen hakuprosessi
Yksinkertaistamalla lomaketta ja prosessia parannat myös ehdokkaan kokemusta. Jos hakijat voivat hakea helposti, he tekevät niin todennäköisemmin, ja se alentaa passiivisten hakijoiden kynnystä lähettää hakemuksensa, sillä he eivät todennäköisesti pysty lähettämään päivitettyä ansioluetteloa tai saatekirjettä.
Muista! Yksinkertaisempi hakulomake tarkoittaa paljon enemmän hakemuksia ja monta tuntia manuaalista lajittelua, jos olet rekrytoimassa ilman ATS-järjestelmää (Applicant Tracking System) tai rekrytointiohjelmistoa. Jos rekrytoit ReachMeen avulla, voit helposti priorisoida ehdokkaita ja tunnistaa, kuka on tai ei ole pätevä tehtävään.
Yhteenvetona voidaan todeta, että on paljon syytä tarkistaa hakemuksesi yksinkertaistamalla sekä hakulomaketta, että prosessia:
- Laske kynnystä hakemuksen jättämiseen
- Mahdollista hakemuksen jättäminen parilla klikkauksella
- Säästä kysymykset myöhemmäksi hakuprosessissa
- Tarkista onko ansioluettelon tai saatekirjeelle tarvetta
- Voiko ansioluettelon korvata hyvin valituilla kysymyksillä?
- Mitä saatekirjeen vaatimisella hakuprosessissa halutaan saavuttaa?
- Yksinkertaista hakulomake
- Vähennä kysymysten ja lomakenttien määrää
- Poista toistuvat tai samankaltaiset kysymykset
- Poista pakolliset kysymykset, joita voidaan pitää arkaluontoisina
- Varmista, että hakemuksen voi täyttää myös tabletilla ja älypuhelimella
- Liitteiden lisääminen
- Katso, täytä ja lähetä lomake
- Lomake, joka sopii puhelimella selailuun ja ei ole liian pitkä
