Ifølge rapporter, artikler og masser af gode råd, der gives til rekrutteringsmedarbejdere, er en nem ansøgningsproces afgørende i forhold til at få flere ansøgninger.
Men hvordan afspejles dette i en konkret rekrutteringssituation? Kort sagt kan en "nem ansøgningsproces" opsummeres som at have en ansøgningsformular, der er hurtig og nem at udfylde for ansøgerne.
Omstændelige ansøgningsformularer resulterer i færre ansøgere
Ansøgningsformularen eksisterer for at give rekrutteringsmedarbejderne en nem måde at indsamle nødvendige informationer og få et godt overblik over dem på. Problemet med disse formularer er, at nogle ansøgere vil afbryde ansøgningsprocessen, hvis formularen er for omfattende, hvis den ikke fungerer godt via smartphone, eller hvis der er en række andre irritationsmomenter.
Ansøgere klager ofte over:
- Ansøgeren har ikke udfyldt et enkelt felt i ansøgningsformularen og trykker "Ansøg". Ansøgningen går ikke igennem, hele siden genindlæses, og alle data i ansøgningsformularen går tabt. Ansøgeren er dermed tvunget til at udfylde alt på ny.
- Unødvendige spørgsmål. Hvorfor skal ansøgeren angive, hvilket land han/hun ansøger fra, hvis vedkommende allerede har angivet sin bopælsadresse og sit postnummer?
- At ansøgningsprocessen ikke virker fra en smartphone. Flere og flere kandidater ansøger via deres telefon eller tablet.
- Omfattende ansøgningsformularer, hvor alle da informationer, der allerede er blevet oplyst i CV'et, også skal udfyldes i separate felter i ansøgningsformularen.
- Obligatoriske spørgsmål, som er på grænsen til at være for personlige eller måske endda diskriminerende. For eksempel spørgsmål om civilstand, køn, familieforhold, alder eller handicap.
En time i deres sted
Hvornår søgte du sidst et job i din egen virksomhed? Hvis du gør det til en vane at gennemgå ansøgningsprocessen og udfylde hele formularen af og til, så vil du hele tiden se processen med friske øjne. Så kan du opleve, hvordan det er at søge et job og at skulle besvare obligatoriske og valgfri spørgsmål. Det er desværre en oplevelse, som mange ansættende medarbejdere glemmer.
- Obligatoriske spørgsmål, der anvendes til statistik angående ansøgningsprocessen: "Ønsker jeg at oplyse dem om min alder, eller vil jeg gerne løbe den risiko, at jeg får et afslag, fordi de tænker, at jeg er for gammel?"
- Valgfri spørgsmål, som ansøgerne opfatter som værende knap så valgfri: "De beder mig om at fortælle dem lidt om mig selv. Jeg burde virkelig sende dem et eller andet, for ellers vil de måske tænke, at jeg er doven."
- Velmente spørgsmål, som er ment som en hjælp til samarbejdet i tilfælde af, at ansøgeren bliver ansat: "Tør jeg fortælle dem, at jeg er ordblind, eller vil det få dem til at vælge en anden?"
Tip! Det er bedre at gemme en masse spørgsmål til jobsamtalen. En ansøger, som ikke går videre til næste trin i ansøgningsprocessen efter at have besvaret spørgsmål om sin alder, kan måske tænke, at vedkommende er blevet udsat for aldersdiskrimination. Og det selvom deres svar ikke havde noget med afslaget at gøre. Det er bedre at vente med visse spørgsmål til jobsamtalen, hvor ansøgeren og den rekrutterende medarbejder kan mødes ansigt til ansigt, og hvor ansøgeren måske er mere åben og fri til at kunne fortælle om sig selv.
En fokuseret og toptunet ansøgningsformular
Set fra ansøgernes side betyder en bedre og nemmere ansøgningsproces færre spørgsmål i ansøgningsformularen. Et absolut drømmescenarie ville være blot at oplyse sit navn og sine kontaktinformationer for at have en chance.
Desværre ville dette skabe nogle problemer for dig som ansættende medarbejder, som trods alt har behov for basale informationer for at kunne til- og fravælge ansøgere. Den gyldne middelvej ville være at lave en ansøgningsformular, som giver dig det størst mulige antal ansøgere, og hvor du samtidig får de informationer, du har behov for, for at kunne komme i gang med rekrutteringen.
Derfor bør du gennemgå spørgsmålene i din ansøgningsformular og se, om der er nogen, der kan udelades. Ansøgningsprocessen vil blive nemmere for ansøgeren, hvis han eller hun blot kan oplyse flere informationer senere hen, hvis vedkommende slipper igennem nåleøjet.
- Udvælgelsesspørgsmål er din ven. Uden at skulle kigge i CV'et kan du tjekke, om kandidaten lever op til de basale krav.
- Kontaktoplysninger såsom e-mailadresse og telefonnummer er nødvendige for at kunne lave en jobsamtale over telefonen eller som videomøde, men er det virkelig nødvendigt at kende ansøgernes bopælsadresse? Ansøgeren er måske indstillet på at flytte eller pendle.
- Hvorfor har du behov for at kende køn og/eller alder? Er svarene på disse spørgsmål interessante nok til, at du vil (1) risikere at gå glip af nogle ansøgninger, og (2) risikere at blive opfattet som at være fordomsfuld i din rekruttering? Hvis formålet er at indsamle data til statistik, så tydeliggør at det ikke vil have nogen indflydelse på udvælgelsesprocessen! Det kan også være en god idé at gøre det muligt for ansøgeren at svare "Ønsker ikke at oplyse".
- At skulle vedhæfte et længere CV eller en længere ansøgning kan være en udfordring. Ansøgeren vil muligvis ønske at omformulere sit CV eller ansøgning for at passe til stillingen og vil formentlig vente til senere, glemme alt om det og dermed slet ikke få søgt jobbet. Fang ansøgerne mens de er interesserede og lad dem indsende en meget grundlæggende ansøgning for at få sat gang i ansøgningsprocessen. Hvis du har behov for et CV, så bed ansøgeren om at give dig et på et senere tidspunkt.
En nem ansøgningsproces
Ved at gøre både ansøgningsformularen og ansøgningsprocessen simplere, forbedrer du også ansøgernes oplevelse. Hvis ansøgerne nemt kan søge job hos dig, er de mere tilbøjelige til at gøre det, og det mindsker antallet af passive kandidater, som har mindre sandsynlighed for at have et opdateret CV eller en ansøgning, så de er klar til at indsende en ansøgning.
Husk at en simplere ansøgningsformular er lig med flere ansøgere, og mange timers manuel sortering, hvis du varetager ansøgningsprocessen uden et rekrutteringssystem eller anden rekrutteringssoftware. Hvis du rekrutterer med ReachMee, kan du nemt prioritere kandidater og dermed finde frem til dem, der er kvalificerede til jobbet, og hvem der ikke er.
For at opsummere: Der er masser af gode grunde til at give din ansøgningsproces en grundig gennemgang og forbedre den ved både at simplificere ansøgningsformularen og selve processen:
- Gør det nemmere for både aktivt jobsøgende og passive kandidater at søge
- Få klik for at kunne indsende ansøgning
- Gem nogle spørgsmål til senere i ansøgningsprocessen
- Overvej behovet for CV og ansøgning
- Kan du erstatte CV'et med udvælgelsesspørgsmål?
- Hvad bidrager ansøgningen med i rekrutteringsprocessen?
- Gør ansøgningsformularen fokuseret og toptunet
- Hav færre spørgsmål og færre formularfelter
- Skil dig af med enslydende spørgsmål
- Skil dig af med obligatoriske spørgsmål, der beder om informationer, som kan opfattes som særligt personlige
- Sikr dig, at ansøgningsprocessen kan gennemføres både fra PC, tablet og smartphone
- At vedhæfte/indsende filer
- At se, udfylde og indsende formularen
- En scroll-venlig formular, som ikke er for lang/omfattende
