Vallitsevan tilanteen vuoksi etätyöstä on ennemminkin sääntö kuin poikkeus. Tämä näkyy laskeneina stressitasoina ja parantuneena työn ja vapaa-ajan tasapainona. Etätyö ei kuitenkaan ole ruusuilla tanssimista, ja rekrytointitiimien vetäjille korona-aika on tuottanut monia haasteita. Tässä artikkelissa käsittelemme keinoja näiden vaikeuksien selättämiseksi.
Uusien työtapojen sivutuotteita ovat muun muassa vajavainen kommunikaatio sekä työntekijän etääntyminen tiimistään (tai vähintäänkin tunne etääntymisestä).
Samoin kuten kaukosuhde, toimiva rekrytointitiimin etätyösuhde vaatii erityisen paljon ylläpitoa, vaalimista sekä kokeilunhalua.
1. Tekniikka kuntoon
Ilmeisin tapa pysyä yhteydessä on käyttää digitaalisia työkaluja. Harvard Business Reviewn mukaan 87% koki olevansa paremmin yhteydessä videotyökalujen ansiosta.
Käytättekö digitaalisia yhteydenpidon työkaluja? Slack, Zoom, Microsoft Teams… Päivittäisen kommunikaation helpottamiseksi on liuta työkaluja, jotka auttavat rekrytointitiimiä pitämään yhtä. Myös rekrytointijärjestelmä on etätyöajan must have – sen avulla kaikki voivat nähdä käynnissä olevat projektit sekä tehdä muutoksia, jotka näkyvät heti muille osapuolille. Kun tiimin kommunikaatiotavat ovat selvät, vähenee myös epäselvyyksistä ja kommunikaatiokatkoksista syntyvä stressi.
2. Aseta selkeät raamit
Kun työt tehdään pääosin etänä, on tärkeää asettaa selkeät raamit sille, millä tavoin ja miten usein pidetään yhteyttä.
- Oletteko päättäneet, minä aikoina työntekijöiden tulisi olla tavoitettavissa?
- Ovatko työajat selvät? Missä määrin työajat joustavat?
- Tietävätkö kaikki, mitä yhteydenpitotapoja tulisi käyttää missäkin tilanteessa? Mitkä asiat välitetään sähköpostitse, Slackin kautta tai etukäteen sovittujen palaverien kautta?
Kun vastaavanlaiset yksityiskohdat ovat kunnossa, on työnteko paljon rennompaa ja tehokkaampaa.
Samoin kuten kaukosuhde, toimiva rekrytointitiimin etätyösuhde vaatii erityisen paljon ylläpitoa, vaalimista sekä kokeilunhalua.
3. Muista kysyä, mitä kuuluu
HR Managerin tai muun HR-vastuuhenkilön on tärkeää pysyä ajan tasalla työntekijöidensä kuulumisista. Kotoa käsin työskentely altistaa esimerkiksi ulkopuolisuuden tunteelle.
Anna aina positiivista palautetta, kun joku on tehnyt hyvää työtä. Nähdyksi tuleminen nostaa työntekijöiden itsevarmuutta ja sitoutuneisuutta, mikä puolestaan vahvistaa tiimiä. Pandemia-aikana on tärkeämpää kuin koskaan, että yritys ja esihenkilöt osoittavat välittävänsä henkilöstön henkisestä hyvinvoinnista. Myös tutkimukset puhuvat läpinäkyvän ja aidon johtamisen puolesta, mitä tulee sitoutuneisuuden ja työsuoriutumisen parantamiseen.
Tähän hyvä apuväline on automaattisia pulssikyselyitä teettävä työkalu, kuten Weekli. Sovellus esittää viikoittain lyhyitä kyselyitä henkilöstölle, joiden kautta esihenkilöt näkevät henkilöstön hyvinvointitilanteen.
Myös se, miten tehokkaan työvoiman ylläpitäminen korona-aikana onnistuu, on kysymys, joka pyörii monen HR-työntekijän mielessä. Nyt onkin korkea aika alkaa huolehtia työhyvinvoinnin henkisestä puolesta.
4. Keskity tuloksiin ja aseta tavoitteita
Asettamalla selkeitä tavoitteita niin tiimi- kuin yksilötasolla varmistat, että kaikki tekevät töitä yhteistä visiota kohti. Myös ylätason tavoitteet ovat tärkeitä, vaikka kukin käytännössä työskenteleekin omien tehtäviensä parissa.
Tässäkin kohtaa rekrytointijärjestelmä mahdollistaa läpinäkyvän työtavan, jota voidaan tukea esimerkiksi Trellon tai Teamsin avulla. On tärkeää, että kukin tietää omien vastuualueidensa lisäksi myös muiden vastuut.
5. Vahvista kulttuuria etäaktiviteeteilla
Tämänhetkisessä tilanteessa on selvää, että rekrytointitiimin on hankalaa tai jopa mahdotonta tavata kasvokkain. Onneksi on olemassa myös digitaalisia aktiviteetteja, jotka voivat tuoda tiimiläisiä lähemmäksi toisiaan. Miksette järjestäisi aika ajoin esimerkiksi etä-afterworkeja, tietovisailuja, MTV Cribz-tyylisiä oman kodin esittelykierroksia tai digitaalisia aamiaisia?
Gather-sovelluksen avulla voit luoda virtuaalisen kohtaamispaikan, jossa tiimi voi kokoontua samaan tyyliin kuin ulkomaailmassakin. Sovelluksessa käyttäjä voi liikkua huoneesta toiseen ja liittyä keskustelemaan viemällä avatarinsa lähelle muita, jolloin videopuhelu käynnistyy automaattisesti – siis samaan tapaan kuin esimerkiksi kahvihuoneeseen kävelevä työntekijä liittyy keskusteluun. Näin voidaan toteuttaa luonnollisia, arkisia kohtaamisia työntekijöiden välillä, joista etätyössä helposti jää paitsi.
Älä myöskään unohda kysyä rekrytointitiimisi toiveita aktiviteettien suhteen!
