For mange består onboarding fortsat af manuelle processer, som typisk betyder mange timers manuelt arbejde med dokumentation og tunge arbejdsbyrder for HR. 

Automatisering vil derfor være dit stærkeste våben imod at overvælde HR-afdelingen i onboardingprocessen, så de i stedet for at bruge tiden på manuelle processer, kan bruge den på at inspirere og skabe arbejdsglæde.

En god onboardingproces skal dele den rette viden, kommunikere værdier, bygge stærke relationer og kunne facilitere transformationen fra kandidat til velintegreret teammedlem og ambassadør for virksomheden.

Men en god onboardingproces skabes ikke over natten, det kræver hårdt arbejde.

En ny medarbejder får i gennemsnit 54 opgaver i løbet af en onboardingproces. Det er altså 54 berøringspunkter per nyansat, som du skal identificere, bygge, implementere, kommunikere og følge op på.

Dette er blot én af de mange årsager til at blive digital og starte med at bygge dine automatiserede processer, som er skalérbare og fremtidssikret!

Hvad betyder “automatiserede processer” egentlig?

Automatisering handler om digitaliserede processer, som tidligere har været tidsslugende, såsom dokumentation af den nyansatte, dataindsamling, uddeling af workflows og udsendelse af diverse typer materiale.

Her taler vi om et system der kan håndtere den nyansattes data på en sikker måde, i overensstemmelse med GDPR. Et system som giver HR muligheden for at tilføje og fjerne specifikt indhold for specifikke nysansatte, leverer relevant indhold når der er mest behov for det og som giver både nyansatte og administratorer vejledning omkring hvornår og hvordan de skal foretage noget.

Ideelt set bør sådan et system være cloud-baseret, så dine medarbejdere har adgang alle steder fra alle devices og hvor HR kan udsende opdateringer med ét klik på en knap.

Hvorfor skal du automatisere?

Til at starte med, så vil automatisering reducere arbejdsbyrden for HR.

Hele 57% af alle HR-professionelle mener, at manglen på tid er den største barriere til effektiv onboarding. Derfor er det altafgørende at reducere arbejdsbyrden for HR, så der kan fokuseres på de vigtigste elementer, såsom at skabe engagement hos og integrere de nyansatte.

Men, der er endnu mere til det. For at virksomheder kan sikre deres processer imod menneskelige fejl, opbevare data sikkert og levere en komplet sømløs oplevelse for alle nyansatte, så er automatisering nøglen.

[VIDSTE DU?]
14% af alle HR-professionelle udelukkende har papirbaserede og manuelle onboardingprocesser, hvilket betyder at ingen data bliver indsamlet elektronisk.

Hvordan automatiserer du?

Opsætningen af automatiserede onboardingprocesser tager tid og dedikation. Indholdet og berøringspunkterne for hver rejse skal opsættes, hvilket betyder at du bliver nødt til at have alle dine involverede processer kortlagt, før du begynder med at automatisere.

Med et dedikeret team og det rette software, kan du automatisere dine processer effektivt, samtidigt med at du får elimineret de mest tidskrævende arbejdsopgaver forbundet med onboarding.

Den gode nyhed er så, at du kun behøver gøre dette én gang og så vil du og din virksomhed spare utroligt mange ressourcer i fremtiden. Helt op til 5+ timer pr nyansat i administrativt arbejde alene.

[WEBINAR] Vil du også i gang med det samme? Tilmeld dig vores gratis ”Automatisér dine onboardingprocesser” webinar her, så du kan opnå en digital og skalérbar rejse, som ikke kompromitterer elementet af personlighed.

Trin 1: Kortlæg dine eksisterende processer

For at du kan udføre en effektiv onboardingproces, skal du først opnå en omfattende forståelse af hvilke handlinger du skal udføre, hvilken information du skal levere og hvem modtageren skal være. Hvor mange variationer af en onboardingrejse skal i have på din arbejdsplads? Skræddersyer du specifikke dele af rejsen for nogle afdelinger eller stillinger?

Hvor skal du starte?

1. Identificér hvilke informationer der skal leveres på tværs af hele virksomheden samt hvilke, der er specifikke for nogle roller, afdelinger eller lokationer.

[Eksempel: En “velkommen ombord video” fra jeres CEO er en information der deles på tværs af hele virksomheden, hvorimod en ”101 ledelsesguide” nok er mere rollespecifik]

2. Beslut dig for hvilke informationer der er tidsfølsomme og fastlæg hvornår de forskellige berøringspunkter i onboardingprocessen skal ske, samt hvilken information der skal udsendes.

[Eksempel: En “træning til første arbejdsdag video” er noget som skal leveres på et meget specifikt tidspunkt, nemlig første arbejdsdag. Derimod ville en “mød teamet video” skulle leveres før første arbejdsdag.]

3. Beslut hvilke nøglepersoner der skal involveres i onboardingrejserne og definér hvilke berøringspunkter de skal inkluderes i.

[Eksempel: En direkte leder bør være kontaktperson i starten af onboardingrejsen, hvorimod teammedlemmer godt kan tilslutte sig rejsen senere.]

 

Trin 2: Beslut hvilke dele af onboardingrejsen der skal automatiseres

Nogle elementer af onboardingrejsen vil selvfølgelig ikke kunne automatiseres. Dét som giver rejsen en følelse af personlighed er elementer som velkomstkaffe første arbejdsdag og løbende kaffeaftaler med ens direkte leder. Men, selve administrationen af disse elementer kan sagtens automatiseres!

Her er nogle af de måder hvorpå vores kunder har automatiseret deres onboardingprocesser:

  • Q&A Chatbot
    Mange af vores kunder, inkl. flyselskabet Lufthansa, benytter en digital AI chatbot, som kan besvare de fleste af de nyansattes spørgsmål. I administrationen af systemet vil der være en række hyppigt stillede spørgsmål, som er lænket sammen med forskellige nøgleord som vil definere hvilket svar Chatbotten giver den nyansatte. Hvis chatbotten ikke kender svaret, så bliver det videresendt til HR, som kan svare den nyansatte direkte og så tilføje spørgsmålet til fremtidige nyansatte. 

  • E-mailnotifikationer til interessenter
    Automatiserede e-mails er en af mange måder man kan sikre, at ledere og HR ikke taber en nyansat mellem 2 stole. Manpower UK udsender automatisk e-mails til deres HR-team og til den direkte leder for den nyansatte, når der er en opgave de skal udføre. Det kan være alt fra ”Din nye medarbejder starter i morgen, husk at xxx” til ”Nu har xxx været ansat i to uger. Det er på tide at få en kaffeaftale i kalenderen!”

  • Drypvis træning
    Vi kender allesammen følelsen af at starte i et nyt job og blive bombarderet med timelange powerpoint-præsentationer, som man glemmer, idet man træder ud af døren. Udsend i stedet drypvis indhold ud gennem preboardingfasen, med et fuldkomment automatiseret leveringssystem. På denne måde, vil dine nyansatte have en god forståelse af deres rolle, allerede før første arbejdsdag. Det skaber ro, for ledere, HR og især den nyansatte.

  • Pulstjekundersøgelser
    Pulstjekundersøgelser er en fantastisk måde at måle, hvordan de nyansatte har det, samtidigt med at du får identificeret alle de svage elementer, der kunne være i løbet af din onboardingrejse. Bacardi sender automatisk pulstjekundersøgelser til deres nyansatte, hvor de, på en skala fra 1-5, kan vurdere den oplevelse, de har haft i forskellige dele af rejsen. HR modtager så de resultater, lige så snart de er besvaret og hvis det er nødvendigt, kan HR række ud og afhjælpe de problemer, der måtte være opstået.

Trin 3: Identificér den rette software til dig

Nu hvor du har kortlagt alle dine processer og berøringspunkter, har du din forberedelse til automatisering på plads. Det er derfor blevet tid til at finde den software, som passer allerbedst til netop de behov, som din virksomhed har.

De selskaber som har nogle af de bedste onboardingrejser, har valgt at benytte fremtidssikret software som understøtter en erfaringsbaseret og proaktiv onboarding, som fokuserer på den nyansattes rejse fra underskrevet kontrakt til fuldkomment integreret medlem af virksomheden. ´

Traditionelle onboardingsystemer har begrænsede muligheder og har typisk fokus på at hakke administrative opgaver af i sine skemaer. Nu må du endelig ikke misforstå os… Det er vigtigt at have styr på alle sine opgaver og handlinger i onboardingrejserne, men det er vigtigt at det går hånd i hånd med en god og inspirerende oplevelse.

Hvis du skal ud og se på onboardingsystemer, anbefaler vi, at du overvejer disse 6 ting:

 

1. Er systemet integreret med dit rekrutteringssystem?
Hvis du har bygget et HR-univers omkring nogle specifikke systemer, så ville det være ærgerligt at købe andre systemer, som ikke taler sammen med dine eksisterende systemer.

 

2. Er systemet brugervenligt og intuitivt, med et moderne look?
Hvis ikke systemet er brugervenligt, vil det simpelthen ikke blive benyttet. Ikke af lederne og bestemt ikke af dine nyansatte.

 

3. Kan du skabe en onboardingrejse som indeholder dit eget brand, vha. tilpasning?
Employer branding er yderst vigtig i den moderne kommercielle verden, hvilket betyder at du skal kunne vise de nyansatte hvilken type arbejdsgiver netop du er. Både udseende og værdier.

 

 

4. Har leverandøren af systemet kunder i samme størrelse og branche som din virksomhed? Hvis de allerede arbejder med virksomheder der minder om din, så er der stor sandsynlighed for, at du kan sparre med dem og få god inspiration til, hvordan man bygger en engagerende og effektiv onboardingrejse.

 

 

5. Er systemet cloud-baseret og mobilvenligt? 
Hvis systemet ikke er cloud-baseret og responsivt, vil det slet ikke være relevant og interessant for mange nyansatte. Du bør finde et system, der er let at tilgå imens man er på farten.

 

 

6. Tilbyder leverandøren en god kundesupport? Det er vigtigt at vide, med alle slags leverandører, at hvis noget går galt, så er de blot et opkald væk og kender til dine processer og opsætninger.

 

 

Trin 4: Kom i gang!

Nu hvor du har fundet det onboardingsystem som bedst passer til dine behov, skal du i gang med selve migreringen af dine tidligere manuelle processer, over til dit nye digitale onboardingunivers.

Dette vil tage tid og hvor lang tid vil afhænge af hvor forberedt du har været op til nu. Vi har arbejdet med kunder som har fået genopfundet deres onboardingrejse fuldkommen og implementeret automatiserede processer der løfter deres forretning, på under 6 uger! Der vil være tilfælde hvor rejsen man ønsker at opnå er så omfattende, at det tager noget længere tid end 6 uger, men det er altid det hele værd.

Nu er det så på tide at klikke på ”Play” og vise din nye onboardingrejse til verden!

Takeaway?

Automatisering kræver hårdt arbejde. Du bliver nødt til at have et dedikeret team og det rette system, hvis du gerne vil opnå en fantastisk onboardingrejse. Men det vil være det hele værd når du får nedsat HR’s arbejdsbyrde, sikret jeres processer og data, leveret en sømløs og underholdende rejse og får en markant stigning i engagementet blandt nyansatte.

Men, dette er blot én brik af puslespillet!

  1. Først skal du GENOPFINDE din rejse.
  2. Så skal du AUTOMATISERE dine processer.
  3. Til sidst skal du indsamle indsigt til at LØFTE din forretning.

Husk, at de bedste onboardingrejser typisk ser sådan ud:
En erfaringsbaseret, indholdsdrevet rejse som er gjort personlig for hver nyansat og er konsistent på tværs af hele virksomheden.

GUDIE_ Signatur (6)