En god offboarding-strategi (eller employee exit management) står ofte lavt på prioriteringslisten for travle HR-ledere. 
 
Og vi forstår det godt!

Du har allerede så mange opgaver med at bringe nye medarbejdere ind i folden, forme deres oplevelse af organisationen og sikre, at de udvikler sig til de fuldt afrundede medarbejdere, du vidste, de kunne blive. Hvem har tid til offboarding? 

Sagen er, at exit management er vigtig. Det er den sidste handling - det sidste hurra og din sidste mulighed for at give din (snart tidligere) medarbejder et positivt indtryk.

Andre kan diskutere forretningsmæssige konsekvenser af god offboarding, og hvorfor HR bør investere i digital offboarding - men i dag vil vi holde det enkelt med en nem 5-trins guide til perfekt exit management af medarbejdere.

I offboarding spiller et koncept en rolle, nemlig 'Offboardingens ABC'. Disse 5 punkter skitserer de vigtigste komponenter i et effektivt offboarding-program.

Offboarding ABC

 

Assessment (evaluering) 
Har den fratrædende medarbejder givet feedback på deres tid i organisationen? 

Brand 
Kan den fratrædende medarbejder være en positiv fremtidig brand-ambassadør? 

Compliance  
Er den fratrædende medarbejder juridisk klar til at forlade organisationen? 

Dignity (værdighed) 
Har organisationen støttet den fratrædende medarbejder til at gå derfra med værdighed og respekt? 

Expertise (ekspertviden) 
Er den fratrædende medarbejders specialviden blevet delt og/eller dokumenteret? 

 

At opbygge en enkel, men effektiv offboarding-strategi er lige så nem som at kortlægge handlingerne ved hvert af de 5 punkter - så lad os komme i gang!

Assessment (evaluering)

Fratrædende medarbejdere har viden og indsigt, som HR har brug for - lad den ikke gå til spilde!

Alt for ofte planlægger folk fratrædelses-samtaler, fordi "det er det, man skal", for kun at registrere oplysningerne uden at foretage nogen efterfølgende analyse eller forsøge at lære og blive bedre.

Så husk, at enhver handling i denne fase kun er effektiv, hvis du bruger den feedback, du har samlet.

To evalueringshandlinger:

  1. Opret en motiveret feedback-quiz
    Hvis du modtager lignende negativ feedback fra flere parter, er det sandsynligvis en god idé at foretage nogle ændringer. Det samme gælder for det positive - hvis du får positiv feedback, skal du se på, hvordan man genskaber denne succes på andre områder.

  2. Book en fratrædelses-samtale med en uvildig tredjepart
    Det vigtige ord her er 'upartisk'. Hvis den fratrædende medarbejder har haft problemer med sin leder, vil det ikke give dig et positivt resultat at booke denne leder til at afholde deres fratrædelses-samtale - en samtale med en tredjepart kan bygge bro over problemet

Brand

Fratrædende medarbejdere er de bedste brand-ambassadører... undtagen når de er de værste. Investering i en positiv offboarding-oplevelse vil styrke medarbejderens afgang, skabe ambassadører og forhindre folk i at tale dårligt om din organisation, efter at de har forladt den.

Godt tip - fantastiske brand-ambassadører hjælper også med fremtidig rekruttering!

To brand-handlinger:

  1. Giv virksomheds-swag (af god kvalitet)
    Det kan virke ligegyldigt at give virksomheds-merchandise til en fratrædende medarbejder, men det kan tjene som en sjov påmindelse om deres tid i din virksomhed og gøre dem til visuelle brand-ambassadører.

  2. Tilmeld fratrædende medarbejdere til din Alumni-gruppe
    En veldrevet Alumni-gruppe giver dig mulighed for at dele virksomhedens nyheder og begivenheder, bede om henvisninger til ledige stillinger og inkludere tidligere medarbejdere i din organisations fremtid.

Compliance

Compliance er den eneste del af offboarding, som de fleste organisationer gør rigtigt, mest fordi de kender farerne ved at lave rod i den juridiske side af ansættelsesretten. Men tag ikke fejl - god compliance er ikke det samme som en velafrundet exit management-strategi - det er kun en del af puslespillet.

To compliance-handlinger:

  1. Bed om et underskrevet opsigelses-brev
    Dette kan være en juridisk formalitet, men det giver også fratrædelsen en vis grad af finalitet og kan bruges som den officielle begyndelse på offboarding-processen.

  2. Gennemgå fortrolighedsaftaler eller konkurrenceklausuler
    Mange medarbejdere vil have glemt enkelte punkter i disse politikker, og en hurtig personlig gennemgang kan forhindre problemer på længere sigt.

Dignity (værdighed)

Hvis du holder fast i at 'sætte dine folk i første række', bør dette være den vigtigste del af din exit management-strategi. At lade dine folk forlade jobbet med stolthed er den største gave, du kan give, og det vil fremme sympati hos både fratrædende medarbejdere og dit bredere medarbejdernetværk.

To værdighedshandlinger:

  1. Giv besked om fratrædelsen internt
    Jo hurtigere fratrædelsen annonceres, desto hurtigere kan folk have åbne og ærlige samtaler med deres kolleger om exitten. Sørg for at lade din fratrædende medarbejder sætte tonen i kommunikationen.

  2. Send en LinkedIn 'tak'-besked
    Et LinkedIn-indlæg fra en direkte leder for at sige tak til din fratrædende kollega er en fantastisk (og offentlig) måde at vise din værdsættelse af deres indsats.

Expertise (ekspertviden)

Forestil dig dette - din mest erfarne medarbejder forlader teamet - og personen er dårlig til at skrive arbejdsprocesser ned, så når de går, går deres fem års akkumulerede viden ud af døren med dem! Det er afgørende at fastholde den viden. Uden den kan igangværende projekter lide, tid og penge går tabt, og teamet bliver mindre produktivt, da de bliver tvunget til at påtage sig flere opgaver.

To ekspertisehandlinger:

  1. Gør adgangen til ressourcer lettere
    Sørg for, at den fratrædende medarbejder orienterer sin leder om de systemer, de bruger, og eventuelle log-in og/eller adgangskoder, der kræves. Tænk på, hvordan du opbevarer disse sikkert.

  2. Lav en videooverdragelse
    Hvis dine fratrædende medarbejdere forlader jobbet, inden deres erstatning begynder, kan du prøve at få din fratrædende medarbejder til at optage en kort overdragelsesvideo. Dette har den ekstra fordel at give din nyeste medarbejder en blød landing, når de slutter sig til virksomheden.

Hvad kan vi lære af det?

At sige farvel til dine medarbejdere behøver ikke altid at være en negativ ting. Hvis du handler på hver af de 5 offboarding ABC'er, kan du sørge for at sikre forretningskontinuitet, udvikle dine fremtidige processer og i sidste ende skabe stærke brand-ambassadører, der forlader din organisation med stolthed.

Vil du vide mere om offboarding?

Prøv vores offboarding-tjekliste for at få endnu flere tips, tricks og handlinger for hvert af de 5 offboarding-punkter.

[Tjekliste] Kom godt i gang med din offboarding tjekliste - hent tjeklisten her