Du kanske känner igen dig i följande situation? En anställd slutar och du hör talas om det först när det plötsligt hamnat i ditt knä att hitta en ny medarbetare – och fort, det är ju bråttom med att få bra personal på plats.
Kanske slängs en extern rekryteringsbyrå in i leken för att få till det. Det här är reaktiv och ostrukturerad rekrytering helt enkelt.
Drömläget är att få processer och stöttning på plats som gör att tiden mellan "Vi behöver någon – nu!" till att tjänsten är tillsatt förkortas, rätt person anställs och att rekryteringsarbetet går att planera i förväg. Att alltså ha ett proaktivt förhållningssätt till att sköta rekryteringarna.
För att gå från reaktiv till proaktiv rekrytering behöver det ostrukturerade bli strukturerat, förbättras och sedan optimeras. Låter det komplicerat? Oroa dig inte, vi kollar på hur du når drömläget med träffsäkra rekryteringar genom att ta en titt på fyra faser rekryteringsarbetet kan befinna sig i.
Steg 1: Ostrukturerad
Första fasen är ostrukturerad rekrytering. Det saknas helt enkelt en tydlig och sammanhållen struktur för hur en rekrytering ska gå till. Typexempel är organisationer med decentraliserad verksamhet såsom butiksverksamhet, kommuner eller stora internationella bolag med flera verksamhetsområden.
Det är inte ovanligt att rekryteringar sker på initiativ av en avdelningschef som genomför mycket av rekryteringen utan att sträcka ut en hand till HR. Situationen ser olika ut, men ofta blir HR medvetna om att det pågår en rekrytering först när de ska ge ett utlåtande i sista skedet av en process, eller när de får ett påskrivet anställningsbeslut.
Typiskt för ostrukturerade rekryteringar är att verksamheten dras med kostnader för att ta in extern expertis för att hjälpa till med allt från annonsering till search och första urval. Det saknas gemensamma processer och som en följd är inte kandidatupplevelsen på topp.
I denna fas är det också frågan om reaktiv rekrytering. En anställd slutar, det blir en ganska lång uppstartsträcka för att komma igång med rekryteringen, och i slutändan står rollen tom till dess att den nya medarbetaren är på plats.
Steg 2: Struktur
Nästa fas kännetecknas av att en standardiserad process börjar ta form. Kanske inte för precis alla tjänster, men för de mest frekvent rekryterande rollerna finns det ett uppsatt flöde med tydlig ansvarsfördelning.
Istället för att varje tillsättning blir som att anställa för första gången finns det intern vägledning och stöttning där HR har en mer aktiv roll. Dock ser strukturen i en rekryteringsprocess mycket olika ut för olika verksamheter. Exempelvis hur involverad HR är i att ta fram annons och kravspecifikation, eller hur många (om några) intervjuer de sitter med på.
För en kommun kan det tänkas att rekryteringsavdelningen får en mer stöttande roll och tillhandahåller mallar och lathundar för hur saker ska gå till. För ett stort företag kan det bli att HR tar över mer av processen och lämnar över kandidater till rekryterande chefer först när de har kvalificerats i flera steg.
Genom ökad struktur byggs behovet bort av att enskilda personer ska finnas på plats för att sköta specifika moment. Har man inte än digitaliserat sin rekrytering är denna fas ett utmärkt läge att börja samla alla kandidater, mallar och processer i ett och samma program. Ökad struktur gör att många externa tjänster kan tas bort.
Ytterligare områden att börja leka med är möjligheten att automatisera delar av processen. Exempelvis skicka bekräftelse på mottagen ansökan, gallra bort okvalificerade kandidater och sortera arbetssökande på lämplighet baserat på svar från urvalsfrågor.
Genom ökad struktur byggs behovet bort av att enskilda personer ska finnas på plats för att sköta specifika moment.
Steg 3: Förbättring
Föregående fas har introducerat och befäst struktur. Det finns en enhetlig process att förhålla sig, alla vet var de kan vända sig för information och mer vägledning. Med andra ord råder ett bra utgångsläge för att se över processerna igen och bedöma vad som kan förbättras.
HR kan tänkas ta över en ännu större del av processen och sätta upp regler för bedömning och automatisera fler aspekter av kandidathanteringen. Eller så finns det en ökad insikt i vilka annonskanaler som är mest effektiva att få in lämpliga kandidater från. Ökad insikt kan också resultera i mer träffsäkra mallar och stöttning för rekryterande chefer.
I förbättringsfasen kan rekryteringsenheten också ta ett större ansvar för att öka inflödet av nya kandidater och arbetssökande genom att aktivt arbeta med employer branding och att söka upp intressanta kandidater.
Helt enkelt går det att omstrukturera processerna och hitta ännu bättre och effektivare arbetssätt. Det är ofta i detta skede många ser att de inte längre har samma behov av att ta hjälp av externa rekryteringsbyråer för att lösa bemanning, annonsering eller search/sourcing för vanligt tillsatta tjänster.
Steg 4: Optimering
Rekryteringsprocessen är aldrig perfekt, men vid ett visst läge är det svårt att hitta större förbättringsområden. När det nu kommer till småfix, att exempelvis i bekräftelse på mottagen ansökan också inkludera en länk till er Instagram, är det istället dags att prata optimering.
Att få in små förbättringar som påverkar slutresultatet till det positiva kan exempelvis röra sig om att ni fått till ett starkare arbetsgivarvarumärke, att det finns en tydlighet för medarbetare som vill söka sig till nya roller internt och att ni har utarbetade rutiner även för sällanrekryterade roller.
En stor del av att kunna optimera och göra finjusteringar är att ha uppföljning på rekryteringar och anställningar. Några frågor att ställa sig själv är: Är kandidatupplevelsen övervägande positiv? Vad kan göras bättre? Har våra anställningsbeslut varit träffsäkra? Vad kan vi göra för att effektivisera processen ytterligare?
Från reaktiv till proaktiv
Det tar ett tag att arbeta fram ett välfungerande upplägg. Mellan tummen och pekfingret kan det sägas att varje fas eller steg tar åtminstone ett år för att hinna landa och utvärderas. Detta för att de rekryterande cheferna ska ha möjlighet att lära sig det nya upplägget och känna sig trygga i rutinen, samt att det ska ha gått tillräckligt med tid för att kunna göra en rättvis utvärdering.
Men, det finns några snabba tips för att sätta igång:
- Mallar och satta processer – arbeta fram dokument att kunna återanvända och som avdelningschefer sen kan anpassa utefter behov.
- Digitalisera – skaffa ett system att samla all rekryteringsdata inom så att det lättare går att följa upp och göra rätt.
- Börja med en grupp – börja med en roll ni rekryterar för relativt ofta. Strukturera upp processen och gör förbättringar innan du går vidare med fler roller och att införa ett nytt arbetssätt genom hela organisationen.
- Uppföljning internt – Hur fungerar de nya processerna internt? Behövs mer mallar? Mer struktur eller stöttning?
