Att optimera HR-processer genom digitala lösningar är en nyckelfaktor i moderna affärsstrategier. Jag fick chansen att prata med Johanna Forsberg, HR Chef på Talentech, och hennes tankar ger en inblick i hur digitalisering och medarbetarresan kan skapa en mer blomstrande och flexibel arbetsplats.
Vad innebär digitalisering för er och i ditt arbete?
- Digitalisering för oss innebär att arbeta smartare och effektivare samtidigt som vi säkerställer efterlevnad av regler och säkerhet, säger Johanna. Det handlar om att använda innovativa lösningar för att förändra och förbättra arbetssätt, så för medarbetarna blir det en förenkling och effektivisering av redan existerande processer. Digitalisering öppnar ju också upp för att kunna arbeta mer datadrivet. När man har data samlad på en plats blir det ju enklare att följa upp och analysera den, fortsätter hon.
Utmaningar och värdet
- Att ha ett tydligt syfte med varför man ska genomföra digitaliseringsprojektet är a och o. När det kommer till digitaliseringens utmaningar betonar Johanna vikten av noggrann behovsanalys och att inkludera alla relevanta intressenter, inte minst för att ha ambassadörer i organisationen som kan tala gott om projektet internt vilket underlättar att få alla medarbetare med på tåget.
- En djupgående behovsanalys är avgörande för att förstå verksamhetens behov. Att få stöd och samarbeta med leverantörer underlättar övergången till digitala processer, gärna tidigt i processen, betonar hon
Vad är HR-processer för dig?
- För mig är det alla processer som berör medarbetarresan på ett företag, från att attrahera och rekrytera fram till avslut. Det innefattar flera nivåer, både HR funktionen i sig men även hela företaget med chefer och medarbetare, förklarar Johanna. Det är viktigt att dessa processer stödjer medarbetare, chefer och företaget på alla nivåer, både administrativt, operativt och strategiskt fortsätter hon..
När vi diskuterar värdet av att proaktivt arbeta med HR-processer, understryker Johanna hur viktigt det är att vara i linje med företagets övergripande mål och att vara redo för förändringar. - Genom att vara proaktiv kan vi t.ex. minska personalomsättningen och öka engagemanget hos våra medarbetare, påpekar hon.
Värde för Chefer och Medarbetare
När samtalet går över till chefernas och medarbetarnas engagemang i HR-processer, säger Johanna att detta är ett sätt att kunna frigöra tid för chefer och underlätta personalhantering och medarbetarutveckling. Det är mycket som ska göras och det är ofta brist på tid. Då är processernas syfte att underlätta för att cheferna att kunna göra sitt chefsjobb.
Vi vill ha engagerade chefer som vill jobba med medarbetarutveckling, och då ska processerna var ett stöd för detta och inte ett hinder. Så det finns ett stort värde för cheferna att jobba med detta då det leder till mer engagerade medarbetare, lägre antal sjukskrivningar och att cheferna känner att de har ett stöd och en trygghet tack vare tydliga processer.
För medarbetarna i sin tur bidrar genomtänkta HR-processer till en tydlighet och struktur. Vad förväntas av medarbetaren på den här arbetsplatsen, vilka möjligheter och förväntningar finns kring utveckling inom företaget, till exempel genom interna karriärvägar osv, menar hon.
"För enskilda medarbetare innebär det möjligheter till karriär- och kompetensutveckling samt att kunna påverka sin egen arbetsplats"
Kartläggning av Medarbetarresan
Du nämnde medarbetarresan, vad är det för något? -Det är alla de faser som medarbetaren går igenom under sin tid på företaget. Från att attrahera, rekrytera och onboarda, till medarbetarens utveckling på plats med allt vad det innebär fram till anställningens avslut. Så det handlar om ju både de administrativa, operativa och strategiska uppgifterna kopplat till detta.
Att kartlägga medarbetarresan är enligt Johanna ett strategiskt verktyg för att förbättra medarbetarupplevelsen, öka organisationens konkurrenskraft men också säkerställa att processerna på plats är i linje med företagets vision och värderingar, samt bidrar till att nå företagets mål. - Genom att förstå processerna kan vi skapa en gynnsam arbetsmiljö och uppnå hållbar tillväxt, tillägger hon.
Vilka är fördelarna med att kartlägga en medarbetarresa?
Det finns många fördelar såklart. Men det viktigaste är att man har syftet klart för sig och vilka mål man vill uppnå. Men om vi kartlägger och arbetar med medarbetarupplevelsen så kan vi ju bygga processer som skapar nöjda medarbetare som trivs i vår organisation, vill stanna länge och vill utvecklas och arbeta mot dom mål som vi satt upp och vill nå. Det här ger ju också organisationen en identitet och bygger organisationskulturen.
Utmaningar och Fördelar av Medarbetarresan
När vi diskuterar utmaningarna inom medarbetarresan lyfter Johanna vikten av att säkerställa att etablerade processer faktiskt följs och att kommunikationen är tydlig och effektiv. - Användning av data, exempelvis genom exitsamtal, är en viktig källa för att identifiera och åtgärda sådana utmaningar, förklarar hon.
Slutligen framhåller Johanna fördelarna med att kartlägga medarbetarresan:
"Genom att förbättra medarbetarupplevelsen kan vi minska personalomsättningen, öka produktiviteten och skapa en arbetsmiljö som lockar nya talanger" .
Slutligen, kan du ge några konkreta tips på vad man kan börja med för att komma igång?
- Gör en behovsanalys, vad är syftet med era processer och vilka är era mål?
- Ta del av guider och checklistor och annat material från leverantören av de verktyg du är intresserad av
- Identifiera vilka som ska vara med i processen, utöver HR. Samla in relevanta perspektiv, t.ex. från andra avdelningar, chefer och medarbetare.
Nedan kan du läsa annat innehåll i ämnet, och självklart är du också välkommen att kontakta oss om du vill höra mer om vår plattform.
