Nu när du lyckats med att skapa samsyn inom din organisation kring kompetensbehov och prioriteringar är det dags att ta nästa steg genom en inventering av den kompetens ni redan har och de behov organisationen ser att det behöver framöver, och därigenom göra en gapanalys.
Detta steg är viktigt, för utan inventering och gapanalys av er befintliga kompetensläge är det lätt att försöka lösa kompetensförsörjningen med 100% externa rekryteringar. Risken är dels att det blir onödigt kostsamt men också att du går miste om kraften i den befintliga personalstyrkans önskemål kring kompetens- och karriärsutveckling.
Intern kompetensmappning och successionsplanering?
Det första steget blir att återanvända prioriteringsmatrisen av kompetenser ovan och jämföra den med den befintliga personalstyrkans kompetenser. Beroende på förutsättningar kan det vara så lyckligt att du redan arbetar med kompetensmappning och successionsplanering och har detta dokumenterat i något av de Talent Management-system som finns på marknaden. Eller så dokumenterar ni era medarbetarsamtal på annat sätt, men det viktiga är att du skapat dig en samlad bild av era interna kompetenser för att kunna göra gapanalysen och därigenom ett bra beslutsunderlag. Om ni inte har börjat dokumentera era medarbetarsamtal är detta en bra ingång till viktiga delar som ni behöver få koll på.
Kompetensmappningen ska svara på vilka befintliga kompetenser som er personalstyrka redan besitter, och till vilken nivå. Gällande successionsplanering är det mer en fråga om att identifiera medarbetarens framtida önskemål om karriärsutveckling. Som arbetsgivare finns det många fördelar med att föra denna dialog. Kompetenta medarbetare som vill utvecklas är en verklig tillgång och lyckas du att ta tillvara på denna resurs så kommer du att se det i både höjd medarbetarenöjdhet, effektivitet och resultat.
Det finns även andra delar inom Talent Management och personalvård som är viktiga att hålla koll på utifrån ett kompetensförsörjningsperspektiv. Att personal trivs och att medarbetarnöjdhet mäts och följs upp bör för alla organisationer vara en självklarhet. Och även personal- och lönesystem bidrar med data för beslutsunderlag, för även här ryms information som hjälper dig att vara proaktiv.
Så i inventeringsarbetet behöver du även skapa dig en uppfattning om hur naturlig avgång, medarbetarnöjdhet och/eller sk. ”flight risk” också påverkar rekryteringsbehovet.
Checklista för inventering och gapanalys
- Vad behöver vi för kompetens?
- Var har vi för befintliga kompetenser?
Resultatet här ger oss en övergripande uppfattning om vårt kompetensgap. Nästa steg blir därmed att titta djupare i den egna personalstyrkan utifrån omsättningsperspektiv.
- Befintliga medarbetares karriärönskemål. Finns det medarbetare som vill utvecklas vidare? För dessa medarbetare ska vi såklart försöka tillmötesgå (och kompetensutveckla om det behövs). Att kompetensutveckla en befintlig medarbetare kan många gånger vara ett snabbare och säkrare kort än att rekrytera externt.
- Har vi medarbetare som kommer att sluta utifrån pension eller av andra sk. naturliga anledningar?
- Finns det medarbetare vi bedömer söker sig vidare, antingen utifrån medarbetarsamtal eller medarbetarundersökningar (sk. flight risk).
Du har nu en gap-analys som på en ganska detaljerad nivå sätter ramarna för ert kommande kompetensbehov och hjälper dig till att lägga fokus på rätt målgrupper och rekryteringar.
Ett tips! Det finns tre målgrupper av kandidater som generellt håller väldigt hög kvalitet utifrån ”Quality of hire” samt har en kortare startsträcka till produktivitet.
- Interna medarbetare som vill utvecklas inom bolaget/organisationen.
- Tidigare positivt inställda medarbetare som kan er organisation och jobbet och som snabbt kan sätta sig in i det.
- Kandidattips eller sk. referrals från era befintliga medarbetare.
Visst är det underligt att dessa tre kandidatmålgrupper många gånger inte utnyttjas för att lösa framtida kompetensbehov?
Men mer om detta i nästa steg (3) där vi tittar på sourcing-strategier!
Detta är andra delen av tre i vår serie ”Strategisk kompetensförsörjning”. Nästa del kommer att handla om att skapa sourcing-strategier utifrån målgrupper, rekryteringsutmaningar och resurser!
