Verksamheter i framkant har insett att medarbetare är den viktigaste tillgången. Deras välbefinnande, motivationsgrad och engagemang är affärskritiskt. Här går vi igenom styrkorna med medarbetarsamtal och hur ett modernt system för talent management kan höja kvaliteten och effektiviteten i arbetet.
Traditionellt äger medarbetarsamtal rum en gång om året. Här djupdyker man i mål, motivation och engagemang på ett lite djupare sätt än mer kompletterande one-on-ones eller kontinuerliga pulsundersökningar, som också är superviktiga. Dessutom ligger medarbetarsamtalet även till grund för det kommande lönesamtalet.
Vi börjar med att gå igenom några av fördelarna med att använda sig av årliga medarbetarsamtal.
1. Bemyndigande av anställda
Via medarbetarsamtal kan du som HR och chef identifiera områden där medarbetaren behöver stöd för att utvecklas – med målet att skapa autonoma och bemyndigade anställda som känner ett ägandeskap och har hittat en stark inre drivkraft i sitt arbete. Medarbetarsamtalet är ett viktigt steg i att lämna den gamla pyramidlika bolagshierarkin och börja att ta medarbetarnas önskningar, viljor och behov på allvar. När du pratar prestation och utvecklingsmöjligheter med en anställd är det viktigt att kritiken är konstruktiv och samtalet mer av en dialog än en monolog.
2. Hjälper er att nå mål
Vid medarbetarsamtal är det lämpligt att upprätta en tydlig utvecklingsplan över medarbetarens mål, som sedan krokar arm med avdelningens och verksamhetens mål. Det är viktigt för medarbetare att känna att deras ansträngningar är del av någonting större. Det ger dem kraft i att uppnå de personliga mål ni sätter upp. 3. Förbättrad kommunikation inom företaget
Mer tillit, förståelse, ökad trygghet och synkade förväntningar mellan chef och medarbetare är en uppenbar styrka med medarbetarsamtal. Som chef är det viktigaste du kan göra att lyssna på medarbetaren och ingjuta ett förtroende. Gör medarbetarsamtalet till en central del i att skapa en feedbackkultur på din arbetsplats, där både medarbetare, chefer och anställda lär sig att både ge beröm och ta emot konstruktiv kritik på ett sunt sätt.
Med hjälp av medarbetarsamtal kan du se till att identifiera eventuella osäkerheter kopplat till arbetet eller frågor kring till exempel ledarskap, arbetsmiljö eller det sociala livet på jobbet.
4. Engagemang och motivation
Att hålla medarbetare motiverade och engagerade är centralt. Det är dyrt att rekrytera och verksamheter som ser till att ta hand om sina medarbetare har mycket att vinna. Med hjälp av medarbetarsamtal kan du se till att identifiera eventuella osäkerheter kopplat till arbetet eller frågor kring till exempel ledarskap, arbetsmiljö eller det sociala livet på jobbet. Använder ni dessutom ett digitalt pulsverktyg eller täta one-on-ones för att kontinuerligt checka av med den anställde har ni här chansen att fördjupa er kring saker som identifierats under den senaste tiden. 
Hur rätt system för talent management hjälper till:
Smidig samtalshantering
När du bjuder in medarbetaren kan du som HR eller chef vara tydlig med vilken typ av samtal det handlar om och smidigt välja mellan olika förinställda mallar. Du kan bland annat välja medarbetarsamtal, utvecklingssamtal, lönesamtal, individuell karriärplan eller samtal för vidare personlig utveckling. Det skapar en helt ny tydlighet i kommunikationen och förväntningarna på samtalen. Du har också möjlighet att själv skapa och spara mallar och enkelt ge medarbetaren flera olika förslag på mötestid.
Inför ett möte kan både chef och medarbetare fylla i ett formulär och innan mötet kan de båda parternas svar jämföras och utvecklingsområde och samtalsämnen inför mötet effektivt identifieras. Se sedan tydlig statistik över medarbetarens resultat inom olika områden och ha möjligheten att på ett smidigt sätt sätta upp en utvecklingsplan i systemet utifrån medarbetarsamtalet.
Med hjälp av ett system för talent management kan du också säkerställa att ni följer GDPR, i och med att ni bestämmer under hur lång period som uppgifter ska lagras i systemet.
Underlättar administrationen
Att använda rätt verktyg för talent management gör att du kan ändra i arbetshistorik och enkelt hantera vikariat och ändra arbetsbeskrivningar, tidsinställa, förflytta och schemalägga. Det ger en dynamisk överblick och en struktur i arbetet.
I ett kvalitativt, enkelt och lättnavigerat system för talent management har du möjlighet att bygga avdelningsspecifika dashboards, enkelt se data över vilka avdelningar och chefer som genomfört sina medarbetarsamtal och vilka som är inbokade. Verksamheter som vet hur kostsamt det är att rekrytera och förstår vikten av medarbetarsamtalet förstår styrkan i att ha koll på att de äger rum i tid.
Att som HR i realtid kunna gå och hämta den här typen av rapporter är en otrolig fördel, samt gör det lättare för verksamheter att följa LAS när man enkelt kan sortera medarbetare efter anställningsdatum, tur- och ordningslistor som kan vara aktuella vid en förhandling med facket.
Översikt av medarbetarens kompetenser
Få en tydlig bild av vilka kompetenser som varje individuell medarbetare besitter och bli påmind om det visar sig att en kompetens behöver förnyas eller är på väg att löpa ut. Information om till exempel körkort, truckkort, certifikat, utbildningar, skyddsombud, datorkörkort och andra kompetenser lagras smidigt av medarbetare och HR i ett system för talent management. Men hjälp av att söka på taggar i systemet kan HR sedan snabbt och effektivt identifiera var behövd kompetens finns inom organisationen. På så sätt kan ni ta tillvara på all kunskap som finns inom bolaget istället för att påbörja en ny rekrytering, och kanske till och med en blivande felrekrytering, helt i onödan.
Ökad kommunikation
Det finns en otrolig fördel om HR, chefer och medarbetare smidigt kan kommunicera med varandra i verktyget ni använder. Det är ett sätt för HR att visa att man vidtagit åtgärder efter förhandlingar. Att som HR ha möjligheten att skicka ett meddelande till chefen, så att det automatiskt lagras i systemet, är en nyckel för att kunna bevisa att man vidtagit åtgärder om en medarbetare till exempel misskött sig. På så sätt kan du vara trygg med att du följer LAS (Lagen om anställningsskydd) eller MBL (Medbestämmandelagen), samt andra lagar kopplat till anställningsskydd.
