OBS! Denne artikkelen handler ikke om Time to hire.

Tid er penger. Joda, ganske oppbrukt den der, men for alle som jobber med rekruttering er dette uttrykket ganske relevant. Vi er vant til å snakke om hvor lang tid det tar fra man starter på en rekrutteringsprosess til jobbtilbud er akseptert. Noen inkluderer også tiden det tar til kandidaten har sin første dag på jobb. Dette er egentlig en nært beslektet KPI, kalt «time to fill». Hvis du skal måle tallene fra din egen virksomhet mot tall i andre virksomheter, er det viktig at samme start og sluttpunkt er benyttet.

Hvis du vil lese mer om time to hire, se tidligere bloggartikkel her.

Når du har kontroll på time to hire, har du da kontroll på all tid fra behovet oppstår til den nye stjernen signerer? Nesten! For time to hire starter når rekrutteringsprosessen starter, altså er det et sort hull fra behovet oppstår til du kan starte rekrutteringen. Og det at rekrutteringsprosessen starter fordrer at det finnes en godkjennelse fra en eller annen for at det er ok å gå i gang med prosessen.

Det skulle vel ikke ta så lang tid? Nei, det kan det hende det ikke gjør i din virksomhet, men hvis du ikke VET hvor lang tid dette normalt tar, bør du finne det ut. Når du starter på denne prosessen, er det greit å skille mellom økning av antall ansettelser og erstatninger. Den siste gruppen vil normalt ikke kreve prosess for godkjennelse.

Hva er det som kan forsinke en godkjennelse?

  • Et kjedelig svar på dette kan være at det ikke er sett på som en viktig sak i virksomheten. Det har ikke spesielt fokus, det ordner seg, vi gjør som vi alltid har gjort.

  • Manglende budsjett for en ny ansatt er en annen årsak som ofte stopper en ivrig leder i å få fart i egen avdeling. Denne er vanskeligere å påvirke, men i en kartlegging over hvor mye tid som går med til godkjennelse, kan det være bra å ha med hvor mange stillinger dette gjelder i et normalår. Kanskje man kan påvirke budsjettprosessen, slik at det tas mer høyde for økning av antall ansatte.

  • I en del virksomheter vil man finne at det mangler prosess for godkjennelse av å ansette flere ressurser. Dette skaper usikkerhet og usikkerhet fører kanskje til apati og beslutningen blir liggende som en ikke utført oppgave i for lang tid.

  • Noen virksomheter har laget en omfattende prosess, med skjemaer som skal fylles ut, hvem det skal sendes til, hvem som har myndighet til å svare, hvem som bekrefter at det er budsjett til den ansettelsen osv. Her kan det hende at ordet som best beskriver en eventuell treghet her er «byråkrati».

En løsning for å korte ned tiden fra behov til godkjennelse er at utfordringen løftes til ledergruppen. For å få gehør her, gjelder det å ha med tall som gjør det enkelt å forstå hvor det kan spares tid, gjerne sammen med noen forslag til tiltak.

Mange virksomheter vil spare dager og uker på riktige tiltak, tid som snart blir vekslet inn i penger på bunnlinjen.

 

På utkikk etter faglig påfyll? Besøk vår kunnskapsbank