Waarom je preboarding proces niet werkt (en hoe je het kunt oplossen)

TL;DR  

Preboarding is een van de belangrijkste momenten in de employee journey, en toch krijgt het nog vaak onvoldoende prioriteit.

Wanneer preboarding en onboarding structuur, duidelijkheid en betrokkenheid missen, blijven de gevolgen niet beperkt tot een trage start. Het beïnvloedt hoe medewerkers de organisatie vanaf dag één ervaren, hun productiviteit en uiteindelijk hoe lang ze bij een bedrijf blijven.

Een meer gestructureerde en doordachte onboardingaanpak helpt nieuwe medewerkers om sneller productief te worden, zich zekerder te voelen in hun rol en langer te blijven.

Overzicht

1. Wat slechte preboarding organisaties écht kost
2. Waar onboardingprocessen in de praktijk vaak misgaan
3. Hoe je een effectiever preboardingproces opzet
4. Hoe je een effectiever onboardingproces opzet
5. Hoe je dit zelf kunt realiseren
   
   

Preboarding zet de toon voor alles wat daarna volgt

Slechte preboarding wordt vaak gezien als een klein probleem. Managers en HR denken vaak dat een matige onboardingervaring wel kan worden goedgemaakt met een goede ervaring zodra iemand eenmaal aan het werk is. In werkelijkheid heeft slechte preboarding echter zeer reële gevolgen en leidt het er vaak in sommige gevallen zelfs toe dat mensen hun eerste werkdagen niet eens halen.

Wanneer nieuwe medewerkers in een vroeg stadium niet de juiste ondersteuning krijgen, vertraagt dat hun tijd tot productiviteit. Ze besteden meer tijd aan zelf uitzoeken hoe dingen werken, het stellen van ad-hocvragen of het wachten op antwoorden die eigenlijk onderdeel hadden moeten zijn van een duidelijk proces.

Omdat het grootste deel van ons verloop binnen de eerste zes maanden plaatsvindt, konden we het ons niet veroorloven om de preboardingervaring niet te evalueren.

Georgina Huntley, Hoofd Employee Career & Development, ManpowerGroup UK

Tegelijkertijd worden managers en collega’s steeds opnieuw betrokken bij terugkerende, ongestructureerde onboardingtaken, wat intern voor onnodige druk zorgt.

De grootste impact is echter op de lange termijn. Medewerkers die zich in een vroeg stadium verloren, onvoldoende ondersteund of niet verbonden voelen, hebben een aanzienlijk grotere kans om af te haken of te vertrekken.

En hen vervangen is altijd duurder dan hen vanaf het begin goed onboarden.

Waar onboarding meestal misgaat

In veel organisaties bestaat preboarding nauwelijks en is onboarding nog steeds versnipperd. Voor hun eerste werkdag horen nieuwe medewerkers niets en moeten ze zelf maar aannemen wat hen te wachten staat. En zodra ze beginnen, krijgen ze informatie verspreid over verschillende systemen, documenten en gesprekken. Taken worden handmatig afgehandeld en verantwoordelijkheden zijn niet altijd duidelijk gedefinieerd.

Dit zorgt voor een inconsistente ervaring, waarbij sommige medewerkers een gestructureerde start krijgen, terwijl anderen alles zelf moeten uitzoeken.

De waarheid is dat dit soort situaties zelden bewust zo zijn ingericht. Het is vaak het gevolg van onboarding die in de loop der tijd is gegroeid, zonder dat er een duidelijke structuur achter zit.

Het onboardingproces is de afgelopen jaren aanzienlijk geëvolueerd. Voorheen was er geen echte structuur en bestond preboarding niet. Nieuwe medewerkers ontvingen simpelweg een paar dagen voor hun start een e-mail met alle benodigde informatie.

Petra Baars, Online Communicatie Specialist, Werkzaak Rivierenland

Preboarding is vaak het moment waarop deze kloof het meest zichtbaar wordt. De periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag is een belangrijke kans om betrokkenheid op te bouwen, verwachtingen te scheppen en een gevoel van verbondenheid te creëren.

Hoe je een effectiever preboardingproces opzet

Effectieve onboarding begint niet op dag één, maar op het moment dat een kandidaat “ja” zegt. Een gestructureerd preboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich al vóór hun start geïnformeerd, voorbereid en verbonden voelen.

Dat betekent dat er een duidelijke reis wordt gecreëerd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Communicatie moet consistent en tijdig zijn, en niet afhankelijk van handmatige opvolgingen. Praktische informatie over de rol of benodigde werkmaterialen, introducties met het team en verwachtingen voor de eerste weken moeten op een toegankelijke manier worden gedeeld, zodat ze op elk moment opnieuw kunnen worden bekeken.

Tegelijkertijd gaat preboarding niet alleen over het delen van informatie. Het draait ook om het vroeg creëren van een gevoel van verbondenheid. Nieuwe medewerkers inzicht geven in hun team, hun rol en de organisatie helpt hen om zich al vóór hun eerste werkdag onderdeel te voelen van iets groters.

Hoe je een effectiever onboardingproces opzet

 Het verbeteren van onboarding betekent niet per se dat er meer stappen moeten worden toegevoegd. Het betekent vooral dat de bestaande stappen duidelijker, consistenter en eenvoudiger te volgen worden gemaakt.

Dat begint met het definiëren van een gestructureerde onboardingreis die al vóór dag één start en doorloopt na de eerste weken.

Alle taken die een nieuwe medewerker in de eerste weken krijgt, moeten duidelijk worden toegewezen, communicatie moet gecentraliseerd worden en de voortgang moet zichtbaar zijn voor zowel de medewerker als de organisatie.

Met de juiste inrichting wordt onboarding een begeleide ervaring in plaats van een reeks losstaande taken. Nieuwe medewerkers ontvangen relevante informatie, training en communicatie die is afgestemd op hun rol, terwijl HR en managers inzicht krijgen in voortgang en betrokkenheid.

Hoe kun je dit bereiken?

Steeds meer organisaties zien preboarding en onboarding als een strategische prioriteit binnen de employee lifecycle.

De vraag is niet langer óf onboarding belangrijk is, maar hoe gestructureerd en schaalbaar jouw aanpak vandaag de dag is.

Bij Talentech helpen we organisaties om:

• Gestructureerde onboarding journeys te creëren, van preboarding tot volledige productiviteit
• Consistentie te waarborgen tussen teams en locaties
• Handmatig werk te verminderen en de ervaring voor zowel medewerkers als managers te verbeteren

Ontdek hier hoe onze onboardingoplossing zorgt voor een soepelere en meer betrokkenheid start voor elke nieuwe medewerker. 

Ga je liever direct met ons in gesprek?