Kerroimme viime artikkelissamme henkilöstön kehittämisen tärkeydestä, ja siitä millä eri tavoin työntekijöiden osaamista voi kehittää. Tällä kertaa syvennymme konkreettisiin työkaluihin, joilla varmistat henkilöstön jatkuvan kehityksen.
Mitä työkaluja voit käyttää työntekijöiden kehityksen varmistamiseen?
Viikoittaiset pulssikyselyt
Pulssikyselyt ovat ehdottomasti paras työkalu trendien mittaamiseen yrityksessä. Kyselyiden avulla varmistetaan, että ongelmat osastojen tai yrityksen tasolla hoidetaan ajoissa. Kun suoritat pulssikyselyitä viikoittain, sinulla on jatkuva käsitys siitä, miten työntekijät näkevät psykososiaalisen ja fyysisen työtilanteensa.
Kehityskeskustelut- ja suunnitelmat
Monet yritykset ovat päättäneet pitää kehityskeskusteluja useammin varmistaakseen, että työntekijän ja esihenkilön välillä on jatkuva kommunikaatio ja kehityssuunnitelmia, joita päivitetään ja jotka noudattavat työntekijän tavoitteita ja unelmia.
Jaamme kehityskeskustelut- ja suunnitelmat tyypillisesti kahteen ryhmään. Ensimmäinen koskee hallintoa, turvallisuutta ja prosesseja, ja toinen ryhmä valmistelua, sisältöä, suunnittelua ja seurantaa:
-
Hallinto, turvallisuus & prosessit
Varmistaaksesi, että HR:llä on yleiskuva kehityskeskusteluista yrityksen eri osastoilla, sinulla pitäisi olla pääsy näkymään, joka osoittaa, kuinka monta henkilöä on kutsuttu kehityskeskusteluun, kuinka monta työntekijää ja johtajaa on täyttänyt keskusteluun liittyvät lomakkeet ja kuinka monta keskustelua on pidetty. Kun sinulla on kokonaiskuva, olet myös varmistanut, ettei yhtään työntekijää unohdeta.
Noudattaaksesi GDPR:ää, varmista, että keräät, hallitset ja tallennat tietoja sovellettavien määräysten mukaisesti. Voi olla eduksi käyttää järjestelmää tietojenkäsittelyyn, jotta varmistat, että tietoja ei lähetetä suojattujen datareittien ulkopuolelle.
Varmista, että prosessisi ovat johdonmukaisia, ja virtaviivaista niitä tarvittaessa.
-
Valmistelu, sisältö, suunnittelu & seuranta
Kehityskeskustelun valmisteluun kuuluu muutamia tärkeitä asioita. On järkevää linjata yrityskohtaiset aiheet, jotka liittyvät yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteisiin, jotta kysymyksiä voidaan mukauttaa toimimaan saman tavoitteen saavuttamiseksi. Toinen tärkeä asia on, että esihenkilöt tutustuvat työntekijöidensä työtehtäviin- ja aikoihin, jotta kysymyksiä ja keskustelua voidaan mukauttaa suhteessa työntekijän jokapäiväiseen elämään. Työntekijälle on myös hyvä kertoa etukäteen keskustelun ajankohta ja painopiste.
Kehityskeskustelun sisältö on ratkaiseva sen vaikutuksen kannalta. Muista kysyä kysymyksiä sekä sosiaalisista, yleisestä että ammatillisesta kehityksestä. Näin voitte luoda kehityssuunnitelman, joka tekee työntekijästä paremman kollegan, lisää hänen ammatillista tietämystään ja vahvistaa hänen uraansa. Voit myös kysyä työntekijältä mistä aiheesta hän haluaisi keskustella.
Varmista myös, että joitain kysymyksiäsi voidaan käyttää yleisesti tiimien välillä, ja, että sinulla on myös kysymyksiä, jotka toistuvat koko yrityksessä, jotta voit tunnistaa trendit, kohdella kaikkia tasapuolisesti ja varmistaa, että kehityssuunnitelmien seurannan prosessisi ovat virtaviivaisia.
Kehityskeskustelun aikana esihenkilö ja työntekijä tekevät suunnitelman asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Nämä tavoitteet ja niihin liittyvä toimintasuunnitelma ovat niin sanottuja kehityssuunnitelmia.
On tärkeää seurata näitä kehityssuunnitelmia jatkuvasti, jotta varmistat, että sekä esihenkilö että työntekijä noudattavat sovittuja asioita.
Talent management ja puuteanalyysi
Toinen erittäin hyödyllinen työkalu työntekijöiden kehittämiseen on talent management eli osaamisen hallinta. Erityyppisiä taitoja tarvitaan tietysti eri tehtäviin ja tiimeihin. Siksi on tärkeää, että määrittelet ennen kaikkea, mitä osaamista käytetään eri positioissa ja työtehtävissä.
Kun eri työtehtävien kompetenssit on määritetty, pyydä työntekijää ja hänen esihenkilöään arvioimaan työntekijän eri osaamisalueet asteikolla yhdestä kymmeneen. Osaaminen voi olla mitä tahansa tiimin yleisestä osaamisesta, kuten kielitaito, omatoimisuus, yhteistyö, johtajuus ja IT-taidot, tehtäväkohtaiseen osaamiseen, kuten verkkosuunnittelu, hakukoneoptimointi ja graafinen suunnittelu (esimerkki markkinoinnin työtehtävästä).
Vastauksia verrataan työtehtäväkohtaisiin odotuksiin osaamisesta. Puuteanalyysi osoittaa yksinkertaisella tavalla eroavaisuudet ja puutteet työntekijän osaamisessa. Voit käyttää analyysia määrittääksesi trendejä osastojen ja työtehtävien välillä tunnistaaksesi yleiset puutteet osaamisessa sekä kehityspotentiaalin.
Osaamismatriisi
Osaamismatriisit ovat lomakkeita, joihin merkitään työntekijän suorituskyky ja kehityspotentiaali. Tyypillisesti matriiseissa on 3x3-, 4x4- tai 5x5-ruudut, joissa X-akseli on työntekijän suoritustaso ja Y-akseli on työntekijän kehityspotentiaali. Matriisin avulla saat nopeasti yleiskuvan siitä, voiko työntekijä tulevaisuudessa nostaa suoritustasoaan kehityspotentiaalinsa avulla sekä mikä on työntekijän nykyinen suoritustaso.
Seuraajasuunnittelu
Seuraajasuunnittelu on esihenkilöiden ja HR:n työkalu, jonka avulla seurataan työntekijän ja osaston potentiaalia. Siihen liittyy pohdinta siitä mitkä positiot voisivat sopia työntekijälle tulevaisuudessa. Tunnistaaksesi kenellä voisi olla tarpeeksi kehittymispotentiaalia edetäkseen sisäisesti, voit käyttää edellä mainittua osaamismatriisia. Yksittäinen työntekijä tulee näkyvämmäksi, ja voit vahvistaa työnantajabrändiäsi tuomalla esiin mahdollisuutta edetä yrityksessä sisäisesti.
Kurssit
Kursseilla ja seminaareilla voidaan edistää työntekijöiden osaamista ja kehitystä. Saatat miettiä, miten työskennellä jäsennellysti kurssien kanssa? Monet HR-ammattilaiset käyttävät työkaluja, joiden avulla työntekijät voivat itse aktiivisesti ilmoittautua mielenkiintoisille kursseille, jotka HR ja johto ovat budjetin huomioiden valinneet tarjottavaksi henkilöstölle.
Haluatko aloittaa työntekijöiden osaamisen kehittämisen?
Prosessien digitalisointi voi olla valtava etu, jolla varmistat, että kaikki toimii saumattomasti ja tasaisesti koko yrityksessä, samalla kun sinulla on kaikki yhdessä paikassa. Kehitetään ja digitalisoidaan yhdessä prosessejasi - varaa aika kanssamme!
