Der er fordele ved at have et integreret HR-system. Det samler din data ét sted og sparer dig tid, når du skal bruge dem. Alligevel er der mange virksomheder, der arbejder på tværs af HR-systemer, og det har sine udfordringer.
Det kan være, at et system håndterer lønudbetaling og lønudvikling, et andet måler medarbejdernes præstationer og faglige udvikling, mens et tredje håndterer rekruttering og jobsamtaler.
Det kan dog være besværligt og tidskrævende i længden, når man bruger separate systemer til forskellige processer. Og det kan vise sig et problem i forhold til at understøtte hele medarbejderrejsen fra tiltrækning af kandidater til offboarding af medarbejdere.
Udfordring 1: Manglende integration besværliggør overlevering og rapportering
Udover det besværlige i at skulle overskue adskillige login-informationer, orientere sig i diverse interfaces og navigere i forskellige systemer er det en svaghed, at data ikke er samlet, men spredt ud. Det gør det sværere at lave nøjagtige og præcise rapporteringer. Data skal overføres først, hvilket kan give udfordringer i forhold til formatering og registrering, ligesom det kan forhøje risikoen for misforståelser og fejl. At integrere data kræver en manuel indsats og dermed også tid, man kunne have brugt andetsteds.
Løsning: Den åbenlyse løsning er at integrere al sin data i ét system, alternativt at benytte sig af systemer, der taler samme sprog og kan effektivisere overførslen af information. Det vil skabe en mere effektiv og sammenhængende HR-administration og gøre det lettere at administrere medarbejderdata på tværs af forskellige processer – og undervejs i medarbejderrejsen.
Udfordring 2: Forskellige arbejdsprocesser giver forskellig behandling
At navigere imellem systemer kan føre til forvirring og ineffektivitet, men også forskellige praksisser afhængigt af systemernes arbejdsflows og opbygning. Det kan præge oplæringen af nye medarbejdere, hvis ikke processerne er rammesat meget specifikt. Sådan vil forskellige systemer kunne føre til forskellig behandling, hvilket både kan komplicere onboardingen, være på kanten af virksomhedens oplæringspolitik og føre til andre udfordringer på sigt.
Løsning: Har man et ønske om en ensartet onboarding og oplæring, er det nødvendigt at have standardiserede processer på plads, der følger den bedste praksis på området. Det er vigtigt, at den proces fungerer på tværs af alle HR-systemer. Her kan et integreret system hjælpe, så der ikke opstår forskellige løsninger afhængigt af platformen.
Udfordring 3: Forskellige leverandører og høje omkostninger
Det kan skabe udfordringer med support og vedligeholdelse, ensartet funktionalitet og kompatibilitet på tværs af systemerne.
Det kan også føre til forhøjede omkostninger for virksomheden. At indkøbe forskellige systemer fra forskellige leverandører bliver hurtigt dyrere end at have en samlet løsning hos én leverandør. Samtidig kræver administration og vedligeholdelse af separate systemer ofte mere personale og dermed også flere ressourcer.
Løsning: Det er et godt træk at begrænse antallet af leverandører. Det gør det lettere at administrere og vedligeholde systemerne, det gør det lettere at få support, og det kræver dermed færre ressourcer at holde funktionaliteten ved lige.
Læs mere om HR-processer og hvorfor de bør afspejle medarbejderrejsen lige her.
