Onboarding med AI i 2025: Bedre begyndelser og gladere medarbejdere

HR-teams har mere på bordet end nogensinde, især når det gælder onboarding af nye teammedlemmer. Mellem jagten på papirarbejde, udsendelse af påmindelsesemails og besvarelse af de samme fem spørgsmål hver mandag morgen er det ikke overraskende, at den menneskelige del af onboarding ofte kommer i baggrunden.

Her kommer AI ind i billedet.

Fra chatbots, der besvarer nye medarbejderes spørgsmål, til smarte værktøjer, der markerer risici for frafald, hjælper onboarding-AI HR-teams med at håndtere de cirka 54 opgaver pr. nyansat, så de kan fokusere på det, der virkelig betyder noget: at sikre, at hver ny medarbejder føler sig set, støttet og klar til at få succes.

Og forandringen er allerede i gang. Ifølge Leena AI bruger 68 procent af organisationer allerede AI i deres rekrutterings- og onboardingprocesser. En anden rapport viser, at 87 procent af HR-professionelle er “meget engagerede” i at implementere AI på dette område.

Men selvom teknologien vinder frem, er der stadig spørgsmål:

Hvor kan AI skabe mest værdi?
Hvordan implementeres det uden at miste det menneskelige touch?
Og hvad betyder det for fastholdelsen af medarbejdere?

Lad os dykke ned i det: 

Hvad er onboarding med AI og hvorfor skal du tænke på det? 

AI-onboarding refererer til brugen af kunstig intelligens til at understøtte og automatisere dele af medarbejderens onboardingrejse. Tænk på det som en superkraftig assistent, der aldrig sover.

Men hvad kan det så gøre? Her er nogle af de standardopgaver, du kan forvente fra en onboarding AI-assistent:

• Automatisere chatbots, der besvarer nye medarbejderes ofte stillede spørgsmål døgnet rundt
• Automatisk sende påmindelser om papirarbejde og træning
• Foreslå skræddersyede onboardingplaner baseret på jobrolle eller lokation
• Analysere data om engagement for at opdage, når nogen måske føler sig tabt

AI-værktøjer til onboarding kan også: 

• Spotte, hvordan nye medarbejdere har det, baseret på deres feedback og adfærd
• Sende påmindelser, når nogen er bagud
• Tilpasse indhold, så det matcher, hvordan en person lærer, eller hvor de er i deres karriere
• Foreslå nyttige ressourcer eller mentorer baseret på, hvad der har virket tidligere
• Opsætte konti og tilladelser automatisk via systemintegrationer

Det handler ikke om at erstatte HR, men om at fjerne flaskehalse og dække dine blinde vinkler.

Med en platform som Talentech er onboarding-AI mere end en eftertanke. Den lever inde i en samlet rekrutterings- og HR-platform, forbundet med jobannoncer, preboarding-workflows og medarbejderdata. Det betyder, at du kan generere onboarding-indhold baseret på reelle ansættelsesdata, strømline tjeklister til ledere og opdage risici uden manuelt at gennemgå regneark.

Talentechs AI Copilot bruges allerede til at understøtte preboarding ved at besvare spørgsmål, som nye medarbejdere måske er for nervøse til at stille. Som Talentechs Chief Product Officer og AI-entusiast Malin Gustafsson siger: "Idéen er at skabe et sikkerhedsnet for både den nye medarbejder og lederen."

Hvilken rolle spiller AI i medarbejderfastholdelse?

Tiden mellem accept af tilbud og fuld integration kan være en risikozone: engagementet kan falde, tvivl kan snige sig ind, og din A+-nyansatte kan begynde at få andet- og tredjetanker. AI giver HR-teams en måde at holde linjen på; opbygge tillid tidligt, spotte røde flag før de eskalerer og skabe en ensartet, ubesværet oplevelse. For når onboarding føles forhastet eller ustruktureret, er nye medarbejdere langt mere tilbøjelige til at forlade virksomheden.

Sådan hjælper AI med fastholdelse under onboarding:

• Frigør tid: Automatiserer administrative opgaver, så HR og ledere kan bruge mere tid på at skabe forbindelse med nye medarbejdere i de afgørende første dage og uger.
• Reducerer risiko for frafald: AI følger fremskridt og markerer, når nogen halter bagefter eller ikke engagerer sig i deres onboardingrejse.
• Forbedrer konsistens: Alle får den samme højkvalitetsoplevelse, uanset hvor de er placeret.
• Øger tryghed: Chatbots besvarer almindelige spørgsmål, så nye medarbejdere ikke står tilbage og spekulerer på, hvem de skal spørge.

User cases om AI-brug

Lad os komme videre fra buzzwords. I 2025 er AI-onboarding ikke længere et vagt koncept; det er et voksende sæt af praktiske værktøjer, som HR-teams allerede bruger til at forbedre oplevelsen for nye medarbejdere. Uanset om det handler om at aflaste ledere, tilføje struktur til hybrid-onboarding eller hjælpe med at skalere indsatsen på tværs af flere lokationer, er disse værktøjer designet til at løse reelle problemer, ikke bare tilføje kompleksitet.

Forestil dig dette: Det er mandag morgen, og tre nye medarbejdere starter – én på dit kontor i Amsterdam, én remote i Helsinki og én hybrid i Berlin. AI træder automatisk til. Hver af dem modtager en personlig onboardingplan baseret på deres rolle, team og lokation. Deres linjeledere får rettidige påmindelser, og HR kan følge med i, hvem der er engageret, og hvem der muligvis har brug for lidt ekstra støtte.

Sådan ser AI-støttet onboarding ud i praksis:

Hvad er fordelene med AI i onboarding?

Lad os være ærlige: onboarding er en af de mest følelsesmæssigt ladede dele af medarbejderrejsen. Forventningerne er høje, tiden er kort, og presset for at gøre et godt indtryk er meget reelt. Men for HR-teams, der allerede er pressede, kan det føles umuligt at levere den oplevelse konsekvent.

Her bliver AI mindre et teknologispil og mere en lettelse.

Når gentagne administrative opgaver overlades til maskiner, får HR-teams noget uvurderligt tilbage: tid. Tid til reelle samtaler. Tid til at gå med en ny medarbejder til frokost. Tid til at tjekke ind med en leder, der onboarder nogen for første gang. Med AI optimerer du ikke bare en proces. Du reducerer angst. Du skaber rum til, at mennesker kan forbinde sig. Du giver HR plads til at træde ud af inboxen og ind i kulturen.

Og for medarbejderen? Du skaber en rolig, guidet og selvsikker første oplevelse, der begynder det øjeblik, kontrakten underskrives. I stedet for at stå i limbo får de struktur, klarhed og forbindelse fra dag ét. FAQ’er bliver besvaret, trinnene er tydelige, og opfølgende check-ins kommer uden at skulle spørge. I stedet for at undre sig over “Gør jeg det rigtigt?” begynder de allerede at føle, at de hører til.

Almene udfordringer med AI i onboarding og hvordan du takler dem

AI-onboarding kan være en stor fordel for HR, men kun hvis det gøres korrekt. Uden klare mål, den rette opsætning, et informeret team og en sund portion realisme kan det lige så godt skabe flere problemer, end det løser. Den gode nyhed er, at de fleste almindelige faldgruber kan undgås.

Her er nogle af de udfordringer, teams støder på, og hvordan man kan undgå dem med lidt smart planlægning og praktisk tænkning:

1. Frygten for en "robotagtig" onboarding

Når HR-ledere forestiller sig at overlade dele af onboarding til AI, opstår der ofte en instinktiv frygt: vil det føles koldt? Vil folk savne den personlige velkomst, tjek-ins og de kulturelle touchpoints, der gør onboarding meningsfuld?

Hvordan man takler dem:

• Altid kombiner AI med menneskelig interaktion. Lad AI tage sig af de gentagne opgaver (fx sende dokumenter, minde folk om deadlines), mens mennesker tager sig af de opgaver med høj indvirkning (fx velkomstopkald, teamintroduktioner).
• Brug chatbottens samtalelogger til at identificere, hvor folk stadig ønsker en personlig kontakt.
• Berolig interessenter med, at AI ikke erstatter HR – det fjerner bare støjen.

2. Modstand fra teammedlemmer og interessenter

• Vis dataene. Demonstrér, hvor AI har forbedret fuldførelsesrater, reduceret svartid eller mindsket frafald.
• Involver ledere i at designe onboarding-forløb. Jo mere ejerskab de føler, desto mindre modstand vil du møde.

• Start med et pilotteam, indsam feedback, og skalér gradvist

3. Bekymringer om datasikkerhed og compliance

Tillid er altafgørende, især i regulerede industrier eller inden for EU, hvor bekymringer om GDPR-compliance, datahåndtering og gennemsigtighed i AI-beslutninger er meget reelle. Ét fejltrin, og pludselig bliver det AI-værktøj, der skulle forenkle onboarding, en risiko for både dit omdømme og din compliance-position.

• Arbejd med leverandører, der kan fremvise tydelig dokumentation for, hvordan data behandles, opbevares og sikres.
• Gennemgå jeres datapolitikker sammen med IT eller juridisk afdeling. Før I implementerer AI-drevne onboardingværktøjer, skal I sikre jer, at I forstår, hvordan medarbejderdata indsamles, lagres og anvendes. Et simpelt data-tjek nu kan forhindre store problemer senere.

• Udpeg en intern AI-ansvarlig eller et udvalg, der overvåger bias og compliance-risici 

4. Fragmented systemlandskab

Hvis jeres onboarding allerede foregår på fem forskellige værktøjer og tre regneark, kan det at tilføje AI føles som endnu et lag oven på et i forvejen overbelastet system. I stedet for at forenkle kan det gøre HR’s arbejde endnu mere besværligt.

Sådan kan du håndtere det:

• Lav en oversigt over jeres eksisterende værktøjer og fremhæv overlap.
• Vælg et AI-værktøj, der let kan integreres, eller gå efter en samlet platform med indbygget AI-understøttelse.

• Undgå at lægge nye løsninger ovenpå, medmindre de reelt fjerner trin i processen.

5. Manglende intern ekspertise

Mange HR-teams er begejstrede for AI, men næsten en tredjedel føler ikke, at de har den tekniske viden til at bruge det med sikkerhed. Denne mangel på ekspertise fører ofte til forsinkelser, overdreven afhængighed af leverandører eller en afvisning baseret på frygt.

Sådan kan du håndtere det:

• Skab tværfaglige AI-parathedsteams med HR, IT og juridisk afdeling.
• Udnyt ekstern træning, leverandørers webinarer og AI-workshops.

• Start med lavrisiko-brugsscenarier som påmindelser eller FAQ’er, og byg gradvist selvtillid op derfra.

6. Overdreven afhængighed af automatisering

Når noget kører i baggrunden, er det let at antage, at det fungerer … indtil det ikke gør. Hvis ingen holder øje, kan jeres onboarding-forløb ende med at være forældet, irrelevant eller fyldt med døde links.

Sådan kan du håndtere det:

• Sæt faste evalueringscyklusser (fx hvert kvartal) for at gennemgå jeres onboarding-forløb.
• Kombinér AI-data (fx fuldførelsesrater) med kvalitative input (fx surveys blandt nye medarbejdere).

• Sørg for, at nogen har det fulde ansvar for onboarding-oplevelsen fra start til slut – også når AI er en del af den.

Ved at betragte disse udfordringer som signaler i stedet for barrierer kan HR-teams skabe mere robuste og gennemtænkte onboarding-forløb, der balancerer teknologi med empati og retfærdighed.

Afsluttende tanker: AI skaber tid til det, som virkelig betyder noget

AI erstatter ikke den menneskelige kontakt; det hjælper med at skabe plads til den. Ved at fjerne forhindringer og bringe nyttige indsigter frem styrker AI-onboardingværktøjer HR-teams i at fokusere mere på det, der får folk til at føle sig hjemme.

Talentech mener, at teknologi skal arbejde for dig og ikke omvendt. Derfor udvikler vi værktøjer, der frigør din tid, understøtter smartere beslutninger og hjælper dig med at bygge stærke teams fra dag ét.

Vil du tage din onboarding til næste niveau med praktisk AI? Vi kan hjælpe!

Talentech giver dig mere end blot smarte funktioner. Vores alt-i-en HR-platform kombinerer praktisk, specialudviklet AI med den fleksibilitet og struktur, dit team har brug for, for at levere en enestående onboarding-oplevelse. Fra rekruttering til preboarding, træning til teamintegration – alt fungerer sammen, så du kan fokusere på mennesker frem for processer.

Er du klar til AI, der er bygget til HR (ikke bare tillagt)? Lad os tage en snak!

Mere i serien om AI-modenhed: