Tar du fortfarande emot ansökningar via e-post? Skickar du vidare CV och kandidaters kontaktuppgifter till kollegor via mail? Sparar du intressanta jobbsökare i mappar direkt i din e-postklient eller på datorn? Här har du sju anledningar till varför du borde jobba annorlunda.
1. Tillgång till mailen vid sjukdom eller ledighet
Du åker på en rejäl förkylning och ligger hemma i två veckor. Finns det någon annan på kontoret som du litar tillräckligt på för att lämna ut lösenord till din e-post? Risken finns ju att annan mailkorrespondens råkar läsas, eller att den som loggar in inte har koll på ditt system för att sortera upp inkomna ansökningar. Men låter du inte någon annan få tillgång löper rekryteringen en stor risk att gå miste om bra kandidater eller ge en dålig kandidatupplevelse.
2. GDPR
En delad inkorg där flera medarbetare kan logga in och kolla av inkomna handlingar är inte heller optimalt. GDPR, den nya dataskyddförordningen som ersätter PUL, gör att du måste ha stenkoll på var jobbansökningarna hamnar och vem som tar del av dem. Eftersom du också måste radera personuppgifter efter en viss tid måste du gå in och leta upp alla platser där ansökningshandlingar och kontaktuppgifter till kandidater kan tänkas gömma sig: inkorg, utkorg, vidarebefordrat meddelande till rekryterande chef, excellista, fysiska utskrifter av CV, sparat på någons dator...
3. Kandidatupplevelse och återkoppling
Ser du till att alla som söker ett jobb hos er får ett svar om att deras ansökning har kommit fram? Kommer du ihåg att återkoppla till dem under rekryteringens gång för att meddela att de inte gått vidare? Om inte, sätter du ert rykte som arbetsgivare på spel. En avsaknad på återkoppling kan ge en så pass negativ upplevelse hos kandidater att de undviker att söka jobb hos er igen i framtiden, och i vissa fall även uppmanar andra att inte söka! Återkoppling via mail kan vara en stor utmaning när du måste bolla många sökande till olika tjänster, något du istället kan sköta enkelt med ett verktyg.
4. Digital inkorg, men mycket manuell hantering
Vi glömmer för en sekund att du ägnar ganska många minuter per kandidat till att spara ner CV och personligt brev, anteckna kontaktuppgifter, föra register över vilken tjänst de har sökt till och dina rekommendationer för om de går vidare efter en första kvalificering. Låt oss fokusera enbart bara på momentet att ta emot ansökningar och hålla koll i inkorgen. Dels får du mail med ansökningar som ska sorteras på tjänst, dels kommer frågor som ska följas upp och ibland en kombination av båda. Just det, ovanpå det får du nog e-post från kollegor, utskick från bloggar och annan vanlig brevväxling som blandar sig med ansökningarna. Du glömmer väl inte att gräva igenom skräpposten också för att säkerställa att ingen ansökan blev markerad som spam av misstag?
5. Internkommunikation om kandidater
Att bolla kandidater under en rekryteringsprocess kan vara lite av ett pussel när man gör det via mail. Fram och tillbaka med rekryterande chef för att komma fram till vilka kandidater de vill kalla in till intervju, jonglera flera scheman och förslag på tider att träffas, kommunicera tiderna med kandidaten, och tillbaka till dig själv igen. För att inte nämna att hålla koll på utlåtande eller intervjuanteckningar. Faran är att något hamnar på villovägar under hantering och att ni missar att identifiera rätt kandidat för jobbet.
6. Statistik och uppföljning
Hur lång är er time to hire? Vilka annonskanaler ger bäst resultat? Hur ser er typiska kandidat ut? Med mail är det svårt att följa upp med statistik och KPI:er; nyckeltal och mätvärden som speciellt uppskattas av ledningsgrupp och VD. En annan bonus är att uppföljning av statistik kan hjälpa er spara pengar genom att visa vilka annonskanaler som drar in flest och framför allt bäst kandidater; bra så att ni inte slänger pengar i sjön.
7. Kandidatbank
Kanske kandidaten inte fick jobbet den här gången, men fortfarande kunde vara intressant i kommande utlysningar? Det är bra att ha en kandidatbank för att hålla kontakten. Detsamma gäller för intresseanmälningar och spontanansökningar. Men att sortera in dem i en mapp på mailen, eller att försöka kopiera innehållet av CV till excelfil ger bara mer bekymmer än vad det är värt. Svårt att söka på innehåll i CV, kompetenser eller nyckelord.
Nämnde vi GDPR? Du får ju inte heller spara ansökningarna för länge – och det blir lätt irriterande med kalenderpåminnelser stup i kvarten om att ansökning från si och så behöver raderas. Kandidatbanken blir helt enkelt lite enklare att sköta när allt samlas på en och samma lagringsplats och automatiskt raderar gamla ansökningar.
Eller så använder du ett rekryteringverktyg
Automatisk återkoppling, samlad lagringsplats för alla ansökningshandlingar, GDPR-säker hantering, statistisktunderlag och kandidatbank med gallringsrutiner är bara några av allt det du istället kan sköta via ett rekryteringsverktyg. Smidigt, enkelt och mycket sparad tid för både dig som rekryterare och för rekryterande chefer.
