Digital onboarding, och inte minst onboarding på distans, är på mångas läppar just nu. Det är inte speciellt förvånande då 48 procent av alla europeér arbetade hemifrån, eller delvis hemifrån, under 2020. Och många anställda vill fortsätta att göra det även efter att pandemin avtagit.
Under det senaste året har distansarbete (och även onboarding på distans) växt när organisationer sett över sina processer och börjat analysera vad olika insatser har för långsiktiga effekter för verksamheten.
I den här tvådelade Q&A-artikelserien om digital onboarding tittar vi i den här första delen på ett exempel när processen är långt ifrån optimal, medan vi i den andra delen kommer att få ett exempel på ett bättre sätt att jobba med onboarding på distans.
Nu ska ni få ta del av när Jesse Finn, vår senior brand & content manager för vår produkt Talmundo, intervjuar Fredrik som är en senior anställd inom offentlig sektor.
(Namn och personliga uppgifter har blivit ändrade av integritetsmässiga skäl)
Jesse: Till att börja med, skulle du vilja betygsätta er digitala onboarding-upplevelse på en skala mellan 1 och 5?
Fredrik: Då skulle jag nog vilja sätta en tvåa eller en trea? Det var en del saker som gick ganska bra, men jag känner att det är flera områden som hade kunnat bli mycket bättre med en process där vi träffades ansikte mot ansikte. Sedan var det svårare att lära känna människor på jobbet när vi inte har tillgång till Microsoft Teams.
Att tidigt etablera relationer på ett nytt jobb är en av de absolut viktigaste sakerna för mig. Jag har jobbat på en del verksamheter som har underlättat det, men i min nuvarande roll var det i princip upp till mig att ta reda på vem jag behövde prata med.
J: Okej, det låter ju inte helt optimalt. Användes några digitala onboarding-verktyg i processen?
F: Mm, men det var ganska informellt. De har en massa information på intranätet med mallar och länkar, men det är upp till ledningen att distribuera det. Jag tror att det finns en rekommendation för hur chefer kan sköta onboardingen, men jag tror inte att det efterföljs i så hög grad.
J: Du nämnde att vissa saker sköttes på ett rätt bra sätt, kan du berätta mer om det?
F: Jag är ganska imponerad av de olika modulerna för inlärning de har online. Det var förmedlat på ett relativt tydligt sätt. De hade flera olika webinars om till exempel deras mjukvara och processer som man kunde följa i sin egen takt.
J: Och vad hade de kunnat göra bättre?
F: Det här kanske har att göra med en specifik chef, men jag kände inte så mycket stöd. Min chef hade inte ett samtal med mig förrän min fjärde dag på jobbet, vilket jag tyckte var ganska förvånande. Jag gjorde många försöka att aktivt nå chefen under de första dagarna, men det fanns alltid något skäl till att vi inte kunde ha ett möte. Så ja, att de inte ens avsatte tid för att gå igenom min roll och förväntningarna kring den lämnar ju mer att önska.
J: Ja, det låter ju inte som en jättebra introduktion. Men jag har ofta hört om hur chefer inte är lika engagerade i processen som de behöver vara – antingen på grund av tidsbrist eller avsaknad av tydliga mål och stöd från HR.
F: En annan sak de gjorde var att de missade att attestera min lön, vilket ledde till att den inte blev godkänd och att jag fick vänta till nästa månad för att få mina pengar. Det var ännu ett exempel på en bristande onboarding.
J: Om vi tittar tillbaka på din första månad på jobbet, känner du att dina arbetsuppgifter var tydliga?
F: Nej, det var de inte. Men jag tror att det delvis handlade om att det var en ny roll, så det var allmänt otydligt vad det var som behövde utföras.
J: Hur fungerade kommunikation och organisationshierarki?
F: Den var faktiskt relativt tydlig. Men eftersom vi jobbar med en hel del olika saker så är det lite grumligt kring vem som är ansvarig för vad när det kommer till specialprojekt och beslut.
J: Ja, när det handlar om en komplex verksamhet så kan ju det där vara svårt att få till på ett bra sätt, inte minst för en nytillsatt roll.
F: Ja, den är rätt flytande. Det tog ungefär 6-8 veckor innan jag fick en större förståelse för rollen, men det krävdes att jag själv gjorde jobbet och tog reda på vilka luckor som behövde fyllas.
Jag tror att bristen på personlig integration och genuin mänsklig kontakt var orsaken.
J: Hur engagerad känner du dig på din nya arbetsplats?
F: Hm, inte speciellt, för att vara ärlig. Jag tror att bristen på personlig integration och genuin mänsklig kontakt var orsaken till det. Jag har aldrig träffat någon av mina kollegor personligen under de nio månader jag jobbat här.
J: Har du känt så här tidigare i en ny roll?
F: Nej. Absolut inte.
J: Och hur har den här känslan av distans påverkat relationen med dina nya kollegor?
F: Det är en ganska bra dynamik i mitt närmsta team, men det är utmanande att utveckla starka relationer utan den där direkta och fysiska kontakten. Det är ofta en högre tröskel att ringa upp någon på telefonen än att bara vända sig om till någon som sitter bredvid dig på kontoret.
J: Upplever du att det har gjorts något för att underlätta för kommunikationen mellan kollegor?
F: Nej, Det känner jag inte. Eller väldigt begränsat åtminstone. Vi har en möte varje morgon, men det är mer fokuserat på att konkret planera arbetet. Vi socialiserar lite där, men väldigt lite... Det är ju inte direkt enkelt att ha ett personligt samtal med en eller två personer när det är 100 människor i ett möte.
J: Hur troligt är det att skulle tacka ja till en annan liknande tjänst om en rekryterare ringde upp dig imorgon?
F: Jag skulle vara öppen för det. Jag har faktiskt redan börjat att se mig om, så om någonting dök upp hade jag nog rört på mig ganska snabbt. För mig växer lojalitet till arbetsplatsen i samma takt som man bygger relationer med människorna där.
J: Tror du att din bristande onboardingupplevelse ligger till grund för den känslan?
F: Ja! Jag tror att den har gjort det svårare för mig att känna mig engagerad och driven i arbetet.
J: Hur skulle du beskriva din digitala onboarding-upplevelse i ett ord?
F: Dålig, haha. Den lyckades inte med att engagera mig.
J: Tror du att en digital onboardinglösning skulle ha förbättrat din upplevelse?
F: Ja, det tror jag absolut. Det svårt att säga exakt hur mycket med det skulle säkert ha gjort en stor skillnad.
Det är rätt tydligt att verksamheten som Fredrik jobbar för inte gjorde ett speciellt bra arbete med att välkomna honom. Det resulterade i sval entusiasm, bristande engagemang och slutligen en medarbetare som redan ser sig om efter andra jobböppningar. En bister och potentiellt dyr nyhet för verksamheten då kostnaden för att ersätta honom kan uppgå till så mycket som 213 procent av vad det kostar att ha honom där under ett år.
Hur du än funderar på att lägga upp din onboardingupplevelse på distans – se till att lära av Fredriks berättelse. Visst är det så att hans upplevelse är ganska extrem, men den går att använda som ett avskräckande exempel för hur man inte ska gå tillväga för att onboarda nyanställda.
