En rekrytering påbörjas många gånger genom initiativ från ledningsgrupp inför stundande organisatorisk förändring eller från avdelningschef med behov av ny arbetskraft.
För de flesta företag är det sedan HR som tar över och faktiskt genomför rekryteringen. Hur ser då samspelet ut mellan HR och rekryterande chef?
HR:s roll som stöd till rekryterande ledare
Beroende på organisationens storlek kan samspelet innebära allt från att HR själva sköter alla delar i rekryteringen, till att chefen genomför arbetet på egen hand.
För en typisk HR-avdelning ansvarar rekryterare för att sammanställa befattningsbeskrivning, kravspecifikation och annons. Ansökningar tas emot, precis som HR också kvalificerar kandidater och genomför intervjuer. Vanligtvis kommer rekryterande chef in i processen kring intervjuskedet för att säkra att kandidaten passar avdelningens behov, teamet och organisationen.
Beroende på hur processen och organisationen ser ut kommer chefen att vara mer eller mindre involverad. HR finns till för att vägleda så att rekryteringarna blir konsekvent för hela organisationen.
Tänk på:
- Transparent process – informera anställningsansvarig och rekryterande ledare om hur en rekrytering går till.
- Finns det stöddokument och policys som anställningsansvarig behöver?
- Vägledning och stöd i hur kandidater ska granskas och hur en intervju går till.
En välfungerande intern kommunikation ger också ett bättre intryck hos kandidaterna då det blir en tydligare process.
Samstämmighet förbättrar den interna kommunikationen
För att få en smidig rekrytering är det viktigt att alla parter som medverkar har koll på processen. HR och den rekryterande chefen behöver ha gjort upp om vem som ansvarar för vilket steg i rekryteringen. En välfungerande intern kommunikation ger också ett bättre intryck hos kandidaterna då det blir en tydligare process. Ett exempel på ett ett arbetsflöde för butik är att det kan vara HR:s ansvar att ta emot ansökningar men att det sedan är butikschefen som själv ska genomföra intervjuerna.
- Se över ansvarsfördelningen – vem gör vad?
- Ska rekryterande chef ta fram kandidater?
- Hur granskas kandidater?
- Vem tar kontakt med kandidat efter intervju?
- Hur bestäms vem som ska anställas? Är det ett delat beslut eller helt upp till rekryterande chef?
Vad kan rekryterande chef göra?
För att göra en så bra rekrytering som möjligt är det, som tidigare nämnt, viktigt att båda parter är medvetna och överens om upplägg och process. I egenskap av rekryterande chef eller anställningsansvarig är det bra att själv vara insatt i företagets rekryteringsprocesser och våga fråga HR om stöd. Gå in i rekryteringen och ställa frågor om hur HR brukar sköta processen, vilka förväntningar som finns internt och vara tydlig med vad som söks hos en kandidat.
