Offentlighetslovens krav til journalføring av korrespondanse dekker langt flere virksomheter enn de som har fått delegert enkeltvedtaksmyndighet, eller som er omfattet av arkivloven. Det kan til tider virke uoverkommelig for den enkelte å navigere seg gjennom havet av lover og forskrifter. Derfor har vi tatt for oss det grunnleggende innen hvem som er underlagt arkivloven og hva som bør dokumenteres.
Hvem er underlagt arkivloven?
Det er kun «offentlige organer» som er underlagt arkivloven. Dersom en virksomhet utenfor det offentlige er underlagt loven skal dette være spesifisert i forskriftene. Helseforetakene er for eksempel underlagt arkivloven fordi det er spesifisert i vedtektene deres, mens en del av sykehusene som leverer spesialisthelsetjenester ikke er underlagt loven fordi de er privateid og ikke er en del av helseforetakene. Det er også mulig for virksomheter å velge at de vil omfattes av arkivlovens bestemmelser.
Det foreligger ingen direkte sammenheng mellom arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. En rekke virksomheter er underlagt forvaltningsloven og offentlighetsloven på bakgrunn av forskrifter og regler, uten å være underlagt arkivloven. De som er underlagt offentlighetsloven vil likevel være underlagt bestemmelsene om lovpålagt offentlig journal etter arkivforskriften.
Hva skal dokumenteres?
Ved vurdering av hva slags dokumentasjonsforpliktelser virksomheten har, er det hensiktsmessig å dele forpliktelsene i tre ulike typer:
- Lov og forskriftspålagte krav
- Rettslig bindende eller andre forpliktelser overfor eksterne tredjeparter
- Egenadministrative dokumentasjonsforpliktelser
I henhold til arkivloven med forskrifter foreligger det ikke dispensasjon fra journalføringsplikten for stillingssøknader. Dersom man benytter rekrutteringsportaler må enten søknadene overføres fra portalen til journalføringsløsningen automatisk, eller så må søknadsdokumentene lastes opp manuelt og journalføres. Les mer om dette her.
Hva bør dokumenteres?
Uavhengig av hva slags dokumentasjons- og journalføringskrav man har, kan det være hensiktsmessig å dokumentere at alle oppgaver knyttet til tilsettingsprosessen faktisk er gjennomført. Det er ikke alltid nødvendig å dokumentere den skriftlige kommunikasjonen knyttet til oppgavene, så lenge det kan dokumenteres at de er utført. Det kan for eksempel være oppgaver som:
- Innkallinger til intervju
- Referanse- og bakgrunnssjekker på aktuelle kandidater
- Avtalte justeringer av møtetider
- At personer innkalt til intervju har fått nødvendige beskjeder om psykologiske- eller andre tester
- At arbeidet med behandling av søknader om hemmelighold er ferdigstilt
- Dialog og hendelser knyttet til behandling av søkere som ønsker konfidensiell søknadsbehandling.
For mange virksomheter kan det være hensiktsmessig å ta vare på søknader, CV og kommunikasjon med søkere som ikke blir tilsatt. Mange av søkerne kan være aktuelle i forbindelse med andre stillinger i andre sammenhenger og da kan det både være ønskelig og verdifullt å sitte med slike opplysninger.
For virksomheter som ikke er omfattet av arkivloven, kan det også være nyttig å dokumentere arbeidet man har gjort frem til stillingsutlysningen og erfaringene man har gjort seg. Dette kan være nyttig helt uavhengig av om man må ta vare på resultatene av prosessen.
