Rekrytointien parissa työskennellään usein yhteisvoimin rekrytoivan esihenkilön kanssa. Vaikka esimiehille on jo usein kertynyt paljon rekrytointikokemusta, moni tarvitsee silti neuvoja ja opastusta oikean henkilön palkkaamiseen.
Riippumatta kertyneestä kokemuksesta, on kommunikointi sekä yhteistyö rekrytoijan ja rekrytoivan esihenkilön välillä ratkaisevaa onnistuneen rekrytoinnin kannalta. Tutustu viiteen yleiseen haasteeseen, joihin rekrytoijat törmäävät prosessin aikana ja opi kääntämään nämä eduksesi – eikä ainoastaan sinun ja esihenkilön näkökulmasta, vaan myös hakijan sekä organisaation.
Ajan puute
Ajan puute on ikuinen haaste, jonka kanssa rekrytoivat esihenkilöt painivat. Jotta säästäisitte molempien aikaa, on tärkeää, että menettelytavat ovat alusta alkaen selkeästi mietittyjä. Tämä tekee prosessin muokkaamisesta helpompaa myöhemmin, mikäli tarvetta ilmenee. Tee perusteellinen pohjatyö – mitä paremmin valmistaudut prosessiin selkeällä vaatimusmäärittelyllä, sitä sujuvammin se etenee. Vaatimusmäärittelyn tekemättä jättäminen kostautuu, kun joudut panostamaan ajallisesti huomattavasti enemmän muuhun työhön.
Pyri myös luomaan yksimielisyys prosessin eri vaiheista. Sopikaa aikataulusta, arvioinnissa mukana olevista henkilöistä sekä siitä, kuka tekee viime kädessä päätökset. Näin voit myös antaa asianmukaista tietoa hakijalle siitä, mitä hän voi odottaa rekrytointiprosessilta.
Organisaationa voitte helpottaa rekrytointia säilyttämällä haastatteluoppaat ja pohjat strukturoituihin haastatteluihin käyttövalmiina. Tällöin järjestelmätuen tarve ja hallinnollinen työtaakka saadaan minimoitua.
Erimielisyydet siitä, mitä hakijan profiiliin kuuluu
Välillä rekrytoiva esimies voi olla epävarma siitä, mitä vaatimusmäärittelyyn kuuluu. Tämä paitsi vaikeuttaa oikean ehdokkaan löytämistä, mutta johtaa myös virherekrytointeihin. Aloita selvittämällä rekrytoivan esimiehen kanssa sopivat ja relevantit haastattelukysymykset, joista saadaan mahdollisimman paljon irti. Tutustu myös organisaatiossa oleviin henkilöihin, jotka ovat haettavaa tehtävää vastaavassa roolissa. Kysy heiltä, mitä asioita hakijoista olisi hyvä tietää rekrytointivaiheessa.
Jos mahdollista, rohkaise esihenkilöä keskusteluun tiiminsä kanssa ja selvittämään tarvittavaa osaamista. Usein tiimin sisältä saadaan paljon asiantuntemusta, ja tiimin sisällyttäminen rekrytointiprosessiin luo myös kuvan siitä, että he saavat olla osana päätöstä.
Vinkki! Seuraa myös yrityksen ulkopuolelta löytyviä vastaavia rooleja ja katso mitä vaatimuksia sieltä löytyy.
Mikäli huomaat, ettette pääse yhteisymmärrykseen vaatimusprofiilista, on tärkeää huomioida eriävät mielipiteet välittömästi. Mistä asioista tarkalleen ette ole samaa mieltä? Erimielisyydet tulisi käydä avoimesti läpi, jotta päästäisiin yhteisymmärrykseen yhteisestä vaatimusmäärittelystä. Avuksi tähän voi luoda enintään sivun mittaisen mallipohjan, jossa käytte kohta kohdalta läpi tärkeimmät vaatimukset. Tämä helpottaa myös sinun työtäsi rekrytoijana, sillä voit tarvittaessa vedota yhdessä sovittuihin vaatimuksiin.
Kohtuuttomat vaatimukset hakijalle
Kukapa esihenkilö ei etsisi unelmatyöntekijää omaan tiimiinsä? Vaatimusten kuitenkin noustessa kohtuuttomiksi on rekrytoijan aika painaa jarrua ja osoittaa esihenkilölle oman kokemuksensa mukaan se, mitä on kohtuullista vaatia ja mitä ei. Keskustelkaa siitä, mitkä asiat ovat toivottuja ja millainen osaaminen on suoranaisesti pakollista tehtävän kannalta. Näin vaatimusten hahmottaminen helpottuu.
Mikäli rekrytoiva esihenkilö kuitenkin seisoo vahvasti omien vaatimustensa takana, niin kokeilkaa rohkeasti hänen menetelmäänsä. Tällainen kokeilu vaatii kuitenkin selkeän suunnitelman. Sopikaa yhdessä, kuinka pitkään kokeilu jatkuu ja luokaa selkeä strategia sille, miten kauan odotatte oikean henkilön löytymistä kyseisillä vaatimuksilla. Kirjatkaa sitten ylös tilastoja kontaktoiduista ja kontaktiin vastanneista henkilöistä. Tämä toimii pohjana tai argumenttina sille, jos rekrytointi ei onnistukaan epärealististen vaatimusmäärittelyiden johdosta.
Esihenkilö luottaa liikaa omaan vaistoonsa
On inhimillistä toimia oman harkintansa varassa, eivätkä rekrytoivat esihenkilöt ole poikkeus. Rekrytoijana tiedät varmasti myös sen, kuinka vaikeaa on olla antamatta henkilökohtaisten arvojen ja jopa omien ennakkoluulojen olla vaikuttamatta päätöksiin. Intuitio on osa rekrytointia, mutta se ei saa olla päättävä tekijä siinä, kuka saa työn ja kuka ei. Oma mututuntuma ei yleensä ole kovin luotettava työkalu oikean henkilön löytämiseksi. Tässä nousee taas esiin vaatimusmäärittelyä koskevan yksimielisyyden merkitys sekä selkeän erittelyn tärkeys tarvittavasta osaamisesta.
Tarjoa rekrytoivalle esihenkilölle työkaluja, kuten strukturoituja haastattelukysymyksiä, jotka auttavat häntä luottamaan enemmän vaatimusmäärittelyyn oman vaistonsa sijaan. Tutustuta hänet myös kompetenssipohjaiseen rekrytointiin ja testien hyödyntämiseen. Jos rekrytoiva esihenkilö motivoi valintojaan pelkällä fiiliksellä, haasta hänet kysymällä perusteluita, jotka voi konkreettisesti yhdistää vaatimusmäärittelyyn.
Vinkki! Lue myös blogikirjoituksemme siitä, miten parannat ennakkoluulottoman rekrytoinnin taitojasi.
Lopuksi: viimeistele vuoropuhelu nostamalla keskustelu organisaatiotasolle
Rekrytoivilla esihenkilöillä on usein selkeä organisaatioon liittyvä tavoite. Tästä syystä argumentointi organisaation näkökulmasta auttaa esimiestä näkemään, miten huonot valinnat voivat vaikuttaa koko organisaatioon.
Esimerkiksi seuraavat asiat on hyvä ottaa puheeksi:
- Oman vaiston perusteella rekrytoiminen voi johtaa virheellisiin, ja sen myötä kalliisiin rekrytointeihin. On arvioitu, että virheellinen rekrytointi voi maksaa organisaatioille jopa 50 000 - 70 000€.
- Jos palkattu henkilö ei täytä kaikkia tiimiin vaatimusmäärittelyn kriteereitä, voi se luoda epätasapainon muiden tiimiläisten välillä ja aikaansaada hämmennystä sekä epävarmuutta työtehtävistä. Tämä taas johtaa ajan hukkaamiseen ja tyytymättömyyteen.
- Ole avoin kokeilemaan vaatimusmäärittelyä, jota et välttämättä itse allekirjoita täysin. Ole myös perillä siitä, että se voi johtaa turhaan ajankäyttöön ja viivästyttää oikean henkilön löytämistä.
- Muistuta, että teillä on yhteinen tavoite - löytää henkilö, joka auttaa yrityksen yhteisen tavoitteen saavuttamista.
