Yksi tämän hetken rekrytointialan suurimmista haasteista on positiivisen hakijakokemuksen luominen. Kilpailu hakijoista on kovaa, ja se nostaa hakijakokemuksen merkitystä entisestään. Vallitsevat työmarkkinat yhdistettynä polttavaan tarpeeseen tavoittaa uusia ja vaikeasti rekrytoitavia osaajia ovat luoneet reseptin nykytilanteelle, jossa valta on hakijan käsissä.
Työ- ja elinkeinoministeriön selvityksen mukaan talouskasvu edellyttää innovatiivista ja vaativaa liiketoimintaa. Tämä ei kuitenkaan toteudu yritysten kokeman osaamispulan vuoksi, eikä raportin mukaan helpotusta tilanteeseen ole luvassa ainakaan lähivuosina. Teknologisen kehityksen ja digitalisaation ansiosta hakijan odotukset ovat paljon aiempaa korkeammat kommunikaation sujuvuuden, läpinäkyvyyden sekä palautteen saamisen suhteen.
Harva yritys voi hyvällä omallatunnolla vähät välittää siitä, ovatko hakijat tyytyväisiä rekrytointiprosessiin. Hakijakokemuksen luomisessa piilee haaste, sillä kokemus värittyy sen mukaan, tuliko hakija valituksi vai ei. Valtaosalle prosessi siis päättyy pettymykseen, ja siksi onkin tärkeää panostaa hakijakokemukseen.
Hyvä hakijakokemus auttaa suoriutumaan rekrytointiprosessista kunnialla alusta loppuun: jotta ylipäätään saisitte hakemuksia, täytyy hakijoita kohdella parhaalla mahdollisella tavalla. Muutoin on riski siitä, että huolella rakennettu työnantajamielikuva hajoaa käsiin. Tässä siis seitsemän vinkkiä parempaan hakijakokemukseen:
1. Henkilökohtainen ja kohdennettu kommunikaatio
Riippumatta siitä, tarvitseeko teidän aktiivisesti etsiskellä sopivia henkilöitä vai kolkuttelevatko he itse toimistonne ovia, on tärkeää tunnistaa kohderyhmä jolle kohdistaa kommunikaatio. Vaikeasti rekrytoitavaa osaamista kosiskellaan joka suunnasta, ja saadaksesi jalansijaa täytyy olla asioihin perehtynyt, kommunikoida yksilöllistetysti sekä tietenkin tarjota hakijalle häntä kiinnostavia uramahdollisuuksia.
Urasivunne täytyy olla mukautetut kohderyhmäänne ajatellen. Pelkkä työnantajamielikuvaa ylläpitävä, yleisellä tasolla liikkuva teksti ei riitä vetämään vaikeasti rekrytoitavia osaajia puoleensa. LinkedIn:in Nordic Talent Trends Report –tutkimuksen mukaan nykypäivän hakijat kaipaavat konkretiaa. Millaista on työskennellä yrityksessänne? Millaiset arvot yrityksellä on? Entä millaisia tyyppejä potentiaaliset työkaverit ovat?
2. Aseta itse tavoitteet
Positiivinen kokemus syntyy siitä, että odotukset täyttyvät tai ylittyvät. Ole siis aktiivinen ja määrittele itse odotukset. Kommunikoi selkeästi siitä, miten rekrytointiprosessi tulee etenemään, miten tulet antamaan palautetta sekä siitä, millä perusteilla hakijaa arvioidaan. On paljon helpompaa täyttää itse asettamansa odotukset kuin vastata kuvaa, jonka hakija on katkonaisen informaation perusteella muodostanut.
3. Yksinkertaisemmat valintamenettelyt
Potential Parksin vuoden 2017 Talent Communication Report –selvityksen mukaan 22 % hakijoista kohtasi hakemuksia täyttäessään teknisiä ongelmia. 27 % koki, että hakemukseen vaadittiin liittämään epäolennaisia asiakirjoja. 35 % puolestaan tunsi, että hakulomakkeen täyttäminen urasivuilla vei liikaa aikaa. Lisäksi mahdollisuus täyttää hakemus mobiililaitteella on nykypäivänäkin harvinaisuus.
Yksi yksinkertaisimmista tavoista parantaa hakijakokemusta on helpottaa hakemuksen täyttämistä. Kyseenalaista se, kuinka paljon informaatiota rekrytointiprosessin ensimmäisessä vaiheessa todella tarvitaan. Riittävätkö yhteystiedot ja vastaukset muutamaan kysymykseen? Tarvitaanko hakemuskirjettä ollenkaan? Entä voisiko CV:n korvata linkillä hakijan LinkedIn-profiiliin?
4. Tempo, tempo, tempo
Aktiivinen hakija odottaa yhdeksän päivän kuluessa palautetta siitä, pääseekö hän haussa eteenpäin vai ei. Jo tässä on lisäsyytä nopeuttaa rekrytointiprosessia.
On hyvä tiedostaa, että hakijat yleensä hakevat samaan aikaan useampaa työpaikkaa. LinkedIn:iä, Monsteria, Duunitoria ja muita työnhakusivuja käyttävällä hakijalla on usein monta rautaa tulessa. CareerBuilderin vuosittaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että yksi henkilö hakee keskimäärin viittä eri paikkaa samanaikaisesti. Tutkimuksen mukaan aikaikkuna kiinnostavan hakijan tavoittamiseen on noin 14 päivää. Jos hidastelette, hakija on jo sen jälkeen kiinni muiden (mahdollisesti kilpailijoidenne!) rekrytointiprosesseissa.
Temmon ylläpitäminen on siis tärkeää paitsi hakijoiden odotusten täyttymisen, mutta myös kiinnostavien hakijoiden tavoittamisen kannalta.
5. Henkilökohtainen palaute
Hakija, joka onnistuu nappaamaan työpaikan, on tietenkin mielissään. Rannalle jääneiden hakijoiden kokemus on kuitenkin negatiivisemmin sävyttynyt. Mitä pidemmälle hakija on päässyt ennen karsiutumista, sitä enemmän aikaa hän on uhrannut rekrytointiprosessiin. Jotta kieltävästä vastauksesta saisi jotain positiivista irti, palautteen täytyy olla konkreettista ja hakijalle kohdennettua.
Hakijat haluavat tietää mikseivät päässeet eteenpäin. Tyypilliset kliseet, kuten ”ylikoulutettu” tai liian niukka informaatio jättävät hakijalle pahan maun suuhun. Ilmaise siis konkreettisesti ja asiallisesti päätökseen johtaneet syyt. Tämä onnistuu helposti, kun prosessissa on hyödynnetty selkeää vaatimusprofiilia sekä kompetenssipohjaisia valintamenetelmiä. Tällöin hakija kokee, että häntä on kohdeltu reilusti.
Palaute tulisi suhteuttaa siihen, miten pitkään hakija pysyi mukana rekrytointiprosessissa. Pelkälle hakulomakkeen täyttäneelle hakijalle riittää ystävällinen ei kiitos –viesti. Mikäli kyseessä on hakija, joka on esimerkiksi suorittanut soveltuvuustestejä ja käynyt haastatteluissa, pitäisi palautteen olla henkilökohtaisempaa.
6. Pidä yhteyttä
Se, että rekrytointiprosessi saadaan päätökseen, ei tarkoita sitä, että kommunikaatio jatkuu ainoastaan tehtävään valitun henkilön kanssa. Mikäli hakijoiden houkuttelu on jo ennestään vaikeaa, on fiksua ja tehokasta pitää yhteyttä kiinnostavien mutta valitsematta jääneiden hakijoiden kanssa.
Positiivista hakijakokemusta on helppo vahvistaa rekrytointiprosessin jälkeenkin. Kysy, voiko hakijan tiedot säilyttää tulevia tehtäviä silmällä pitäen. Kutsu hänet tuleviin tapahtumiin, rekrytointitilaisuuksiin ja vaikkapa uutiskirjeen tilaajaksi. Mikset lähettäisi kiinnostaville henkilöille säännöllisesti tietoa avoimista työpaikoista? Syntynyttä yhteyttä kannattaa vaalia!
7. Mittaa, arvioi, kehitä
Yhä useampi organisaatio on alkanut panostaa rekrytointiin pärjätäkseen alati kiristyvässä kilpailussa. Rekrytointiprosessin toimivuutta täytyy kuitenkin mitata ja kehittää jatkuvan palautteen avulla. Millaiseksi hakija koki prosessin? Miten hyvin rekrytoiva esimies hoiti haastattelun? Miksi hakijat jättävät leikin kesken tietyssä vaiheessa?
Tällaisiin kysymyksiin saa vastauksen, kun löytää tehokkaan tavan kerätä informaatiota. On tärkeää saada palautetta hakijakokemuksesta, oli käytössänne erityisratkaisu, kuten Trustcruit tai oma palautejärjestelmänne. Peter Druckerin sanoin: ”You can't manage what you can't measure”.
