Kuinka saada vastapalkatut henkilöt viihtymään uudella työpaikallaan, pääsemään nopeasti tehtäviinsä kiinni – ja tietenkin jäämään teille töihin? Moni yritys painii tämänkaltaisten kysymysten kanssa. Talentechin oma Elin Arnell antaa parhaat vinkkinsä hyvän perehdytyskokemuksen luomiseen.
Miksi onboarding/perehdytys on niin tärkeää?
– Kaikki rekrytointeja tekevät haluavat, että uusi kollega viihtyy. Se, että samaan rooliin joudutaan rekrytoimaan uusi henkilö parin kuukauden kuluttua edellisen palkkaamisesta, on hyvin kallista. Aberdeen Groupin tekemän tutkimuksen mukaan 86 prosenttia vastapalkatuista tekee ensimmäisen puolen vuoden sisällä päätöksen siitä, jääkö yrityksen leipiin vai ei. Hyvin toteutettu perehdytys, englantilaisittain onboarding, on siis hyvin tärkeä asia uuden työntekijän viihtyvyyden kannalta.
Mikä on preboarding-vaihe?
– Mieti, milloin viimeksi aloitit uudessa työssä. Olit varmasti utelias ja vastaanottavainen sekä valmis oppimaan uutta. Yrityksen kannattaa ottaa tästä innosta kaikki irti ja alkaa valmistella työsopimuksen allekirjoittanutta henkilöä tulevaa perehdytystä varten. Ensimmäisenä päivänä työntekijää on vastassa usein massiivinen informaatiotulva. Siksi kannattaakin hyödyntää ajanjakso sopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välillä.
Tarjoa siis hänelle tietoa siitä, millaiseen yritykseen hän on tulossa töihin: Millaisia asiakkaita teillä on? Mitä tuotteita tai palveluita tarjoatte? Miten yrityksessänne voi kehittyä? Vastapalkatun näkökulmasta tiedot antavat mahdollisuuden asennoitua kokonaisuuteen ajoissa sekä tunteen siitä, että hän on tehnyt oikean valinnan tullessaan teille töihin.
Miten perehdytyksen voi yksilöidä?
– On monta tapaa. Modernit onboarding-työkalut auttavat yritystä pilkkomaan informaatiotulvaa pienempiin osiin, rakentamaan suhteita uusiin työntekijöihin ja suodattamaan vastapalkatuille lähetettävää tietoa eri työnkuvien perusteella. Personalisoinnin tavoitteena on juurikin se, että henkilö saa oman tehtävänsä kannalta relevanttia tietoa, mutta saa samalla kuitenkin kiinni kokonaisuudesta.
" Kun perehdyttäjä välttyy saman tiedon toistamiselta jokaisen uuden työntekijän kohdalla, ei jää tärkeää tietoa sanomatta tai vahingossa kommunikoitua eri tavalla eri henkilöille. "
Mitkä ovat yleisimmät virheet perehdyksen toteutuksessa?
– Hyvin tyypillinen virhe on se, ettei yritys ota vastuuta yhtenäistetystä perehdytyksestä. Kokemuksesta tulee hajanainen, kun yhteisiä standardeja ei ole asetettu. Seuraa jokaisen rekrytoijan, esimiehen sekä yrityksen pahin painajainen: oikeiden henkilöiden palkkaamiseen investoidaan paljon resursseja, jotka valuvat hukkaan kun uudet työntekijät eivät pääse täyteen potentiaaliinsa ja lopulta lähtevät.
Monesti unohtuu myös kommunikoida se, millaiseen kulttuuriin uusi työntekijä on liittymässä ja kuinka hän voi osallistua sen kehittämiseen. Jos tämä jää kertomatta, työntekijän on vaikeaa päästä osaksi yhteisöä ja menestyä varsinaisissa työtehtävissään.
Miten automatisointi voi helpottaa perehdytystä?
– Automatisointi yhtenäistää työntekijäkokemusta. Kun perehdyttäjä välttyy saman tiedon toistamiselta jokaisen uuden työntekijän kohdalla, ei jää tärkeää tietoa sanomatta tai vahingossa kommunikoitua eri tavalla eri henkilöille. Eri ihmiset myös kertovat tai ohjeistavat saman asian eri tavoin. Kun tavoitteena on positiivinen kokemus kautta linjan, voi automatisointi auttaa rakentamaan yhtenäistä tietopohjaa uusille työntekijöille.
Millä tavoin videoita voidaan hyödyntää perehdytyksessä?
– Video herättää ja välittää tunteita aivan eri tavalla kuin teksti. Luo inspiroiva kokonaisuus yhdistelemällä kuvia, videoita ja tekstiä. Erityisesti nuorille videot ovat luonnollinen tapa sisäistää uutta informaatiota ja jo ennestään itsestäänselvä osa digitaalista arkipäiväämme.
Mitkä ovat suurimmat perehdytystrendit tällä hetkellä?
– Se, että uusi työntekijä autetaan alkuun työpaikan sisäisen verkoston luomisessa. Paras hyöty saadaan, kun verkostoituminen alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Se luo turvallisuuden tunnetta. Toinen trendi on AI-teknologia esimerkiksi chatbotin muodossa; Henkilö voi esittää sille mieltään askarruttavia kysymyksiä. Uudet onboarding-työkalut auttavat toimimaan datajohteisesti ja ymmärtämään uusien työntekijöiden tarpeita.
Kuinka pian uuden työntekijän tulisi olla tuottava?
– Se riippuu pitkälti työtehtävän haastavuudesta. Aberdeen Groupin tutkimuksessa hyvän perehdytyksen tarjoavilla yrityksillä vastapalkattujen tuottavuus oli 50 prosenttia korkeampi. Tärkeintä on läpinäkyvä ja selkeä kommunikaatio siitä, mitä tarjoatte ja mitä vaaditte. Älä vain kaada tietoa uuden kollegasi niskaan, vaan helpota dialogia teknisillä ratkaisuilla. Perehdytyksellä on väliä!
Kiinnostuitko perehdyttämisestä? Varaa maksuton demo, niin kerromme mielellämme lisää!
