Usean rekrytointiprosessin samanaikainen pallottelu voi olla haastavaa; Ehkä hoidat rekrytointeja yksin tai sitten teet yhteistyötä rekrytoivien esimiesten kanssa. Erityyppiset haut vaativat myös tietenkin erilaista paneutumista. Oli tilanteesi mikä tahansa, ei ole tavatonta, että sähköpostiviestit hakijoille jäävät vahingossa lähettämättä tai että prosessi venähtää. Tästä blogista löydät neljä vinkkiä siihen, kuinka pidät pallon paremmin hallussa samanaikaisten rekrytointien kohdalla.
1. Helpota alkumetrejä valintakysymyksillä
Tehokas keino tehdä esikarsintaa on käyttää valintakysymyksiä prosessin alkumetreillä. Perusteena valintakysymyksille tulisi olla vaatimusprofiili, joka kuvastaa yrityksenne tarpeita ko. tehtävän kannalta. Valintakysymyksiä voidaan käyttää karsimaan hakijoita suoraan pois esimerkiksi tietyn koulutuksen, arvojen tai prioriteettien perusteella.
Valintakysymykset voidaan liittää suoraan hakulomakkeeseen, joko hakuportaalien tai rekrytointityökalun avulla.
Esimerkkejä valintakysymyksistä:
- Onko sinulla B-ajokortti?
- Työskenteletkö jo yrityksessämme? Oletko ollut meillä töissä aikaisemmin?
- Voitko työskennellä päivä, -ilta sekä viikonloppuvuoroissa?
- Onko sinulla aikaisempaa kokemusta asiakaspalvelutyöstä?
- Olet töissä liikkeessä, jossa on asiakkaita. Puhelin soi. Miten toimit?
Vinkki! Lue lisää valintakysymysten hyödyntämisestä rekrytoinnissa.
2. Vahvista vastaanotettu hakemus sähköpostilla
Kun hakija on lähettänyt hakemuksensa, on hyvä lähettää hänelle sähköpostilla vahvistus hakemuksen vastaanottamisesta. Samalla voit antaa hänelle lisätietoa esimerkiksi siitä, mitä tapahtuu seuraavaksi ja milloin hän voi odottaa yhteydenottoa. Näin hakijalla on realistiset odotukset prosessista. Samalla säästyy rekrytoijan hermoja, kun yksittäisten kysymysten vastailuun kuluu vähemmän aikaa. Lisäksi avoin kommunikaatio parantaa hakijakokemusta.
Vahvistusviesti voi sisältää mm.:
- Kiitos hakemuksesta
- Tietoa rekrytointiprosessin etenemisestä – mitä tapahtuu seuraavaksi? Voit esimerkiksi tiedottaa tulevista arviointitesteistä, haastatteluista tai työkokeesta.
- Aikataulu: milloin hakija voi odottaa yhteydenottoa?
- Linkit yrityksenne sosiaaliseen mediaan
Vinkki! Lue lisää täältä, miten saat sähköpostimalleista kaiken irti rekrytoinneissa.
3. Kieltävä vastaus automaattisesti
Jos käytössänne on rekrytointityökalu, voit (työkalusta riippuen) lähettää automaattisen hylkäysviestin valintamenetelmän tulosten perusteella. Näin varmistat palautteen antamisen, säästät aikaa ja pystyt keskittymään tehtävän kannalta kiinnostaviin hakijoihin.
Esimerkki: kesätyöhaku on auki, ja työhön vaaditaan vähintään 16 vuoden ikää. Hakija vastaa olevansa nuorempi, joten hän saa automaattisesti hylkäysviestin, jossa on perusteltu hylkäyksen syy. Sama pätee myös, mikäli käytätte arviointitestejä, joissa hakijan täytyy saada tietty pistemäärä edetäkseen seuraavaan vaiheeseen.
4. Avoin kommunikaatio ja vastuunjako
Jotkut esimiehet ovat kokeneempia rekrytoijia kuin toiset. Onko rekrytoivien esimiesten rooli ja vastuut selvät? Mikäli käsilläsi on jatkuvasti monta rekrytointia samaan aikaan, voi olla hyvä, että jokainen rekrytointi noudattaa systemaattisesti samaa mallia.
Riippumatta esimiehen kokemustasosta, kommunikaatio ja yhteistyö sopivan henkilön valinnassa on elintärkeää onnistuneen prosessin, työhönoton sekä hakijakokemuksen kannalta. Prosessi tehostuu entisestään, kun kaikki tietävät alusta saakka, kuka kirjoittaa työpaikkailmoituksen, kuka kutsuu hakijat haastatteluun sekä sen, milloin kokoustatte rektytoinnin tiimoilta.
