Miten yhteistyö sujuu, kun ryhdytte rekrytoimaan? Tunteeko jokainen oman tehtäväalueensa vai pallotellaanko samoja kysymyksiä ilman, että kukaan ottaa niistä kopin? Yhteistyö sujuu paljon tehokkaammin kun jaatte saman käsityksen tulevasta työrupeamasta.

Yhteisymmärrys on tärkeää

Väärinymmärrykset ovat suuri aikasyöppö rekrytoinnissa. Epäselvyydet siitä, mitkä tehtävät kuuluvat kenellekin, ovat usein syy tarpeettomiin myöhästymisiin ja pahoittuneisiin mieliin.

Hyvä tapa välttää tällainen tilanne on istahtaa alas ennen uuden rekrytointiprosessin alkua ja keskustella läpi se, millaista yhteistyötä tällä kertaa tarvitaan. Yhteinen suunnittelusessio mahdollistaa selkeämmän ja sujuvamman prosessin – myös hakijoiden kannalta.

Asiat, jotka on hyvä olla mietittynä ennen rekrytoinnin aloittamista:

  • Vaatimusprofiili. Yksikään rekrytointi ei onnistu, jos ette tiedä millaista henkilöä oikeastaan etsitte. Mikäli HR avustaa rekrytoivaa esimiestä ilmoitusten laatimisessa ja CV:iden läpikäymisessä, on tärkeää että kumpikin osapuoli on täysin samalla aaltopituudella.
  • Rekrytoinnin työvaiheet. Katsotaanko ensin läpi CV:t vai edetäänkö suoraan videohaastatteluihin? Jotkut rekrytointiprosessit vaativat työkoetta, kun taas toiset tietotaitoa mittaavaa testiä.
  • Valintamenetelmät ja aikataulu. Kuinka pitkään ilmoitus on julkaistuna? Milloin aloitetaan haastattelukutsujen lähettäminen? Entä millaisia valintamenetelmiä kannattaisi tällä kertaa hyödyntää?
  • Vastuualueet. Kenen tehtävänä on laatia työpaikkailmoitus? Kuka huolehtii viestinnästä hylättyjen hakijoiden kohdalla? Kenelle kuuluu haastattelukutsujen lähetys? Entä kenen vastuulla on pitää huoli aikatauluista?
  • Valtuudet. Saako HR varata haastattelut rekrytoivan esimiehen puolesta vai tarvitaanko tähän hänen kuittauksensa? Tai voiko esimies päättää hakijan etenemisestä kysymättä HR:n mielipidettä?
  • Tiimin sisäinen kommunikaatio. Pidättekö toisenne ajan tasalla viikottaisissa tapaamisissa vai kokoonnutteko ainoastaan ennen uuden vaiheen alkamista?
  • Odotukset. Miettikää, mitä odotatte toisiltanne prosessin tiimoilta: Ehkä esimies haluaa tavata tietyn määrän hakijoita tai HR toivoo esimiehen käyvän läpi kaikki toiseen vaiheeseen päässeiden CV:t. Kommunikaatio on valttia!

Vinkki! Suuret yritykset, joilla on samanaikaisesti monta rekrytointiprosessia käynnissä, voivat hyötyä mallista, jossa HR ensin luonnostelee raamit prosessille ja jonka mukaan rekrytoiva esimies sitten toimii.