Hylätty. Valintamme ei tällä kertaa kohdistunut sinuun. Ei tärpännyt tällä kertaa. Kiitos ei. Hakemuksien hylkääminen on osa rekrytointiprosessia ja viestin välittäminen on tärkeää positiivisen ehdokaskokemuksen kannalta.

Huonojen uutisten kertominen saattaa tuntua epämukavalta, mutta kaikki eivät voi saada samaa työpaikkaa. Pääasia on, että annat rehellistä palautetta ja välität tiedon kohtuullisen ajan kuluessa siitä, pääsikö hakija jatkoon, vai menikö työpaikka jollekulle toiselle. Seuraavaksi muutamia vinkkejä ja neuvoja, jotka helpottavat hylätyille hakijoille ilmoittamista.

Kielteinen vastaus, hyvä hakijakokemus

On hyvä pohtia, miten ilmoittaminen hylätyille hakijoille hoidetaan, sillä se vaikuttaa yrityksen työnantajamielikuvaan. Huonon hakijakokemuksen saaneet ehdokkaat eivät hae jatkossa töitä kyseisestä yrityksestä ja saavat helposti muutkin hakijat välttämään sitä. Ei kuulosta kovinkaan hyvältä. Jos taas hakijalle muodostuu positiivinen kokemus yhteydenpidosta ja tiedonvälityksestä sekä rekrytoinnin aikana tapahtuneista kohtaamisista, ovat ehdokkaat harvoin tuohtuneita saamastaan Ei kiitos -viestistä.

Käytännössä suurin osa avointa työpaikkaa hakeneista saa kielteisen vastauksen. Pohdi siksi tarkkaan, miten kohtaat hylätyt hakijat ja saat aikaan mahdollisimman hyvän vaikutelman yrityksestänne. Miten itse haluaisit tulla kohdatuksi tässä tilanteessa?

Vinkki! Hyödynnä tätä muistilistaa, joka auttaa parantamaan hakijakokemusta rekrytoinnin kaikissa vaiheissa. Lataa se tästä.

Karsinta ja ensimmäinen ilmoitus

Kun hakemukset on vastaanotettu, on aika suorittaa ensimmäinen karsinta- ja arviointikierros. Parhaiten hakukriteereitä täsmäävät hakijat selvität nopeasti käyttämällä valintakysymyksiä osana hakemusta. Ilmoita hakijoille mahdollisimman nopeasti, mikäli he eivät ole päässeet jatkoon. Näin pääset keskittymään potentiaalisiin hakijoihin.

  • Kerro hylkäysviestissä selkeästi, miksi hakija ei päässyt jatkoon.
  • Oletko lähettänyt hakemuksen vastaanottovahvistuksen ajallaan? Odota muutama päivä ennen hylkäysviestin lähettämistä, jotta vahvistus- ja hylkäysviesti ei saavu liian lähekkäin.

Lisäkarsinta arviointitestien avulla

Erityisesti volyymirekrytoinneissa on hyvä hyödyntää arviointitestejä jo prosessin alkuvaiheessa. Testit toimivat hyvin esimerkiksi toisessa hakuvaiheessa, kun hakijat ovat päässeet valintakysymyksistä eteenpäin.

Ota huomioon, että monet ehdokkaat saattavat jännittää erilaisia testejä ja kokea tulleensa arvoiduiksi epäreilusti, jos kielteinen vastaus saapuu välittömästi suoritetun testin jälkeen. Luo ehdokkaille oikeanlaiset odotukset esittelemällä testit jo varhaisessa vaiheessa ja kertomalla, miten testejä käytetään rekrytointiprosessissa. Hylkäysviestissä on hyvä kertoa uudelleen, miten testitulokset vaikuttivat päätökseen.

  • Ennen kuin ehdokas suorittaa testin: Kerro, mistä testi rakentuu ja miten tulos vaikuttaa ehdokkaan jatkomahdollisuuksiin.
  • Hylkäysviesti: Kerro uudestaan, miten testi vaikutti hylkäyspäätökseen.
  • Valmistaudu antamaan tarkempaa palautetta hakijoille, jotka sitä pyytävät. Palautteen antaminen puhelimessa ei vie montaa minuuttia, mutta parantaa olennaisesti työnantajamielikuvaa.

Hylkääminen haastattelun jälkeen  soitto vai sähköposti?

Ehdokkaan pääseminen haastatteluun osoittaa, että häntä pidetään kiinnostavana vaihtoehtona kyseiseen työpaikkaan. Mieti, miltä tuntuisi, jos yrityksestä ei kuuluisi haastattelun jälkeen mitään ja vasta muutaman viikon kuluttua hakija saisi tietää, että tehtävä on mennyt jollekulle muulle?

Yrityksen on tärkeää määritellä rutiinit tilanteisiin, joissa ehdokas ei pääse jatkoon videohaastattelun, puhelinhaastattelun tai henkilökohtaisen tapaamisen jälkeen. Ilmoittaako päätöksestä se, joka on ollut viimeksi yhteydessä ehdokkaaseen? Vai onko ilmoittajana aina rekrytointivastaava? Hylkäysrutiineihin kuuluu myös se, milloin ilmoitetaan hylkäämisestä puhelimitse ja milloin sähköpostitse. 

Ilmoita kieltävästä päätöksestä sähköpostin sijaan puhelimitse seuraavissa tilanteissa:

  • Ehdokas on päässyt rekrytointiprosessissa viimeiselle haastattelukierrokselle.
  • Ehdokas on toivonut palautetta haastattelustaan.
  • Haluat itse saada palautetta ja tietoa ehdokkaan hakukokemuksesta ja mahdollisuuden kysyä ehdokkaalta tarkemmin haastatteluprosessista.
  • Ehdokas on kiinnostava vaihtoehto yrityksen toiseen tehtävään ja haluat kannustaa häntä hakemaan sitä.
  • Haluat luoda ehdokkaaseen suhteen tulevia rekrytointeja varten.

Kuinka kirjoittaa kohtelias Ei kiitos -viesti?

Lopulta vain yksi ehdokas voi saada työpaikan ja tämä tarkoittaa, että kaikille muille on tavalla tai toisella ilmoitettava hakemuksen hylkäämisestä. Ota huomioon seuraavat asiat, kun on aika ilmoittaa ehdokkaille, etteivät he pääse jatkoon:

  • Älä pidä ehdokkaita tulisilla hiilillä, vaan palaa asiaan mahdollisimman pian.
  • Kerro miksi ehdokas ei päässyt rekrytointiprosessissa jatkoon.
  • Muista henkilökohtaisuus. Sisällytä viestiin pieniä, mutta merkityksellisiä tietoja ehdokkaan hakemasta työpaikasta, jotka ovat yksilöllisiä. Esimerkiksi työnimike ja ehdokkaan nimi.
  • Vältä kliseitä. ”Kiitos kiinnostuksestasi. Päteviä hakijoita oli paljon ja olemme nyt päättäneet jatkaa rekrytointiprosessia muiden hakijoiden kanssa.” on persoonaton viesti eikä kerro, miksi ehdokas on hylätty. Lisäksi viestin sisältö vaikuttaa suoraan kopioidulta. Käytä sen sijaan henkilökohtaisempaa tyyliä.
  • Ole rehellinen. Jos ehdokas ei ole kiinnostava vaihtoehto muihin tehtäviin, älä kannusta häntä hakemaan.

Valmistaudu antamaan palautetta ja siihen, että ehdokas haluaa saada lisätietoja hylkäämisperusteista. Hyvä nyrkkisääntö onkin, että mitä pidemmälle hakija on edennyt ennen hylkäämistä, sitä yksilöllisempää ja huolellisempaa palautetta hänen tulisi saada.

Hakijan hylkääminen voi tuntua rekrytointien ikävältä osuudelta – käännä se siis rohkeasti sekä hakijan että yrityksen eduksi!

Lataa tarkistuslista ehdokaskokemukseen liittyen