Onboarding – mer än bara introduktion och administration

Att ta emot en ny medarbetare är en viktig och ofta komplex process. Från att avtalet skrivs på, genom den första avgörande dagen och de följande månaderna av integrering, är den nya medarbetarens resa en avgörande faktor för deras framgång i organisationen.

Men även om många företag har en genomtänkt introduktionsprocess, är det över 22 % som saknar en tydlig strategi. De förväxlar introduktion och praktisk installation med onboarding – och går därmed miste om möjligheten att engagera och inspirera sina framtida ambassadörer.

Så låt oss reda ut begreppen. Vad är onboarding egentligen? Och hur skiljer det sig från introduktion och installation? För att förstå det behöver vi först klargöra vad dessa termer innebär var för sig.

Introduktion

Traditionellt sett handlar introduktion om att välkomna den nya medarbetaren till företaget. Det kan inkludera en presentation om företagskulturen, en rundvandring på kontoret, en träff med viktiga kollegor och kanske ett mentorskap för att minska nervositeten under den första dagen. Introduktion är oftast en kort och avgränsad aktivitet som genomförs under nyanställdas första dag.

En introduktion kan innefatta:

• Välkomstmaterial och presentation om företagskulturen
• Rundvandring på kontoret och möte med kollegor
• Mentorskap eller "buddy"-system
• Välkomstfika
• Företagsmerch och välkomstgåvor

Kort sagt: En process för att välkomna nya medarbetare och introducera dem till företagskulturen.

Praktiskt installation 

Installationen handlar främst om administration och att säkerställa att den nya medarbetaren snabbt kommer in i företagets rutiner. Det innebär genomgång av policys, praktiska frågor och annan nödvändig information. Installationen är en kortsiktig aktivitet och brukar oftast vara avklarad inom den första arbetsveckan.

Exempel på aktiviteter under denna fas:

• Genomgång av löne- och utläggshantering
• Tilldelning av dator, telefon och arbetsverktyg
• Översikt av varumärkesriktlinjer
• Registrering av förmåner
• Företagspolicies (arbetsmiljö, säkerhet, sekretess, kontaktpersoner vid nödsituationer)

Kort sagt: En process för att ge nya medarbetare en grundläggande förståelse för företagets riktlinjer och arbetssätt.

Introduktion och praktisk installation går hand i hand och är viktiga delar av en nyanställningsprocess. Men de har ett kortsiktigt perspektiv – och det är här onboarding kommer in i bilden.

Onboarding

Onboarding är ett övergripande begrepp som omfattar hela processen från att en medarbetare skriver på sitt avtal till dess att de är fullt integrerade i sin roll. Det sträcker sig från förberedelser innan första arbetsdagen (preboarding), genom introduktion och installation, och vidare till en längre period av integration – oavsett om det tar tre veckor, tre månader eller ett helt år.

En väl genomtänkt onboardingstrategi kan göra stor skillnad, särskilt med tanke på att 20 % av alla nyanställda lämnar företaget inom de första 45 dagarna.

Målet med onboarding är att skapa en sammanhängande och inspirerande upplevelse som bygger engagemang och trygghet. För att lyckas krävs en helhetssyn baserad på fyra viktiga områden:

•  Administrativ onboarding – Policys, dokumentation och praktiska rutiner
• Funktionell onboarding – Utbildning, målsättning och uppföljning
• Social onboarding – Relationer, nätverkande och mentorskap
• Kulturell onboarding – Förväntningar, företagets syfte och värderingar

Kort sagt: En heltäckande och ömsesidig process som syftar till att dela kunskap, förmedla värderingar, bygga relationer och säkerställa efterlevnad – allt för att omvandla nya medarbetare till trygga, engagerade och självständiga teammedlemmar och ambassadörer

Slutsats

Introduktion och installation är viktiga delar av en nyanställningsprocess, men många företag stannar där. En väl genomförd onboardingprocess kan däremot öka medarbetarnas kvarstannande med över 82 %, förbättra produktiviteten med över 70 % och i slutändan bidra till en kultur där nya medarbetare trivs och utvecklas.

Att investera i en genomtänkt onboarding är en investering i företagets framtid.

Har du koll på vad nyanställda verkligen vill ha? 

HR:s antaganden stämmer inte alltid överens med verkligheten. Ta reda på vad som är myt och vad som är fakta inom onboarding i detta white paper.