Tips til dig, som arbejder med et HR-software

En ting er at tage beslutningen om at investere i HR-software. En anden ting er at udvælge og implementere HR-software. Men, den allerstørste opgave ligger i den kontinuerlige optimering af sine arbejdsgange, datadiscipliner og brug af sin HR-software. Dette skal HR selvfølgelig gøre i samarbejde med lederne og medarbejderne i virksomheden, så man sikrer at det giver mest muligt udbytte på tværs af organisationen. Her får du 3 gode råd til, hvordan du arbejder mere optimalt med dit HR-software.

Ligesom med mange andre ting i livet, så er det altid lettest at engagere folk, der ser en fordel for dem selv. Derfor er det vigtigt at klargøre for ledere og medarbejdere, hvad de får ud af at benytte virksomhedens HR-software.

Her er nogle af de fordele, som vi ser gå igen hos de fleste virksomheder, hvis HR-software benyttes flittigt og korrekt:

For lederne:

1. Kontinuerligt opdateret medarbejderstamdata betyder, at information kan søges frem effektivt
   
   
2. MUS- og feedbackprocesser, som sikrer at alle medarbejdere udfylder og får feedback fra deres leder, giver muligheden for at undgå, at ingen negative tendenser udvikler sig yderligere
   
   
3. GAP-analyser, udfyldt af medarbejder og leder, kan give lederen mulighed for at sætte ind hvor der kræves forbedring, samtidigt med at kunne identificere udviklingspotentiale
   
   
4. gentagne kompetencerapporter, kan man på stillingsniveau opsætte kompetencerapporter og følge udviklingen over tid

For medarbejderne:

1. Ved selv at vedligeholde medarbejderstamdata, kan medarbejderen sikre at løninformation, adresse, nærmeste pårørende mm., altid er opdateret
   
2. Når man udfylder sine MUS-skemaer kontinuerligt, giver man lederen mulighed for bedst muligt at skabe udviklingsplaner for faglige, professionelle og sociale kompetencer
   
3. Ved at benytte sig af de værktøjer HR-software tilbyder ift. MUS, kompetencesyring mm., sikrer man at sin data ikke kompromitteres, men afsendes, modtages og opbevares GDPR-sikret
   
4. Kontinuerlig tilkendegivelse af sine holdninger, erfaringer og tilfredshed inden for diverse områder på arbejdspladsen, giver den bedste mulighed for at kunne påvirke arbejdspladsen

2. Sørg for at dine ledere og medarbejdere benytter din HR-software ens, på tværs af virksomheden.

Efter HR er lykkedes med at få ledere og medarbejdere til at benytte din HR-software, skal der sikres, at det benyttes ens på tværs af virksomheden. Hvis ikke virksomheden har ensartede processer på tværs af afdelingerne, kan HR og topledelsen ikke identificere overordnede tendenser, som gør sig gældende for hele virksomheden. Samtidigt kan HR ikke sikre, at alle medarbejdere kommer igennem MUS-processer, feedbackrunder, kompetenceudvikling og meget andet, som man har valgt at medarbejderne skal tages igennem.

Helt konkret skal du:

• Skrive procedurerne ned

Skriv de ting ned, som du forventer fra de forskellige brugere af din HR-software. Hvad der forventes fra medarbejderne og hvad der forventes fra lederne, bør være udførligt forklaret, så der ikke er noget der kan falde imellem to stole.

• Hjælpe lederne og medarbejderne med at forstå ”hvorfor”

Hvis du blot beder medarbejdere om at benytte din HR-software, uden en forklaring til hvorfor virksomheden ønsker det, så bliver engagementet nok ikke særligt højt. Men, hvis du derimod holder fast i fordelene nævnt tidligere, og gør disse tydelige for brugeren, så de er med på vognen, så vil det være nemmere at få brugeren til at gøre som du ønsker.

• Gøre procedurerne lettilgængelige

Dine procedurer for brugen af systemet bør, ligesom alt andet vigtig information, ikke bare udsendes i en e-mail når man starter i virksomheden. Det bør udsendes kontinuerligt og rettidigt, som f.eks. en uge inden de halvårlige MUS-samtaler, så det stadig er friskt i erindringen for brugerne. Ligeledes kan du gøre procedurerne til en del af din medarbejderhåndbog, så de altid er tilgængelige.

3. Evaluér brugen af din HR-software

• Opsæt målsætninger for succes
  HR bør opsætte klare målsætninger for brugen af din HR-software. Målsætninger for brugen kan f.eks. være faste procentsatser for udfyldte MUS-skemaer, afholdte MUS-samtaler, udfyldte kompetencerapporter og GAP-analyser, udfyldt medarbejderinformation, log ind frekvenser og meget mere. Ved at have klare målsætninger, har du et grundlag for at vurdere hvorvidt din HR-software faktisk benyttes i organisationen. For at opnå klarest muligt resultater, bør du samtidigt overveje at lave målsætninger for hele virksomheden, samt for de enkelte afdelinger.

• Vurdér overholdelsen af målsætningerne løbende
  Efter du har opsat dine målsætninger, bør du selvfølgelig opsætte processer for HR-professionelle som er ansvarlig for HR-softwaren, så det er klargjort præcis hvordan og hvor ofte brugen af softwaren skal vurderes. Det kan være, at man siger at brugen af softwaren skal måles månedligt, det kan ligeledes være at man siger, at det skal måles 2 uger efter afholdte MUS på tværs af virksomheden. Find den løsning der er nemmest for jer, og vær konsekvent - data fungerer kun hvis det bliver brugt og hvis du har noget at sammenligne med – hvorfor skal du være konsekvent.

Vil du gerne vide mere? Så hent vores gratis guide Sådan vælger du det rette HR-software til din virksomhed