I jakten på enda mer effektive arbeidsdager, færre ansatte og høyere bunnlinje, er det en del arbeidsoppgaver som enten slurves med eller kuttes helt. I rekrutteringsprosessen er bakgrunnssjekk en oppgave som mange hopper over. -Ikke gjør det. Noen få minutters arbeid kan stoppe deg i å ansette en kandidat som aldri skulle vært ansatt.
At bakgrunnssjekk er lønnsomt trenger vi ikke diskutere. Men hvordan du gjør det og hvor mye du skal gjøre selv er verdt å bruke litt tid på.
Ta en gjennomgang av rekrutteringsprosessene dere har hatt siste 12 måneder og vurder om det dere har lagt inn av bakgrunnssjekk er på et fornuftig nivå. Jeg tror mange vil finne ut at de kan gjøre en bedre jobb på dette området. I gjennomgangen vil det kanskje komme spørsmål om hvor mye dere skal gjøre selv og om dere skal kjøpe noen tjenester på noen stillinger.
Her kommer noen råd:
Du må ha samtykke*
Samtykket er jobbsøkerens aksept av at de aktuelle undersøkelsene utføres. Regler finnes i personopplysningsloven § 2 nr. 7. Husk at det er frivillig å gi et slikt samtykke. Velger kandidaten å avslå, kan ikke bakgrunnssjekken iverksettes som skissert i denne veilederen. Samtykket må være skriftlig og er ofte en forutsetning for å få opplysninger fra kilder som universiteter, skoler og tidligere arbeidsgivere, og især fra offentlige aktører og offisielle registre. Samtykkeskjemaet bør som et minimum inneholde opplysninger om:
- hvem som utfører bakgrunnssjekken
- hva hensikten er, og hva resultatene skal brukes til
- hvilken informasjon som vil bli verifisert
- hvilke kilder som vil bli kontaktet
- personvernlovgivningen og kandidatens rettigheter
- hvor og hvordan opplysningene skal lagres
Gjør det kjent allerede i stillingsutlysningen at det vil kunne bli foretatt en bakgrunnssjekk tilpasset stillingens karakter. Bakgrunnssjekken bør gjennomføres før kandidaten kalles inn til intervju.
*Kilde: Sikkerhet ved ansettelsesforhold - før, under og ved avvikling - Utgitt av Politiets sikkerhetstjeneste, Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Politiet og Næringslivets Sikkerhetsråd.
Faktisk gjennomført utdanning
Skal du vurdere kandidaten på dette? I mange tilfeller, ja. Og da bør det være en selvfølge å få verifisert at kandidatens vitnemål og dokumenter før kandidaten får tilbud om jobb. Du kan kontakte utdannelsesinstitusjoner og lignende for å få bekreftet at dokumentene er ekte. For å få dette kreves samtykkeerklæring med signatur fra kandidaten. I Norge er Vitnemålsportalen gratis å benytte, som gjør det enkelt å få vitnemål verifisert.
Husk også at det er mange tilfeller det vil være lite naturlig å legge vekt på dette. For eksempel i stillinger der utdannelse ikke er relevant for å utføre arbeidsoppgavene.
Økonomi
De fleste stillinger har ikke noe behov for sjekk rundt økonomi. Ifølge datatilsynet er det tre kriterier som alle må være oppfylt før arbeidsgiveren kan be om kredittsjekk:
- Den aktuelle stillingen skal ha en høyere funksjon.
- Stillingen skal innbefatte et stort økonomisk ansvar.
- Kredittsjekk skal bare foretas på de søkerne som er aktuelle i sluttfasen av ansettelsesprosessen.
Helse
Det er lov til å spørre arbeidstaker om sykefravær i søkerens tidligere jobb og om søkerens helse og fysikk, DERSOM det er relevant for arbeidets utførelse. For eksempel hvis vedkommende skal utføre tungt fysisk arbeid, eller jobbe innebærer nattarbeid, kan det være riktig å stille spørsmål om helse.
Spørsmål innen helse er et potensielt minefelt. Så vær varsom og bruk tid på å sette deg inn i om du handler innenfor regelverket.
Andre relevante punkter som kan inkluderes i en bakgrunnssjekk er:
- Identitetssjekk
- Adressesjekk
- Kunngjøringer
- Sjekk av næringsinteresser
- Søk i åpne kilder
- Sikkerhetsrelatert referansesjekk
- Verifisering av arbeidsforhold i CV
- Kontroll av arbeidstillatelse
- Sikkerhetsintervju med kandidaten
Ta kontakt med en leverandør av slike tjenester om du trenger råd eller sparring rundt bakgrunnssjekk, for eksempel Semac.
